张毓娟

（甘肃省庄浪县水务局，甘肃庄浪744699）

水利工程资料收集，首先要符合相关法律法规及规范的规定，其次要细致认真，再次要注重平常的积累。做到这3点，工程竣工后按资料整编办法规定的框架往进装资料，就会事半功倍。资料整编可按开工前、工程建设过程、工程竣工至验收3个阶段进行，建设、监理、施工等相关参建单位各自收集相关资料。

各参建单位负责各自职责范围内项目文件的收集、整理、保管和利用工作，并按照规定向项目法人归档项目文件，其技术负责人应对其提供档案的内容及质量负责。监理单位还应对施工单位提交的归档材料履行审核签字手续，向项目法人提交对工程档案内容与整编质量情况的专题审核报告。

凡是与工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体的文件，均应收集齐全，归入项目建设档案。平时的文件材料收集应坚持严格登记、及时收集、随办随归的原则，满足完整性、真实性、准确性、规范性的要求。

1 开工前的资料

1.1 建设单位

1.1.1 前期资料 建设单位从可研开始就接收工程的管理，资料包括项目前期设计文本、图纸及前期申报、鉴定、实验、审查、审批文件以及项目建议书、可行性研究报告、初步设计等相关上报、审批文件，资金下拨的文件及各专项（环保、水土保持、维稳、土地预审、节能审查、建设规划许可证、乡村规划许可证、涉河建筑物审批、水资源评价、防洪评价等）文件。

1.1.2 工程招投标资料 完成工程初步设计后，按照审批权限报相应主管部门批复，取得批复文件后，将工程预算书和设计文件以正式文件的形式报财政局投资评审中心进行工程预算审核（委托第三方进行），以财政第三方审核结果为依据，确定招标限价。委托招投标代理机构发布招标公告，按招投标相关规定，组织完成招投标工作。招投标一般以公开形式进行，按国家发展和改革委员会公布的《必须招标的工程项目规定》，将施工的招标限额提高到400万元人民币，将重要设备、材料等货物采购的招标限额提高到200万元人民币，将勘察、设计、监理等服务采购的招标限额提高到100万元人民币。也可通过议标、阳光采购平台等途径完成招投标工作。招标人收到评标报告后3日内进行公示，招标结果公示不少于3日，然后确定中标人，各方缴纳交易费（按招标文件规定，如建设单位、中标单位各50%，或中标单位一家承担），签发中标通知书，将招标结果向主管部门备案。建设单位在这一阶段需要收集上面提到的全部相关资料，并整理组卷，形成单独的资料即工程招投标资料（包括招标报告备案书、招标文件、招标公告、招标补遗、答疑文件、招标报名记录、发售标书记录、开标评标资料、中标通知书、中标结果公示、招标结果备案、中标单位投标文件）。近几年，审计时必须提供所有投标人的投标文件，所以必须收集全部投标人的投标文件、投标保证金缴纳（必须由投标单位从基本账户以转账的形式缴纳，其他单位、子公司等缴纳都视为无效，杜绝资质挂靠）的相关资料等。上述资料需要永久保存。

1.1.3 开工前需要办理的相关手续资料 中标通知书签发后，在规定的时间内和中标单位进入合同谈判阶段，并签订合同，在签订主合同的同时签订《安全生产合同》《廉政合同》，同时要提交不拖欠农民工工资承诺书、参建各方责任主体的承诺书和法定代表人的授权书。

合同签订完毕，各方进场准备开工相关事宜。开工前，需办理“两书”（质量监督书和安全监督书）。在办理前项目法人以正式文件的形式向质安站提出质量监督申请，质安站批复后，建设单位会同监理、施工相关技术人员划分质检项目，监理单位以监理部的文件报建设单位，建设单位以正式文件报质安站确认后，正式办理工程质量监督书。

1.2 监理单位

监理单位从工程招投标阶段开始介入工程，按照招标文件要求合理报价，争取中标，和建设单位签订合同，签订合同时中标单位需提供履约保函（保证金额为中标价的10%），保函形式多样，可以是以现金形式缴纳的履约保证金，但中标单位一般不会采用该形式，而是采用银行保函、保险公司担保以及其他形式的担保。合同签订后按照标书上的人员组建项目监理部，任命总监理工程师，法人代表向总监理工程师授权，签订质量终身责任承诺书，启用印章，正式开展工作。此外，要组织监理工程师编制内部制度、监理大纲、监理规划、监理细则、监理交底制度等。

