浅谈基层事业单位办公室文件资料信息化管理

2021-11-24雅安市芦山县人力资源服务中心卢大伟

办公室业务 2021年20期

文/雅安市芦山县人力资源服务中心卢大伟

众所周知，文件资料管理在基层事业单位内部管理过程中是一个非常关键的环节。在具体的文件资料管理过程中，应根据自身单位的特点，在考虑文件资料的保密性和自身工作内容层面上，依托现行管理体制机制，对文件资料进行更严格的管理，以促进各项工作的稳定推进和文件资料管理的统一。针对当前基层事业单位文件资料管理过程中的特殊问题，在目前信息技术条件下，明确文件资料管理在信息化条件下的具体要求，对不同问题采取不同措施，提高基层事业单位文件资料管理水平。

一、办公室文件资料管理现状

文件资料是办公室各类资源中最重要组成部分，文件资料管理是办公室基础工作之一，是对单位在正常运转的过程中产生的各种文字、图片、数据等信息资源进行收集整合、储存的过程。办公室的文件资料对单位内部人员变动、日常工作开展情况进行了记录。传统的办公室文件资料管理主要是人为的、纸质的管理，文件资料管理准确性差、占地大，同时受温度、湿度等环境的影响大。采用现代信息化管理方式能够提高办公室文件管理的质量、效率，但受办公室文件资料信息化管理制度不完善、软硬件设施不完备、专业人员欠缺等因素的影响，办公室文件资料信息化管理程度不高，特别是基层事业单位办公室文件资料的管理更是如此。鉴于此，本文以笔者所在的服务中心为例，就建立完善的文件资料管理制度、将传统文件管理与信息技术相结合、提升办公室文件资料管理水平进行研究。

二、当前办公室文件资料管理存在的问题

（一）基础设备设施薄弱。随着纸质文件资料的日积月累，存储文件资料柜占地大，受办公区域限制，文件储存总量受到限制，不能满足不断增加的纸质文件资料。同时纸质资料保管要求高，需要配备除湿、灭火、灭虫等设施设备，进一步增加了设备采购费用，提高了文件资料的存储难度。而全面采用信息化方式存储文件资料，所需的高速扫描设备、加密设施、信息化管理软件等设备所需资金量较大，办公经费较低的基层事业单位难以承担。以爱普生DS6500/DS7500扫描仪为例，市场售价6499元，而性能更优的爱普生DS30000扫描仪售价更高达19800元。基层事业单位受办公经费限制，难以采购高性能的高速扫描仪，从而影响纸质文件转换为电子文件的效率。

（二）管理人员综合能力有待提高。办公室工作人员需要具备文件资料的收集、整理、分类、整合、信息判断、数据分析等专业能力，同时需要系统学习办公室信息化管理系统的操作等知识。受办公室工作人员紧张、更替频繁等因素的影响，造成办公室工作人员专业培训不足、业务经验不足。同时受单位编制限制，因日常业务需要导致办公室工作人员少、专业匹配度低，进一步影响办公室文件资料信息化管理。以笔者所在单位为例，事业单位编制仅8人，承担全县人才市场的管理、整合和调节人才资源配置，促进各类人员就业等工作，除业务工作人员外，办公室仅有1名工作人员从事办公室工作日常业务，办公室工作人员辞职、调动、晋升后，缺少对本单位办公室业务工作熟悉的人员，新来人员缺少对办公室信息化管理的认知，需要从头开始学习，造成文件资料管理的脱节。同时受单位编制总量的影响，工作人员主要满足日常业务需要，造成单位招聘人员主要集中在业务管理，如会计、人力资源管理、劳动保障等专业，对行政管理、档案管理等专业人员招聘较少，同时受地域因素影响，导致部分招聘名额无人申报而取消，进一步减少了专业人员储备，导致办公室工作人员对文件资料缺乏专业化系统学习。通常办公室工作人员通过老员工的传帮带学习文件资料的管理，受自身工作经验、工作能力和专业素养的影响，新员工所学到的管理经验往往是片面、不连续的知识，从而影响办公室工作人员对文件资料的日常管理。

