文/陕西涌鑫矿业有限责任公司 刘莎

党的十九届五中全会通过的《中共中央关于制定国民经济和社会发展第十四个五年规划和二〇三五年远景目标的建议》为全国煤炭行业建设智慧化矿井提供了新动能，加快了煤矿建设数字化。在煤炭挖掘过程中，必然会产生许多技术含量高、参考价值大的电子文件及具有长期保存价值的数据。要想使这些珍贵的技术数据为企业发展、运营服务，煤炭企业必须实现档案信息数字化，使电子档案管理信息系统与OA系统、各业务系统相互连接，使档案管理系统收集的电子档案可靠、规范。新颁布的《中华人民共和国档案法》增加了“档案信息化建设”的内容，“明确要求机关、团体、企事业单位以及其他组织应当积极推进电子档案管理信息系统建设；积极推进电子档案管理信息系统建设与办公自动化系统、各类业务系统等相互衔接；鼓励和支持档案馆、机关、团体、企事业单位以及其他组织推进传统载体档案数字化”。从法律上明确了电子档案与传统载体档案效力同等。近年来，国家档案局下发了一系列有关数字化档案室建设的标准规范，例如《电子文件归档与管理规范》《纸质档案数字化技术规范》《数字档案馆建设指南》等等，各行各业在档案归档过程中都实行了纸质档案与电子文件共同归档的双套制管理模式。有些大型煤矿已经在电子文件单套制管理方面取得了很好的成绩，例如：国家档案局在山西潞安矿业（集团）有限责任公司做的会计核算系统、煤炭营销管理信息系统、安全生产调度指挥系统（煤炭监管信息平台）、企业电子商务平台形成的电子文件归档全过程试点已顺利通过验收。潞安矿业的经验，为我们煤炭企业实行电子档案管理系统建设带了一个好头。

目前，涌鑫矿业公司数字矿井建设的各项工作正逐步推进，其中：OA系统、财务系统、矿山安全监测系统、生产调度系统等已经建成运行，并产生了大量的数字信息，数字矿山其他各子系统也正在建设。要使这些业务系统在运行过程中产生的具有保存价值的电子文件及其元数据，经系统整理移交到电子文件档案管理系统，从而使这些珍贵的电子文件顺利归档，使这些文件信息在涌鑫矿业公司生产运营过程中起到作用，为公司建设“煤炭生产建设现代化、煤炭生产队伍专业化、煤炭运营管理精益化、公司各级领导决策智能化、煤炭生产标准化”的一流数字化矿井建设及运营中起到作用，我们档案管理人员的工作重点就必须从传统档案的收集、整理和利用尽快向电子文件的收集、整理、鉴定、利用方面转变，如何解决涌鑫矿业公司数字化煤矿建设中建立的各业务系统，与档案管理信息系统相互衔接的问题，成为我们档案工作人员需要研究的目标。

一、数字化档案室建设需要解决的问题

我公司的档案类型主要包括科技档案、文书档案、会计档案，各类传统纸质档案都缺少视频、音频、多媒体等种类的电子文件，而且这类文件很难转换成纸质档案，如何解决电子档案和纸质档案之间存在的不对应及保证档案的完整性和真实性问题，是需要解决的第一个问题。

文书档案、会计档案采取纸质版、电子版共存的方式，对于同一文件业务人员要重复办理两种方式，并随业务流程同步运转，办理结束后双套归档，不但造成人力物力浪费，而且由于电子文件在四性检测方面存在问题，所以电子文件的凭证作用又略显不足，如何使电子档案、传统载体档案发挥的效力一样，是需要解决的第二个问题。

随着我们公司数字矿井建设的推进，各业务系统建成运行并产生了大量的数据，这些数据隐藏着重要的生产经营信息，业务系统和档案管理系统如何进行全面、高效、系统地整合，解决业务系统与档案管理系统数据异构问题及对数据进行挖掘分析，是数字化档案需要解决的第三个问题。

