耦合业务流程的风力发电场档案管理措施分析

2021-12-02刘恒景

商品与质量 2021年44期

刘恒景

四川省能投风电开发有限公司四川成都 610095

风力发电场建设过程繁冗复杂，会涉及到很多环节，通过全面搜集各项环节中产生的信息资料，从中筛选出有价值的信息建立成风电建设档案，为项目建设提供数据支持，从而促进工程建设质量的提高。因此，风电建设档案管理在工程建设中发挥着重要作用，相关管理人员应加强对档案管理工作的重视，结合实际需求，构建并完善档案管理体系，采用现代化管理手段，进一步提高档案管理水平和效率。

1 耦合业务流程的风力发电场档案的特点

由于风力发电场的建设涉及范围非常广泛，包括风能资源分析测试、围观选址、进场道路设计和施工等等，而风力发电场建设档案可以为风力发电场的建设提供重要参考资料，发挥着深远的意义和影响。耦合业务流程的风力发电场档案与一般工程建设档案基本类似，其特点主要体现为以下几点：

1.1 数量庞大

由于风力发电场建设过程会涉及到很多环节，从施工之前的风能资源分析测试阶段一直到工程竣工验收，整个过程中产生的资料都需要详细记载下来，并建立相应的信息档案，为后期信息资料的查阅和借鉴提供便捷[1]。

1.2 建设档案形成周期比较长

基于风力发电场的特点，它属于一项大型建设工程，建设过程繁冗复杂，包括科学选址、测风塔的安装、基础测风数据等等，消耗的时间比较长，建设过程中的每一项环节都会产生相应的信息资料，因此，建设档案资料的形成时间也会随着工程建设周期的延长而延长。

1.3 涉及单位比较多

风力发电场工程作为一个大型建设项目，具有较强的综合专业性，单一性的工种根本无法完成该项目建设。风力发电场建设过程中需要涉及到的部门有农林、地震、交通、环保、发改、气象、军事、国土等诸多部门，还会涉及到设计、设备、施工、监理等施工企业。因此，风力发电场建设想要实现高效、稳定的开展，需要这些涉及到的部门相互沟通与协作，共同促进风力发电场建设工作顺利开展。在此过程中，建设档案则发挥出了不可比拟的作用，更能从侧面看出建设档案管理的难度之大[2]。

1.4 具有一定的特殊性

相较于一般工程建设，风电场在选址方面有着严格要求，这是因为风电场的后期运行离不开风能资源的支持，因此，风力发电场建设地址所具备的风能资源需要符合规定标准和要求。这就需要在选址阶段对各种相关资料进行全面的搜集，包括气象资料、地形资料、地表粗糙度资料等。同时还需要利用测风塔等设备，对选址的基础数据进行全面搜集，包括大气稳定度、平均风速等数据。由此可见，风力发电场建设档案具有鲜明的风电特色。

1.5 生产设备和运营管理的特殊性

风力发电场建设不论是在施工工艺方面，还是在生产设备方面，与一般工程建设相比，具有一定的特殊性。比如，丘陵地带具有非常复杂的地形，大大增加了风机进场和吊装的难度，要求风机安装在较短的时间内保质保量的完成。另外，由于风力发电场建设地址通常选择在偏远的地区，气象地理条件非常复杂，因而对生产设备的性能和可靠性有着特殊要求。

2 耦合业务流程的风力发电场建设档案管理存在的问题

2.1 建设档案管理未能实现与工程建设同步

当前的风力发电场建设档案普遍存在严重滞后的问题，如档案记录、档案管理等方面，造成这种问题的原因主要与工程建设项目和档案建立不同步有着很大关系。具体来说，自确定风力发电场建设项目之后，档案管理工作并没有及时跟进，而是在项目开展一段时间之后才开始对各种信息进行补录，这种管理方式在很大程度上影响了风力发电场建筑工程实际情况的真实性和实效性。另外，重要资料丢失现象在项目后期建设阶段时有发生，严重阻碍了工程后续维护工作的开展。

2.2 档案管理人员配备不充足

根据实践调查发现，大多风力发电场工程建设缺乏对档案管理工作的正确认知，以致缺乏对该项工作的高度重视，构建的档案管理部门通常为临时性部门，负责档案管理的人员多半是由其他工作岗位人员代管，并不具备专业的档案管理知识及丰富的管理经验。此外，档案管理人员并没有接受过专业培训，无法做到对工程建设程序进行全面系统的认知和了解，因此，在搜集资料的过程中很容易出现遗漏项目的情况[3]。

2.3 档案资料缺乏规范性和完整性

首先，对于需要详细记录的风电档案并没有按照相关规定进行规范记录，比如，原场地中地质情况的调查数据、施工中应用的施工工艺和技术、施工生产设备等资料。这样一来，待后期风力发电场投入使用之后，档案资料的不完整，无法为后期故障维护工作提供有效依据，从而降低了风力发电场后期的维护效率和运行效率；其次，风电建设档案资料数量庞大，涉及内容众多，需要对这些资料进行科学整理与归类，根据规定顺序将这些档案资料进行合理放置，为后期档案资料的查阅提供便利。具体来说，为便于保管区分，档案管理人员需要卷宗记录上标注好项目名称、建设规模、竣工时间等，还需要将档案内容所在页码进行明确标注。然而，在实际档案管理中，档案管理人员并未对风电建设档案资料进行有效整理与归纳，更没有按照规定顺序进行放置。这样一来，当查找某部分资料时，需要一一翻阅所有档案资料，耗费了大量的时间和精力不说，频繁的翻动纸张很容易出现破损的现象，大大降低了档案资料的利用率；最后，对于风力发电场建设而言，施工质量与材料使用量是建设过程中的重点内容，需要将相关资料信息记录在跟踪报表之中，从而为工程监管工作提供有力支持。由于管理部门并未对书写格式进行统一规定，档案管理人员完全依靠个人习惯进行书写，以至于书写内容缺乏规范性，大大降低了监管工作的威严性。比如，大型设备进出场，需要由相关负责人统一签到，由于缺乏规范性，经常出现代签、补签的现象，导致签到证明失去了其原有的价值，更不具备法律效益。

