山西平舒煤业有限公司 申海燕

一、档案管理基本概念

档案管理也就是档案工作，其基本的概念就是对公司、单位、工厂等各组织中的各种档案进行管理的工作，其具体的工作内容包含很多，包括对档案的收集、档案的整理、档案的归类、档案的保存、档案的调用等，而档案管理工作由于其面向的对象是档案，服务的对象是档案使用者，所以其工作的进行很多情况下是复杂且工作量巨大的，很多时候档案管理者需要在大量的档案中快速寻找数份文档，并且在事后要做好归档工作，因此档案管理工作如果没有良好的管理技巧和管理手段将难以实现有效的管理。

而作为一项具备长久应用且广泛存在的工作，也在其实际的工作中发展出了相应的工作原则，其中主要原则涵盖保持档案联系、确保档案区分、纸质电子统一三大原则，其中保持档案联系，就是档案的归纳和收集，需要保持各个档案在来源、时间、内容等方面的联系性，确保连续性的归档，便于日后应用。档案区分，则是要求根据档案的不同价值进行不同的区分，进而进行不同层级的管理和收纳。纸质电子统一，则是在存在纸质文档和电子文档两种类型文档的情况下，二者的内容需要做到一致，且以同一层级的要求进行管理，并且要以实际情况为标准，决定这两种文档的主次，总而言之，要做好这两类文档的协调管理。

二、档案管理的重要性

档案管理作为广泛存在于各个单位、企业、部门的工作，其存在和实施自然具备重要的价值，具体来说档案管理工作的重要性主要涵盖如下。

首先，利于信息存储。档案管理首先对于信息的存储有直接的影响和帮助，因为档案实际上的作用在于对信息的存储和处理，包括一些重要的客户数据、流水信息、单位数据等都有赖于档案的管理和保存，因此对档案进行合理的管理就是对各种信息进行有效的管理和保护，信息时代，信息往往就代表着财富，各种信息数据交织在一起所构成的信息网络和体系，能够帮助企业在其中探寻市场和发掘潜力，以此促进自身更好地赢利，因此在当下做好档案管理工作，非常有利于对信息的存储，也能实现对财富的创造。

其次，利于信息安全。档案管理的进行，对于信息安全也有很大的帮助作用和，因为档案管理工作在收集各项档案和管理保存各方面信息数据的过程中，也肩负着保护信息和数据安全的职责，包括避免档案丢失、避免档案数据泄露等，这一档案管理的信息安全价值和重要性，在当下具备更为凸显的价值意义，因为在当下的信息时代，很多单位、企业、公司的档案管理工作，都由原来的传统管理模式，转变为电子化、信息化、网络化的管理模式，这样的新型管理模式，在提升了管理效率发展和管理效果的同时，也产生了一些管理上的信息安全问题，包括容易从网络入侵获取信息、档案信息容易因为短路断电等导致丢失等。总的来说，做好档案管理工作对于信息的安全具备重要的提升作用。

最后，利于制度发展。档案管理工作的进行，除了表面上的信心安全保障和信息存储保障外，其内在的重要性和价值，还体现在其对制度的影响和发展上，因为档案管理工作本身就是充满制度约束和制度规范的工作，其工作内容包括存储制度、调用制度、记录制度、修改制度等多方面的制度内容，可以说档案管理工作本身就是以制度化为主的工作，因此良好地推进档案管理工作落实和优化，就代表企业和单位有能力和信心进行制度化的建设和落实，以档案管理制度为基础，可以全面推进公司单位制度的发展。

三、档案管理的优化对策

结合上文来看，档案管理的进行本身具备重要的价值和意义，其重要性在当下的很多公司和单位中不可替代，因此需要继续加强档案管理的质量，促进档案管理的进步，由此本文提出如下的对策，用于档案管理的优化提升。

（一）健全人才队伍

为促使档案管理工作在当下的企业和单位中更好地落实，相关的单位和部门首先要注意做好对人才队伍的健全，对于人才队伍的健全主要的目的在于促进企业和单位具备更好的人才队伍和更多的优秀人才，能够满足档案管理工作的要求，而对于人才队伍的健全，一方面需要单位企业做好对当下企业单位人才的培训，培训其基本的管理技术和设备控制方法，并且要继续提升工作人员的工作素养和道德品质，确保相关人员在工作的过程中，能够做到遵守规定且兢兢业业地工作。另一方面，对于人才队伍的健全和完善，还需要做好对人才的补充和招聘，人才的补充和招聘就是更多增加档案管理岗位，并吸纳更多优秀档案管理人才进入岗位工作，而为了实现对人才的招聘，相关的单位需要在提高招聘门槛的同时，进一步提升岗位待遇，以高薪酬和高福利吸引更多的优秀档案管理人才进入企业单位工作。

