袁爽

摘 要：随着信息化时代的到来，实现档案管理信息化是时代发展必然趨势，也是档案管理创新的重要体现。本文以技工院校的档案管理为研究对象，在阐述技工院校推进档案管理信息化意义的基础上，对技工院校推进档案管理信息化建设的具体路径进行分析，然后就技工院校档案管理普遍存在的问题，提出几点创新化管理建议，目的促进技工院校档案管理水平提升，并为相关单位提供参考。

关键词：技工院校;档案管理;信息化;管理创新

在当前政治经济大环境下，技工院校作为技能型人才培养的重要阵地，其发展受到国家高度重视。档案在技工院校人才培养工作中有着重要作用，在信息化背景下，技工院校推动实施档案管理信息化是顺应时代发展的必然要求。现如今技工院校保存了大量档案信息，且随着信息化时代的到来，档案信息复杂程度更高，若技工院校仍只用传统纸质档案保管模式，不仅影响档案资料的长期保存，也不利于档案资料的查阅和使用，使档案利用率低。可见，技工院校实施档案管理信息化势在必行，是档案管理创新的体现，在信息化技术作用下，可促使技工院校档案管理效率与质量大幅提升，也为档案资料的查阅、使用提供便利。

一、技工院校推进档案管理信息化建设的意义

档案管理信息化，主要是依托计算机软件技术实现对档案资料收集、分类、整理、加工利用的一种管理模式。对技工院校而言，实施档案管理信息化，可有效提升档案管理效率，同时也对档案信息的保管、档案价值的发挥及提升人才利用效率均有促进作用。

1.有助于提升档案管理效率

在技工院校传统档案管理模式中，主要是针对纸质材料，且在实际工作中，档案材料的收集、归档、管理等均需要依靠人工完成，不仅管理过程较复杂，而且需要耗费大量人力、物力、财力。

另外，在档案管理过程中，容易受到外部环境及人为因素影响，致使档案管理出现遗漏、档案信息失真等问题出现，加之现有档案管理人员专业水平参差不齐，在实际管理中不能有效利用先进的管理技术和手段，使得档案管理效率较低。技工院校通过开展档案信息化管理，可有效解决上述问题，计算机软件管理逐渐替代人工管理，既能有效降低管理成本，还能大幅提高档案管理效率。

2.有助于档案信息有效保存

在传统纸质档案管理模式中，由于在每次档案翻阅过程中都会在一定程度上对纸质档案造成损害，导致档案寿命缩短，不利于档案的永久保存。而且，现如今技工院校人才流动问题也较突出，使得档案迁移增多，期间时常出现档案遗失现象。而在技工院校推进档案管理信息化建设后，通过信息化手段实现纸质档案资料的电子化处理，既便于档案信息长期存储，也有利于档案信息快速传递。

3.有助于充分发挥档案的价值

技工院校实现档案管理信息化，可让档案价值得到充分发挥。通过信息化管理，只需要进行一次信息录入，便可实现信息的反复利用，同时在查阅、检索档案信息时更加方便，档案使用者可根据实际所需进行检索，也能基于网络大数据基础上，对档案数据进行分析、查询、比较和调取，如此一来，可充分发挥出档案的价值作用。

4.有助于提升人才利用效率

因技工院校是培养技能型人才的重要阵地，所以决定了其人才利用的重要性。推进档案管理信息化，不仅能应用在学校教职工人事档案管理中，还能应用在学生人事档案管理中。其中，对于学生人事档案管理，可通过大数据信息化模式实现差异化管理，在实际工作中，可根据就业需求进行人才检索与匹配，让个人简历与岗位更加适配，也能根据人才培养情况不断调整优化培训计划和激励机制，更好地发挥人才潜力。

二、技工院校推进档案管理信息化建设的具体路径

在技工院校，其档案内容主要包括招生、教学、管理、科研方面的文献资料，对于技工院校而言，这些文献资料不仅是其成长与发展的真实记录，也是学校各项工作开展的重要基础。为此，就需要技工院校及时革新管理思想，改变传统落后的档案管理模式和手段，重视先进技术作用的发挥，实现档案信息化管理，促进档案管理效率与质量提升。具体需要从以下几个方面着手：

