陈幼丽

（泉州轻工职业学院 福建泉州 362200）

高职院校教学管理的质量与教学秘书的能力水平跟综合素养密切相关，而教学管理质量又在很大程度上决定着高职院校人才培养的质量。因此，教学秘书队伍建设跟学校的教学成果高度相关，研究怎样完善高职院校教学秘书队伍体系，最大限度地发挥教学秘书具有的功能与价值，确保高职院校教学管理各项工作能够高效开展，有序进行是很有必要且意义重大的。总之，高职院校应该综合采取各种措施组建一支高素质、高能力的教学秘书工作队伍。教学秘书是高职教育的管理者和服务者，教学秘书工作是院系领导、教师以及学生联系沟通的重要桥梁，因此教学秘书在整个高职教育体系中占据着重要的位置，发挥着关键性的作用。本文以教学秘书工作的内容及性质阐述作为切入点，论述教学秘书工作在高职教育教学管理中的特点，从而分析教学秘书工作在高职教育体系中所发挥的作用。

一、教学秘书工作的内容和性质

（一）内容

教学秘书是从事教学管理工作的专职人员，其负责将学校领导的计划、指令、教学安排传达给老师和学生，也负责将老师、学生的意见、诉求反馈给学校领导。在教学管理工作中，教学秘书起着上传下达，连接各级，联系左右的作用。教学秘书的存在，能够为学生、教师以及教育工作者提供更优质的服务，强化三者之间的联系，确保信息工作、资源配置工作的高效性、实时性、合理性，能够帮助高职学院教育领导更好地掌握教学状况，从而为学校教学质量监控体系的更新优化提供决策依据。具体来说，教学秘书的工作内容可以概括为以下几方面：①向学生以及基层教师传达上级的教学管理安排，例如向高职教师传递一些教学改革政策等；②协助各部门领导，帮助他们搜集一些信息和资料，为学校人才培养计划的完善提供参考与帮助；③以贯彻落实高校人才培养计划为基础，规划学校各专业的课堂体系与教学安排；④制定出各专业每一学期的教学目标；⑤记录、分析、整理各学科教学用到的教材，科学安排教学工作；⑥负责安排、计划各专业的期末考试；⑦负责安排学生的补考、留级、重修等工作；⑧监管、反馈学校的工作情况，找出其存在的问题，提出相应的建议；⑨负责协调、处理校园出现的一些公关危机事件。由上可知，教学秘书要负责的工作内容比较复杂，需要一定的管理能力跟专业基础。

（二）特点

高职教学秘书的工作特点体现在三个方面，即辅助性、从属性跟服务性。辅助性是指为了实现高职院校培养应用型人才的教学目标，就需要确保高职院校的教学资源做到最优配置，要将各教学要素有机整合起来，对其进行统筹规划。教学秘书就起着将这些教学要素串联在一起，起着穿针引线的辅助作用；从属性是指教学秘书的工作是围绕教学来开展的，其属于教学工作的附属部分，教学秘书所做的一切都是为了提高教学效率与教学质量；服务性是指教学秘书既要为教学工作的有序开展提供各种保障服务，也要为学校领导以及基层教师和学生提供服务。

二、教学秘书在高职教育教学管理中的作用

（一）促进教学常态化发展

当今社会对于人才的质量要求越来越高，社会各企业、各岗位都倾向于聘请实操能力出色，专业技术扎实的应用型人才。社会岗位需求以及对人才质量要求的变化逼迫高职院校必须经常创新人才培养模式。然而，人才培养模式的创新是一个系统、浩大的工程，其涉及的范围很广，牵涉的内容很多，既有系统的工作板块，也有零碎的琐事杂事，这就需要教学秘书来有机整合、科学协调这些工作，实现教学创新的常态化。教师的主要工作是教学、学校领导的主要工作是从整体层面来安排教学计划，但其中还有很多信息传达、数据采集、教学反馈、档案管理之类的工作还需要完成，高效地完成这些工作便是教学秘书的职责跟义务，是其价值所在。教学秘书会定期、认真地完成了这些辅助工作，这有利于高职院校的教学工作实现常态化、持续化，确保学校人才培养模式的系统性、合理性、实时性，从而为社会更好地输送高质量的应用型人才。

