易春丽

湖南省地质矿产勘查开发局四0五队 湖南吉首 416000

人事档案对社会、各单位都具有十分重要的作用。一方面人事档案是组织考察和了解员工的重要手段。组织要知人、用人，除直接考察该人员的现状外，还必须通过查阅人事档案来全面地、历史地了解个人的情况。另一方面，人事档案也是人力资源开发、使用和预测的重要依据。人事档案能较为全面并且准确地反映一个人各方面的情况。人事档案的管理水平反映了地勘单位内部管理能力的高低，也影响着其未来发展水平。因此，要不断应对存在的问题，努力提升管理人员的专业技能水平，使其灵活运用信息化技术对档案进行科学管理；并要按照档案的保密等级进行区别性管理，增加人事档案的保密性与安全性；还要定期完善档案的信息与内容，以提升人事档案的完备性与整体价值[1]。

1 人事档案保密性的特点

（1）涉及个人隐私。人事档案内容记载了当事人各方面的情况，涉及了很多个人隐私，泄露会导致个人隐私的泄露，将对个人产生不利的影响。并且，从法律层面来讲，泄露个人隐私也是属于违反法律法规的行为。由于人事档案内容本身涉及个人隐私，出于保护个人隐私的目的和要求，因此人事档案具有保密性。

（2）涉及国家机密。有些人员的身份或者工作可能涉及单位内部情况或者国家机密，为了维护各单位的利益，维护国家的安全，这些人员的人事档案管理要严格遵守国家的有关规定，防止失密和泄密事件的发生。比如担任不同级别的党和国家的领导职务，或者身负外交、国防、安全、公安、司法等特殊任务，掌握某单位或者某行业的核心技术和核心资料的人员，其人事档案中会涉及与个人工作相关的内容，其人事档案往往就会涉及党和国家及单位的机密。因此，这些人事档案由于当事人的身份或者工作将具有同样的机密性。

2 事业单位人事档案保密工作必要性

（1）确保档案价值的必然要求。人事档案是事业单位发展、人事管理工作中重要的信息资料，事关事业单位对人才的开发、管理以及利用。信息化时代，人事档案主要以数据化、数字化的形式呈现，保密工作也需要变革。一方面，做好人事档案保密工作，保障信息的完整真实，能够切实反映某一职工的工作表现、业务能力、政治面貌、社会经历，避免出现人事信息参考错误、决策错误的问题[2]。另一方面，人事档案作为具有人身属性的信息资料，对于事业单位人才培养、人才选任、岗位调动等各项人事工作具有重要的价值。只有做好保密工作，减少被篡改、损毁地风险，才能真正挖掘人事档案价值。

（2）坚持简化与严管并重的内在要求。事业单位人事档案在单位运行过程中发挥着重要的作用，因此，在利用信息技术开展人事档案信息化建设的同时，不能忽视安全保密工作，确保“流程简化”与“严格管理”有机结合。一方面，做好人事档案保密工作，规范管理、开发以及利用的各个环节，能够减少安全管理漏洞，培养档案管理人员良好的工作作风。另一方面，做好人事档案保密工作，能够为其他档案保密工作提供参考和借鉴，全面提升单位整体的管理效能。

3 人事档案管理工作中存在问题

3.1 缺乏信息化技术应用

人事档案管理工作缺乏信息化技术的应用，使得归纳、核对工作效率较低。而管理人员的技术与操作能力不强，也是导致信息化技术应用不到位的原因之一。在对档案管理人员的招聘门槛设置相对较低，容易导致招聘入职的管理人员专业技能不达标，没有信息化技术实践的经验，不能科学有效地进行数字化的转变与储存，使得人事档案信息现代化的建设进程缓慢。其次，忽视了人事档案管理工作的重要性，并且也没有引进相应的设备用于数字化建设，同时没有对已有的硬件设备进行妥善的维护，使得设备操作不灵敏、不顺畅，软件升级也不及时，导致人事资料审核时，信息查找存在一定的困难。信息化技术应用的欠缺，导致人事信息的储存、归纳、审核工作耗时较长，严重影响工作的效率[3]。

3.2 人事档案保密程度不高

人事档案内容包含着职员的学位信息、社会经历、在职期间的表现与评价等各类重要信息，部分信息资料还牵涉到相关政府与单位的内部机密，以及个人的隐私性内容，由于对档案管理的方法不当，导致档案的保密程度不高，存在信息泄漏地风险，给单位与个人带来了严重的不利影响。管理人员在数字化平台建设时，要对个人信息进行抄录或者上传，倘若管理人员素质水平不高，会在日常工作过程中，将他人的资料信息进行有意识或无意识的泄漏，从而对他人的声誉与隐私造成威胁，也容易给单位带来不必要的麻烦。

4 地勘单位人事档案管理优化措施

4.1 加强宣传教育

人事档案可以为社会、组织和个人提供利用。但是，因为人事管档案的管理不直接由当事人进行，人们不能直接接触个人的人事档案。因此，在人们的日常生活中，很多人对人事档案不了解。人事档案为个人提供利用，解决个人问题的作用发挥是非常有限的。同时，影响人事档案利用很重要的因素还包括人事档案管理人员。由于专业人事档案管理人员的缺乏，许多人事档案管理人员在提供人事档案利用服务方面专业素养、工作的规范性、有效性和创新性都有所欠缺。因此，为了既做好人事档案的保密工作，又积极提供利用，充分发挥人事档案的价值，就需要加大宣传教育力度[4]。