1.加快纸质档案向电子档案转变，并实现同步归档

在信息化时代背景下，档案管理的重要性不言而喻，对于技工院校而言，除了要做好原始资料的保管与分类管理工作以外，还需要加强档案资料的利用，也要注重档案信息服务效率的提升，借助科学先进的管理方式，为档案使用者提供更加便利的服务，这也有助于档案利用率提升及档案价值发挥最大化。基于此，技工院校在实现档案信息化管理过程中，应加快纸质档案的电子化、数字化处理，档案管理人员应利用扫描仪、照相机、计算机、Photoshop等软件技术，让原始档案信息以电子档案形式进行存储、编辑，这既能延长档案存储时间，又能大幅提升档案管理效率。但需要明确的是，在推进档案管理信息化建设过程中，也仍然需要重视纸质档案与电子档案的同步归档，这是出于电子档案管理模式下保障档案信息安全的考虑，这样即便电子文件出现损坏，也能有原版纸质文件对照，而且相比较电子档案，原版纸质档案在法律效应上更具有效率。因此，技工院校在推进档案管理信息化时，仍不能忽视纸质文件管理，应保证纸质档案与电子档案同步归档、立卷，让电子档案与纸质档案能够相互对应。

2.完善档案管理制度，实现规范化管理

任何一项工作开展，都离不开相应制度的支持，完善规范档案管理制度，不仅能有效推动技工院校档案管理信息化建设工作的开展，也能保障档案信息合理使用。首先，技工院校应充分认识档案管理信息化建设的必要性和意义，在此基础上加大投入力度，借助先进设备和技术对纸质档案资料进行数字化处理，为档案信息存储、管理与使用创造有利条件。其次，以规范标准推进档案管理信息化建设，从档案管理人员抓起，落实完善有效管理责任机制与监督机制，发挥制度作用，有效约束档案管理人员的工作行为，使其能认真负责地开展档案整理、数据更新等工作，确保在档案信息化管理中重要信息不被泄漏，同时又能提升档案信息的利用率。最后，及时更新现有设备设施，针对档案信息的收集、整理、保管、统计等工作，发挥专业软件系统优势，建立形成标准化档案管理流程，通过标准化流程，切实提升档案管理的效率与质量，也为档案信息能最大限度被应用打下良好基础。

3.提升档案管理人员专业水准

在信息时代背景下，档案信息呈现出复雜性、多元化等特征，档案管理难度加大，对档案管理人员也有更高要求。技工院校在推进档案管理信息化建设过程中，也不可忽视档案管理队伍建设，应结合档案信息化管理的具体要求和特点，加强档案管理人员的信息化能力培训，培训内容包括刻录技术、数据库技术等网络技术应用，让档案管理人员能熟练运用这些技术来开展档案管理工作，提升档案管理质量。同时，档案管理人员要全面了解数据资料，能在短时间内准确找到所需档案信息，提升档案服务质量水平。再者，在信息化背景下，档案管理人员也要不断提升自身的知识储备，应重视管理学、统计学、目录学等学科专业的学习，不断提升自身专业水平，从而有效开展档案信息化管理工作。最后，在对档案管理人员教育培训中，也要重视强化其工作责任心，要求其在具体工作中，能够及时有效处理各种问题，并及时总结工作经验，不断提升自身信息化管理能力。

4.做好档案信息的安全防护

在信息化管理作用下，技工院校档案管理效率与质量大幅提升，但随之也面临档案信息安全问题，尤其是在开放网络环境下，档案信息极其容易受到外部攻击和侵袭，如黑客攻击、网络病毒侵蚀等，使得档案信息被泄露，也势必会给技工院校带来巨大经济损失。对此，技工院校应同步推进档案管理信息化建设与档案信息安全建设，提升档案管理效率的同时，实现对档案信息安全的有效防护。首先，从档案管理人员抓起，应加强对档案管理人员的职业道德培育和法治宣传，增强其档案信息化管理意识，并在实际工作中，能够严格落实国家相关规定，注重档案信息保密工作的开展，尤其是要自觉维护一些重要性机密文件资料的安全，避免出现档案信息被盗用、篡改的风险。

与此同时，档案管理人员也要不断强化自身的档案信息安全意识，在日常档案管理中，应严格执行档案学信息化管理的规章制度，注重个人隐私信息的保护，构建完善的安全网络系统，保障档案信息安全，以促进档案信息价值的有效发挥。其次，建立健全档案信息安全制度，为提升档案信息的安全性提供制度保障，需要及时更新档案管理系统，包括内部病毒防御机制、用户准入机制等。

同时，对档案管理系统执行权限访问机制，未经授权的用户，不可访问档案管理系统，由此保证档案内容的完整性和真实性。另外，积极引进数据加密等技术，确保数据传输的安全性。尤其是重要程度高、需长时间保存档案资料，应实现专人专管，避免出现越权办事现象。最后，加大安全设备投入力度，单独设置电子档案处理的设备，同时所接入的网络也应是独立的校园内部网，保证网络安全性。对于电子档案准入，可通过统一用户口令进行约束，但需要定期进行更换，降低信息泄露风险，即便有人事变动，也不会出现信息泄露。