二、解决方案

（一）领导的态度是建设数字化档案室的重要因素。要建设数字档案室必须取得领导层的支持，因为只有领导才能把各相关部门及档案室凝聚到一起，使大家共同努力、共同解决数字档案室建设中存在的技术问题、资金问题、配合问题。为了得到领导支持，档案室做了大量工作，大力宣传有效的电子文件归档利用的好处和优点，让领导及员工明白：档案数字化后在档案利用方面可以超越时间、空间的约束，所有人员都能够依据自己的权限范围，在电脑前通过文件目录和全文检索，查询到自己所需要的资料；电子文件直接线上归档，可确保档案的真实性；通过档案信息的数字化，能使档案更好地为公司的生产经营、设备运行、安全生产提供服务，还能提高档案人员工作效率，达到降低档案运行成本、提高档案利用率的目的。经过宣传，涌鑫矿业公司数字档案室建设有了一定的基础，得到领导的大力支持和相关部门的积极配合。

（二）借助外力合作开展档案数字化和数据挖掘。根据目前公司档案人员的配置及公司档案数字化的实际情况，要想做好传统档案数据挖掘及档案数字化，保证各业务系统及OA系统中形成的具有保存价值的电子文件，从产生到数据采集、传输、存储及永久保存或销毁的整个生命周期全程管理，彻底解决业务系统与档案管理系统数据库结构与数据严重异构问题，解决“电子档案与传统载体档案同等效力，可以电子作为凭证使用”的问题，应该借助社会上档案科技软件公司的力量，把专业的事情交给专业的人干，从而使公司的数字化档案进程取得更好的效果。

（三）建立电子档案管理制度使电子档案的产生、收集、归档、分类有据可依。没有规矩不成方圆，要做好数字化档案工作，必须以国家档案局发布的相关标准为依据，结合涌鑫矿业公司的实际情况量身制定相关的制度和标准，保证电子文件管理流程、元数据采集、电子签名、四性检测等程序按规定进行；从制度上保障电子档案真实完整、安全可靠、长期可用；使归档的电子档案可以电子形式作为凭证使用。

（四）档案人员首先要转变观念，提高业务素质。作为档案工作者，要从传统分散的纸质档案管理方式向全程电子文件管理方式转变。首先，要从年度归档、阶段归档、事后归档等方式转变为随办随归，及时收集各业务系统及OA系统形成的新档案数据，树立数据越多公司财富越多、数据就是财富的观念；其次，档案人员要认真学习电子档案管理流程，学会在系统中进行文件生成与流转，提升管理能力；最后，档案人员要认真学习电子文件形成及归档的规范、标准、制度，把思想转变和制度及国家的规范、标准结合起来，才能真正做好公司档案数字化工作。

（五）采取有力措施保证档案信息安全。档案工作人员在电子信息化建设过程中，要增强档案信息安全意识，对于已经通过扫描实现数字化的传统文件，应继续按照纸质档案保护的规定做好原件保管工作。对于数据应用、物理环境、网络、利用权限、终端安全和移动介质各方面的安全防护，我们要向档案管理系统软件公司提出明确要求，通过软件公司的技术处理保障电子档案信息安全。对于安全管理方面，我们要通过完善安全管理制度，加强管理人员的安全管理，强化安全运维管理，落实商密保护的方式进行保护。另外要做好电子文件的备份体系，执行“一套封存保管、一套异地保管、一套提供利用”的多备份异地存放制度，并定期检查备份数据。

三、结语

企业数字档案室的建立是对传统档案管理系统和管理方式的全面革新，是数据价值与档案价值的有机统一。因此，只有从领导到档案管理人员直至普通工作人员都树立起“数据等于档案、档案等于企业财富”的观念，才能把数字化档案工作做好，才能促使档案为企业提供可靠的运行和决策保障。