（三）文件资料规范化管理不完善。基层事业单位办公室的文件资料管理模式受人员变化、管理模式更新不及时等因素影响，造成文件资料管理模式不完善。特别是在目前纸质文件资料与电子文件资料共存的模式下，纸质文件资料与电子文件资料存储、分类、整理的方式存在差异，造成两种类型的文件资料规范化管理不完善。目前，处理办公室日常文件资料时通常以电子文件方式开展资料传送、保存、整理、办理等。处理重要的机密文件需要使用纸质文件来保存，完成工作任务后，电子文件资料，工作人员通常按照转发股室或文件类型，按照日期进行归纳处理。纸质文件资料需要登记、编号后按照文件资料的管理模式进行存储，两种类型的存储模式不同，在电子文件资料与纸质资料并存的情况下，影响文件资料规范化管理。

三、实现办公室资料信息化管理的措施

（一）完善文件资料范化管理制度。基层事业单位办公室文件资料的信息化管理，需要根据单位自身的工作内容，完善办公室现有文件资料信息化管理制度，从而提高文件资料在信息化管理过程中各环节的管控。传统纸质文件资料，应采用扫描方式转变为电子信息资料，并按照文件资料整理要求做好文件资料的整理、编目、归档，便于查询、管理和使用。电子文件资料按照文件的类型或项目，建立文件区域，编制文件编目，便于信息资料的使用。

（二）加强设备的技术投入。在基层事业单位办公室文件资料信息化管理过程中，需要的计算机、打复印设备、信息化管理软件、加密设施等硬件和软件设备，受办公经费限制，为提高文件资料信息化管理水平，需做好两步：一是提高采购设备的功能性，在相同采购价格差别不大基础上尽量增加采购设备的功能性，扩大设备使用范围。例如：京瓷FS-1040黑白激光打印机市场售价959元，仅仅含有打印功能。松下KV-S1015C扫描仪，市场售价1599元。而市场售价1499元的京瓷FS-1020MFP多功能一体机含打印、复印、扫描三种功能，能够满足办公室工作人员完成纸质资料的复印与扫描、电子文件资料的打印。在价格可控的范围内，增加采购设备的功能性，可以减少设备的采购数量，降低单位采购费用，同时满足办公室工作人员的使用需求。二是采购相对应的配套软件以确保信息化工作的正常实现，减少因配套软件与现有设备之间不兼容而重新采购设备。

（三）完善信息管理工作安全维护系统。在事业单位文件资料实行信息化管理过程中，单位要重视信息网络中存在的安全隐患，在网络的内外局域之间，要建立防火墙或采取隔断方式，切断内外网络之间的信息传输，对需要在内部网络发布的信息要进行筛选和检查，对信息的变化形式实时检测，防止病毒的入侵，同时设置专用内网使用电脑，避免工作人员“一机多网”现象发生。对于秘密文件要设置浏览密码，防止使用此计算机的其他人员盗取文件资料。工作人员要经常对文件资料进行备份，妥善保存备份资料，防止因为计算机故障造成文件丢失，工作人员在信息化条件下日常管理过程中，需要积累文件资料管理经验，制定合理的保密方案，应对工作中出现的问题，逐步提高文件资料的保密性。

（四）提高管理人员的综合素质。在基层事业单位办公室文件资料信息化管理过程中，需要工作人员具备对文件管理能力和信息化系统的日常操作和使用，同时要求工作人员具有责任感和相应的保密意识。1.积极向人事主管部门申报专业岗位需求信息。在申报招聘专业时，可以根据单位需求，降低学历要求，扩大招聘目录，对于急需紧缺专业，通过考核招聘方式，加大人才引进力度，扩充专业人才引进渠道和招聘力度。2.积极开展从业人员在岗培训工作，提高现有工作人员综合能力。通过举办定期和不定期培训班，组织办公室工作人员开展文件资料管理专业培训，同时通过网上培训模式，开展办公室工作人员线上培训，通过“线上+线下”培训模式，提高办公室工作人员培训力度，从而提高工作人员文件资料管理能力。3.提高工作人员保密意识。通过实例讲解、现场模拟等方式，开展工作人员保密知识培训，提高工作人员保密意识，不随意丢放、外流事业单位文件资料，做好事业单位电子信息系统、资料、文件的加密管理，提高事业单位文件信息的安全性。