3 耦合业务流程的风力发电场建设档案管理的有效措施

3.1 构建并完善档案管理体系

针对当前风力发电场建设档案管理现状来看，结合实际对现有管理制度进行改制，不失为解决问题的良策。首先，相关管理部门应对原有档案管理体系中存在的不足进行深度反省，并制定与之相符的解决措施，加快新制度的落实，以实现对建设档案资料的规范管理；其次，构建的档案管理体系，必须结合项目建设实际需求对档案管理工作开展顺序进行明确标注。同时派遣专业性较高的档案管理人员到工程建设现场进行深入调查，将调查结果与档案中相应的记载内容进行认真核对，查看这两者之间是否存在偏差，全面保障档案记载内容的真实性与严谨性；最后，风力发电场建设档案管理工作主要负责对整个工程项目产生的所有资料信息进行全面的搜集与整理，为后期资料查询和工程质量管理提供可靠依据，足以可见档案管理工作在风力发电场工程建设管理中的重要性。因此，应在风力发电场建设单位内部成立单独的档案管理部门，部门成员需要具备扎实的专业理论知识和丰富的档案管理经验。加强相关人员培训，一方面可以强化档案管理人员的工作意识，使其深刻的意识到档案管理工作的重要性，充分激发其责任意识和敬业精神，按照相关规范流程对档案资料进行有效整理，以满足工程建设的实际需求；另一方面帮助档案管理人员明确工作重点，避免重要资料丢失现象的发生，提高档案管理质量和效率[4]。

3.2 制定科学完善的档案管理制度

风力发电场建设单位以政府出台的风电档案管理细则为基准，结合自身实际情况，对内部工作体系加以完善和优化。可以从以下几点着手：①档案的归档、调取和查阅，需要严格的审批手续，没有上级领导的批准和允许，任何人都不具备查看档案资料的权利；②以相关法律法规为基准，进行风力发电场建设项目的招投标，在此过程中产生的所有合同和证明，都需要在档案中进行明确标记；③根据项目建设需求，对风力发电场建设档案进行完善，可以为项目后期维护工作的开展提供有力依据。另外，加强档案内容的严谨性和科学性，当设备存在争议时，这些档案资料具有一定的法律效益；④统一档案记录的书写形式，严格规范卷宗的书写内容，为后期档案查阅提供巨大的便捷，节省了大量的资料查找时间；⑤风电项目建设之前，应详细具体的规划档案工作开展顺序，为档案管理人员工作的开展明确方向，不仅可以保障整体工作有条不紊的进行，而且对施工流程起到了监管作用，全面促进施工质量的提升；⑥加强档案管理工作的监督与检查。由于风力发电场建设档案涉及的内容比较多，档案管理工作难度比较大，为了避免档案内容出现遗漏，需要对档案资料进行定期查阅，以保障档案资料的真实性和准确性[5]。

3.3 档案管理人员及设备应满足项目建设需求

随着风力发电场建设自动化、智能化的发展，对档案管理人员的专业素养提出了更高的要求，现阶段的风电建设档案管理人员既要具备扎实的档案专业理论知识，又要具备较高的专业技能，熟悉并了解风力发电场整体的建设过程，同时还需要对参建单位的职责范围有着透彻了解。为了符合项目建设要求，还需要对库房和设备进行科学化、规范化的配置。另外，为了实现风电建设档案与项目建设的同步管理，应加大档案信息化建设力度。传统档案资料以纸质记录为主，既不便于保管，又不利于后期翻阅。基于此，在档案管理工作中积极引进先进的现代化信息技术和数据库技术，提高档案管理水平和效率。加强参建单位之间的协调能力，利用信息化手段，对各参建方资料进行整合与归纳，提高档案资料的查阅效率。

3.4 事前策划、过程控制和事后核查

首先，在立项阶段对归档范围加以明确，在编制招标文件、签订合同时，对资料文件的形成、归档及质量管理要求加以明确，结合实际标准和要求，制定科学完善的奖惩制度；其次，加大对档案法的宣传力度，让相关责任人对自身的职责范围、归档范围和质量要求进行全面的熟知和了解，统一档案文件材料形成过程和鉴定验收标准和依据；最后，根据工程质量情况及项目建设进度，定期对档案文件的形成和管理情况进行全面检查，在验收单项工程时，需要将归档材料进行科学保存，一旦发现存在问题，应立即采取解决措施，以保证归档材料的完整性。此外，定期考核档案管理工作情况。根据档案法规定，档案专项验收工作应在交工后的6个月内完成，通过定期和不定期方式的检查，可以有效保障档案内容的真实性、完整性和有效性，为档案专项验收提供有力支持，确保档案专项验收顺利通过[6]。