三、技工院校档案管理信息化建设中主要存在的问题

档案信息化管理，可促进技工院校档案管理效率与质量提升，同时也要注意技工院校实现内涵式发展。但目前技工院校在推进档案管理信息化建设过程中，仍然存在诸多问题，主要为以下几个层面：

1.档案信息化管理思维薄弱

目前技工院校的档案管理工作主要有学校人事科负责，在实际工作中，除了管理单位的人事档案，还需要管理学校基建档案、学生学籍档案等。但目前大多数技工院校的档案管理仍然停留在手工操作阶段，且人员分配不足，大多负责档案管理的人员为兼职人员，专业水平不高，在工作中通常按部就班，对档案信息化管理认识不足，缺乏对档案信息管理重要意义的认识，加之管理制度不够完善，以至于档案信息化管理水平不高。

2.信息化建设进程缓慢，软硬件投入不足

目前技工院校档案管理信息化建设进程缓慢，甚至有的还未开始进行，其中很大部分原因是经济条件不允许，在经费有限的情况下，档案管理信息化所需的软硬件不足，加之一些技工院校对档案管理人员要求不高，以至于许多原始档案资料未能及时扫描录入和归档，不利于后续的档案有效利用。

3.档案管理不够规范，信息缺失

由于许多技工院校并未形成完善的档案管理规范和标准，导致档案收集归档时存在诸多问题，难以保证档案及时全面地收集归档。即便有相应的规范标准，也存在制度执行不到位的情况，难以发挥制度的作用，管理效率低下，档案信息资源得不到充分利用。

4.管理人员专业水准与信息化建设需求不匹配

现阶段技工院校档案管理人员的专业水准与信息化建设需求并不匹配，主要因为技工院校对档案管理人员教育培训力度不够，尚未形成完善系统的培训计划，且培训内容针对性不强，难以有效提升档案管理人员专业水平，也难以实现信息化管理。

四、技工院校档案创新化管理的措施

1.提高档案信息化管理思维

在信息时代背景下，技工院校档案管理创新，须顺应时代发展趋势，实现档案管理信息化。因此技工院校必须树立信息化管理思维，积极推进档案管理信息化建设，这期间要对档案管理信息建设的具体要求予以明确，在此基础上，从加大软硬件投入、完善信息化管理制度、加强专业队伍建设等方面着手，为档案信息化管理水平提升奠定良好基础。

2.加快信息化建设进程

技工院校要顺应新时代发展要求，加快档案管理信息化建设进程，一方面，要积极争取筹措资金，加大软硬件建设投入，在硬件设备方面，购置先进的档案管理服务器，配置高性能计算机设备、扫描仪、光盘，建设防火防潮规范的库房等;在软件方面，搭建档案管理信息化平台，积极引入维护信息安全的杀毒、防火墙、安全漏洞及保密等软件技术。同时，提高档案管理人员的职业技能，要求其在日常工作中充分利用信息化软件技术做好原始档案数据的收集、整理、归档工作。

3.建立健全档案管理制度

首先，结合档案管理信息化建设具体要求，建立完善的管理制度与系统框架，引入适合的档案管理平台或软件，建立健全档案信息化管理的数据采集标准与规范运行制度。其次，建立完善的检查审核制度，同步开展纸质档案与电子档案归档工作，确保二者完全吻合。也要加大制度执行力度，定期对归档文件的完整性和档案管理流程的完备性进行检查。最后，建立完善的档案数据传输与使用规范化制度，明确档案查阅、使用权限，避免出现档案信息被泄漏、篡改，有效保证档案信息的完整性和真实性。

4.加强专业档案管理队伍的建设

在档案管理中，档案管理人员是主体，实现档案管理信息化，也势必需要促进档案管理人员的转型升级，顺应时代发展要求，不断提升自身的专业技能与知识储备。这就需要技工院校重视对现有档案管理人员的教育培训，制订完善、系统的培训计划，在培训内容方面，应加强计算机知识、网络技术应用等，同时针对培训合格人员予以相应资质证，通过实施持证上岗的方式，提升档案管理专业水平。与此同时，重视专业档案管理人员的引进，让专业本领过硬的人员负责档案管理工作。

五、结语

总之，在信息化时代，技工院校推进档案管理信息化建设势在必行，具体应从实现档案数字化转变、完善信息化管理制度、做好档案信息防护、提升档案管理人员信息化能力等方面着手，充分发挥信息化管理优势，促进档案管理效率与质量提升，进而充分发挥出档案在技工院校人才培养与发展中的作用。

参考文献：

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[2]尹呈荣.大数据时代技工院校学生档案管理探究[J].黑龙江档案，2021

[3]王晓静.信息视角下技工院校教育教学档案管理[J].山东档案，2020

[4]李星云.刍议技工院校人事档案管理信息化建设[J].现代信息科技，2020

（作者单位：山东交通技师学院）