（二）制定严格制度

档案管理的落实和优化发展，还需要相关的企业单位做好对制度的制定，制度的制定十分重要，正所谓没有规矩不成方圆，对于档案管理的有效进行也需要有效的管理制度，本文认为制度的制定主要需要从以下几方面做起：首先，建立严格的人事管理制度，人事管理制度就是针对档案管理人员的管理制度，这一制度主要的管理内容涵盖日常签到、工作考核、奖惩制度等，具体来说，就是通过工作人员的日常签到和日常工作情况，进行实际的工作内容考核，进而根据考核情况根据奖惩制度进行奖励惩罚，以此起到管理的效果。其次，建立档案管理制度，档案管理制度就是对涉及档案各项工作的管理制度，包括档案的收纳流程、档案的分类标准、档案的检查时间、档案的调用要求、档案的归还期限等，通过建立严格且有效的管理制度，实现档案从归纳到调用再到归还的全过程管理体系，实现档案应用的井然有序。

（三）应用信息技术

档案管理在企业和单位的应用，还需要注意做好对信息技术的应用，信息技术的应用具备重要的价值和意义，因为当下信息技术发展迅速，应用信息技术和计算机技术可以将占地庞大且分类复杂的实体文件信息，通过一块硬盘甚至通过云存储的方式存储，不但不占场地且成本更低，还能够在调用查询的过程中，通过检索的方式快速查询应用，因此对信息技术的应用就十分必要，但是对于信息技术的应用也并不意味着要完全抛弃传统档案存储的纸媒形式，因为纸媒也具备较强的应用优势和必要性，特别是对于企业公司和政府单位来说，纸媒的权威性和公信力以及法律权威是信息媒介的文件难以比拟的，所以，信息技术应当作为档案管理的补充，而非替代者，也就是说应用信息技术一方面是将各种档案及信息数据多一个保存形式，更好地提升档案信息和数据内容的安全，另一方面也是为了补充传统档案管理在文件检索和档案调用上的不足，起到快速应用的辅助效果。

（四）落实安全措施

档案管理工作的优化发展，也离不开对安全措施的落实，安全措施的落实极为重要，特别是在应用了信息技术和网络技术的档案管理工作中，更应当做好对安全措施的落实，因为相对于传统的档案管理模式来说，应用了信息技术和网络技术的档案管理工作，更容易因为网络的互联性而受到外部的攻击和信息的窃取，极易造成数据文档的损坏和丢失，因此需要进一步的加强落实安全措施，其中对于档案管理中安全措施的落实，一方面需要构建档案数据安全体系。在大数据背景下，档案信息管理工作中，依然还会受传统安全因素的影响，因此，在大数据时代下，档案信息安全因素还要重视起来。通过构建档案数据安全体系，加强档案信息管理的安全性。在构建档案数据安全体系过程中，要为电子档案建立良好额运行和物理环境，建立一个档案信息安全网，通过数字档案信息资源安全管理体系及安全技术和安全维护体系等，保障档案数据信息既有一定的独立性同时也具有一定的紧密联系性，从而从根本上提高档案数据的安全性。另一方面，需要提高档案信息的标准化与结构化。因为在当前大数据背景下，加强数据的结构化，不再是一项基础工作，它能够有效提高档案信息数据的安全性，提高档案信息管理的质量。当前情势下，信息数据越来越复杂，因此，档案管理信息安全问题需要引起重视和关注。在实际工作开展时，档案数据结构化作为基础工作，在档案信息数据进行分类和使用的过程中，结构化具有一定的促进作用，档案信息数据管理及加密也会更加方便，一旦发现非法数据侵入时，其可以及时辨别出来，在对其进行结构处理后，提高档案数据的标准性，进而保障档案数据处理过程更加安全。

（五）强化编研工作

编研也是档案管理的重要工作之一，对于档案管理工作的优化落实还需要注意做好对编研工作的强化，对于该工作的强化，一方面是做好档案编研工作理论的发展,对编研工作的认识要进一步提高，因为档案事业作为信息事业的组成部分，其发展至今已进入档案信息管理和档案信息服务的新阶段，因此在档案工作的实践中，必须将注意力转移到大力开发档案信息资源，为社会利用服务上来。另一方面是要注意档案编研工作的思路要开拓,编研工作的力度要加大，具体来说就是通过，从单一走向多元、扩展编研对象、打破单一利用文书档案的状况等，以此实现编研工作的开展和落实。

四、结语

综上所述，档案管理工作作为设计民间企业、实体工厂、政府单位、学校医院等各个社会群体和单位在内的多项工作，其本身的存在和进行具备重要的价值和意义，是保障信息有效存储和调用，并提升相关单位组织制度化的重要工作内容，而本文为了促进档案管理工作的进一步发展和落实，促进档案管理在应用的过程中具备更为优秀的应用价值并起到更好的管理效果，本文就研究并分析提出了落实安全措施、应用信息技术、制定严格制度、健全人才队伍等多项优化对策，希望本文提出的对策方法能够对实际的档案管理工作起到一定的帮助作用。