（二）提高教学质量

在教学管理工作中，教学秘书要全程、动态地监控高职院校的教学质量，分析查看教学工作中存在的问题，问题出现的原因，并将其做好记录，实时反馈给上级领导，从而迅速修正、调整教学方案。作为教学管理人员，教学秘书要深入教师群体跟学生群体中，收集教师和学生对教学过程、教学计划的看法跟意见，找出目前教学体系中存在的缺陷跟漏洞，积极寻找解决的方法，并向上级领导反馈建设性建议，确保教学体系能够不断改进，变得更加科学系统，更具育人价值，更能发挥实效。因此，教学秘书的存在有助于高职院校教学质量的提高，其能够为学生群体、教师群体提供更优质的服务，帮助师生解决一些实际问题，提高师生的满意度，满足师生的一些诉求，这有助于和谐氛围的营造，有助于调动师生的学习积极性。教学秘书同样能够节约领导的时间，减轻他们的工作压力，找出教学管理体系存在的问题，促使其朝着良好的方向不断发展，使其更好地为教学工作的开展保驾护航，进而提高教学质量。

（三）协调上下级

如果将学校各部门比作不同的国家，教学秘书就是外交大臣，其需要负责各部门工作的协调跟对接，及时将各种教学安排、教学信息传递给各部门的领导，传达学校的计划跟命令，让各部门能够快速落实相应的工作。教学秘书还需要检查教师的绩效考核结果、工作教学质量。所以，教学秘书如图桥梁一般，起着协调上下级的作用。教学秘书的存在，让高职院校教学管理工作中的信息传递板块、资源共享板块、部门协作板块变得更加高效、畅通，能够大大减少教学管理由于信息不畅、机制不顺造成的效率低、耗能多的问题。

（四）规范教学档案管理

每一所高职院校都会存在教学档案，教学档案记录着学校在某一阶段实施的教学计划、教学方案、教学过程与教学改进建议等内容。教学秘书则负责梳理归纳、记录统计这些教学内容。教学秘书会将教学档案进行分类归类，方便日后对其进行调阅，为后续教学策略的制定提供参考，最大限度地发挥教学档案的信息决策价值。由此可知，由教学秘书来负责教学档案管理工作，能够确保该工作有条不紊地进行，确保该工作的价值能够最大限度地发挥。同时，合理地规范教学档案管理，能够有效促进教学工作的开展。教学档案管理随着时代的变化也在不断进步。因此，对于此项工作的管理需要聘用专职的人才。总之，教学秘书在学校档案管理之中起着重要的作用。

三、高职教学秘书队伍建设问题分析

（一）领导对其重视程度不够

经过前文的分析可以知道，在高职院校中，教学秘书这一岗位是不可或缺的，其大大提升了学校各项工作的开展质量，提高了学校各机制的运转速度跟响应速度。然而，国内很多高职院校虽然设置了教学秘书岗位，但是对岗位重要性的认识程度却有所不足。他们片面地认为教学秘书日常负责的工作都是一些琐事、杂事，不需要太高的技术含量，也不需花费钱财去培养专业的人才。学校没有制定出健全的培训机制跟激励机制来提升教学秘书的能力水平，也没有给予教学秘书丰厚的待遇跟相应的尊重，这导致教学秘书在日常工作中缺乏积极性，其工作效率自然大打折扣。

（二）教学秘书素质参差不齐

分析我国各高职院校的教学秘书人员结构、基础信息跟学历水平可以知道，很多高职院校对于教学秘书岗位的安排是较为随意的。大部分教学秘书都是年纪较大的老员工，少部分是刚刚毕业的大学生，但这些教学秘书只有少部分是秘书专业毕业的，其专业基础较为一般，管理能力也不够出色。此外，教学秘书的流动性很大，离职率、转岗率都比较高，整个队伍由于人员来源较为复杂而且体系结构不够稳定，致使教学秘书工作难以有效开展。

（三）管理水平较低

分析全文能够知道，教学秘书要负责的工作是比较复杂的，其工作量也是比较大的。他们既要负责一些教学工作，又要负责一些行政事务工作，还要负责一些文件档案的管理，这就要求教学秘书具有出色的管理能力，能够在这些工作中，在不同的角色中来回切换，灵活自如。他们既要具备丰富的沟通技巧，又要具有出色的信息素养，了解各种现代教学管理软件、教学监控系统的使用，还要具有一定的抗压能力跟执行力。然而，由于教学秘书缺乏培训机会，聘请的岗位人员也缺乏专业基础，或者年龄太大，学习能力不强，或者太过年轻，缺乏经验。再加上学校针对他们的激励机制与考核制度存在一定的问题，导致教学秘书的管理水平相对较低。