1.3 施工单位

施工单位也从工程招投标阶段开始介入工程，按照招标文件要求合理报价，争取中标，和建设单位签订合同。签订合同时需要中标单位提供履约保函，保证金额为中标价的10%。合同签订后按照标书上的人员组建项目经理部，任命项目经理、项目技术负责人及其他相关人员，并以正式文件上报项目法人和监理部。法人代表向项目经理授权，签订质量终身责任承诺书，启用印章，正式开展工作。

2 工程建设过程中的资料

2.1 建设单位

2.1.1 第一分卷（综合资料） 工程建设收发文件、会议纪要、会议记录、征地移民资料、质量安全事故资料、有关工程建设计划资料、设计变更资料、施工设计文本及图纸、工程建设大事记、度汛方案、调度运行方案、建设管理影像资料等。

2.1.2 第二分卷（财务资料） 包括财务管理及结算资料、工程竣工决算申报审批资料、竣工决算报告及竣工审计资料等。

2.2 监理单位

包括监理日志、会议记录、会议纪要、来往文件、监理月报、平行检测资料、工程价款支付汇总表、设计变更签认以及变更文件、原材料试验汇总表、影像资料等现场资料。

2.3 施工单位

2.3.1 第一分卷（综合资料）包括中标通知书、施工合同协议书、现场机构组建文件、项目经理资格证书、管理制度办法、往来文件、往来报表、会议纪要、施工日志、施工大事记、加盖公章的施工单位营业证书复印件、加盖公章的资质证书复印件、加盖公章的施工许可证书复印件、市场准入证书复印件等。

2.3.2 第二分卷（质量保证资料） 包括产品和设备出厂合格证、质量证明书，各种试验报告单，经监理见证跟踪送检的质量抽检资料，设备安装调试资料，自检原始纪录，砂料、粗骨料、混凝土拌和、混凝土试块、混凝土预制构件质量评定表及质量汇总表，竣工图纸，音像资料等。

2.3.3 第三分卷（质量控制资料） 包括进场通知，合同项目开工报批表，施工技术方案报批表，施工进度计划报批表，现场组织机构及主要人员报审表，材料、构配件进场报验表，施工放样报验单，联合测量通知单，施工测量成果报验单，施工设备进场报验单，单位工程开工申请，分部工程开工申请，单元工程报验单，砼浇筑开仓报审单，质量检测报告书等。

2.3.4 第四分卷（质量评定资料） 包括质量监督书、工程项目施工质量评定表、单位工程施工质量评定表、分部工程施工质量评定表、单元工程施工质量评定表、工序工程施工质量评定表、单位工程外观质量评定表等。

3 工程建设验收类资料

3.1 第一分卷（验收资料）

由项目法人或监理单位负责完成，包括重要单元隐蔽工程和关键部位单元工程验收签证，分部工程验收、单位工程验收、水电站（泵站）中间机组启动验收、合同工程完工验收、竣工验收法人自查等法人验收资料，阶段验收、专项验收、竣工技术预验收、竣工验收等政府验收资料及竣工资料汇编。

竣工资料汇编由各参建单位提供相关报告，项目法人负责修编成册装订。主要内容包括建设管理工作报告、工程建设大事记、施工管理工作报告、设计工作报告、监理工作报告、运行管理工作报告、质量安全监督报告、竣工财务决算及审计报告、竣工档案专项验收报告、竣工验收自查工作报告、竣工技术预验收工作报告、主要附件（包括机构组建、设计批复、资金下达、中标通知书、质量监督书、开工批复等）。

3.2 第二分卷（财务资料）

包括财务管理制度办法，施工单位提交的工程预付款申请单、材料预付款报审单、工程进度付款申请单、工程进度付款汇总表、合同分类分项项目进度付款明细表、合同措施项目进度付款明细表、变更项目进度付款明细表、计日工项目进度付款明细表、完工付款/最终结清申请表、质量保证金退还申请表，监理单位提交的工程预付款支付证书、工程进度付款证书、工程进度付款审核汇总表、合同解除付款核查报告、完工付款/最终结算证书、质量保证金退还证书、交付使用资产清册、工程竣工决算书、竣工财务决算报告、财务决算审计报告等。财务资料需要永久保管。

资料组卷完成后，参建单位及时向建设单位移交相关资料，待工程验收结束后，建设单位按档案管理办法向主管部门档案室移交资料。至此一项小水利工程的资料整理、组卷、归档工作完成。