一方面是加大宣传。可以通过新媒体、举办专题讲座和在保证保密的前提下积极主动地参与一些工作，比如编史修志、著名人物的事迹展览等。通过这些方式，拉近人事档案与社会大众的距离，主动让大家了解人事档案。

另一方面是加大教育力度。要充分发挥人事档案的价值，做好人事档案的利用工作，还必须从人事档案管理人员着手，提高其专业素养。人事档案管理工作具有专业性、保密性、政治性等特点，人事档案管理人员必须具备相应的专业知识和保密知识，了解和掌握国家关于人事工作的最新政策和制度。因此，对于人事档案管理人员，必须要加强教育。积极组织参加各种专业培训、专业学习和专业研讨，鼓励人事档案管理人员积极开展人事档案科学研究，以提高人事档案管理人员的综合素质[5]。

4.2 建立健全人事档案信息化管理制度

随着信息技术的不断发展，人事档案的管理工作也趋向于信息化管理。人事档案的信息化是人事档案管理的重要进步。一方面可以有效地保护人事档案的安全。因为经过信息化管理的人事档案，在利用的时候不需要接触档案实体，可以有效保护档案的安全。另一方面，破除了人事档案的利用受时间和空间的限制，提高了利用的效果和效率。人事档案数字化后，利用者通过网络系统便可以实现利用需求，解决了异地利用的问题和外借风险问题。但是，信息化管理的人事档案的利用也存在一定的安全风险，比如技术缺失的泄密风险和利用权限限制风险。因此，要保障信息化人事档案管理的安全，需要建立健全相应的规章制度。在规章制度中除了要对纸质档案管理的要求之外，还必须针对信息技术的安全保障和权限设置进行明确的规定，在保障安全的前提下实现高效地利用[6]。

5 加强地勘单位人事档案保密工作措施

人事档案是记录员工工作表现的重要资料，对于员工而言是机密性材料，具有一定的权威性、连续性和保密性，只能在一定的范围内进行查阅。在人事档案保密工作中，人事部门需要注意实现档案管理的规范化，防止档案遗失或者泄密，如若需要查阅档案，则需要持有介绍信、分管领导的签字方可查阅档案。此外，还需要注意严格审核制度化，对不归档的材料，要及时处理，及时转、退和销毁，并对相应信息进行登记。另外，还需要确保环境安全，确保人事档案的完整无缺，专人专管，责任到人，确保人事档案保管环境安全有序[7]。

5.1 应用新型安全管控技术

人事档案的信息化是人事档案管理的重要进步。一方面可以有效地保护人事档案的安全。信息化环境下，事业单位要善用新型安全管控技术，为安全保密工作注入活力。一是要应用好日常的病毒查杀技术、防火墙技术，加强对人事档案管理系统以及计算机中相关信息的安全保密与防护。二是要探索应用区块链技术、数字加密技术、数字水印技术、云加密技术，切实认识到新形势下人事档案安全保密工作的严峻性，确保安全保密工作跟上技术、跟上形势、跟上时代的步伐。三是要做好事后安全管控，租赁腾讯云、阿里云等云终端，打通人事档案管理系统与云终端之间的数据传输壁垒，实现人事档案在云储存终端的一站式备份，留存好备份文件。四是要加快引进计算机领域的技术类人才，为信息化环境下人事档案安全保密工作注入人才活力，提供强有力的技术支持[8]。

5.2 完善安全保密制度

事业单位需要在制度建设上做足功夫，严格信息化环境下人事档案保密条例。一是要完善流程制度。人事档案在互联网终端调入调出、借阅、利用、查阅、检索的，都必须符合单位的保密工作条例，减少实践中存在的不规范现象。二是严格人事档案审批机制，明确审批内容、审批流程以及审批主体。只有符合查阅、借阅权限的人员才可以登录人事档案管理系统进行查阅、调阅。三是要严格人事档案的保密范围，严格管控人事选拔、任用、考察领域的信息资料。

5.3 做好安全保密教育工作

事业单位人事档案保密工作的成效，不仅与安全保密技术、安全保密制度息息相关，而且与档案管理人员的整体素质具有关联。为此，一是要做好安全保密思想教育工作，确保档案管理人员能够真正用心去管理人事档案资料，减少管理、开发以及利用中存在的不规范问题，提升人事档案安全保密工作的科学化、精细化水平。二是要做好安全保密技能教育工作。要立足于人事档案信息化建设的背景，从安全技术应用等角度，开展多主题的培训论坛活动。此外，也可以借鉴档案馆、图书馆等专业部门在档案安全保密工作中的经验，邀请相关专家为档案管理人员培训授课，切实提升档案管理人员的安全保密能力[9]。

6 结语

综上所述，人事档案对地勘单位发展有重要意义，其记录了员工的工作表现，是员工晋升的重要依据。因此人事部门需要重视档案管理工作，认真收集和整理资料，确保资料的准确性和真实性，并优化和完善档案管理工作，充分发挥人事档案的功能与作用，提升人事档案的利用率。同时，也必须加强人事档案保密工作合理开展，从而有效促进地勘单位的可持续发展。