四、建设高职教学秘书队伍的建议

（一）提高教学秘书的自身水平

根据教学秘书的工作内容跟工作特点可以知道，教学秘书要经常跟不同的群体进行沟通；要接触各类信息，对信息进行加工处理；要跟学校不同的职能部门打交道，协调各级关系，反馈传达各种安排跟指令。因此，为了提高教学秘书队伍的整体素质，从而提高他们的工作效率，实现教学管理的系统化、高效化、常态化，就需要不断提高教学秘书在上述四大工作板块中的应对能力。

首先，要提升教学秘书的信息资源处理能力，借由培训、岗位实习、现代学徒制教学、成人教育、远程教育、集中教育等方式来不断提升教学秘书的信息素养。帮助教学秘书掌握各种处理信息资料的统计方法、分析方法，帮助他们掌握制作各种报表、报告的方法。此外，还应该由专业的老师傅带领他们去实践操作，帮助他们快速掌握采集信息、整理数据、归纳资料的技巧与方式，最大限度地满足教学需求。

其次，提高教学秘书的沟通能力。高职院校在聘请教学秘书时，要尽量选择一些思维清晰，逻辑缜密，表述能力强，性格乐观的人员。这样的人员做事灵活，更善于变通，能够准确无误地传达出正确的信息。此外，学校领导要积极为教学秘书创造实践交流的机会，带领他们多见世面，提高他们的胆识与气魄。

最后，提高教学秘书的协调合作能力。高职院校在培训教学秘书时，要侧重于培训他们的危机应对能力，帮助他们掌握协作交流的技巧，让他们了解各部门领导的关系、性格、工作内容跟职责义务，提高教学秘书的文明素养，使其能够高效地串联起各部门，成为各部门领导的得力助手。

（二）科学配备教学秘书队伍

目前，高职院校教学秘书队伍存在人员年龄偏大，数量较为匮乏，素质整体低下等诸多问题。对此，高职院校应该高度重视教学秘书人员的选拔跟培训，适当引进一些从秘书专业毕业的专职人才，花费一定的经费从社会或者其他学校聘请一些理论管理知识扎实，实践管理经验丰富的教学秘书。安排他们当队伍的领导或者主心骨，由他们耳提面命地来指导其他经验匮乏的教学秘书，这能够快速且显著地提升教学秘书队伍的整体素质，方便高效有序地开展相应的工作。并且，在教学秘书队伍的建设上，还要制定合理的规章制度，规范队伍人员相应的专职工作。通过合理分配专项任务，从而达到科学分配工作的目的。同时，对于新聘请的年轻化专职人才，需要在秘书专业工作上，组织开展相应的培训，使新录用的秘书人才能够尽快适应学校的整体运营工作，进而加强学校教学秘书队伍的整体建设。

（三）完善评估与奖励制度

教学秘书的工作积极性不高一方面是因为工作量太大，自身能力不足，另一方面是因为学校领导的不重视，岗位缺乏认同价值，他们的薪酬待遇也比不上专职教师。为了解决教学秘书队伍工作缺乏热情，流动性太大的问题，高职院校就必须制定出科学的评估考核机制跟激励奖惩制度，多多给予教学秘书一定的人文关怀，肯定其工作价值，让他们的努力能够得到回报，扩大其岗位影响力。具体来说，学校要为教学秘书制定出科学系统的职业生涯规划，根据其工作特点和工作内容来制定出具体的考核体系，将其工作量化，遵循多劳多得原则来激发他们的工作热情，给予表现优异的人员精神奖励跟薪酬奖励，优先将升职进修的机会让给他们，让他们从心里产生公平感跟成就感。

五、结束语

综上所述，教学秘书工作在高职院校的教学管理中具有重要的作用与价值，院校的领导需要调动教学秘书人员的工作积极性，充分发挥教学秘书的多项职能，确保其工作发挥最大效用，推动高职院校的发展。本文以教学秘书工作作为研究对象，对其在高职教育教学管理中的特点与作用进行了分析，阐述了教学秘书工作目前存在的问题，并制定了相应的解决措施，希望能够有效促进高职教育教学管理中教学秘书工作的发展。