姚云 云南教育出版社

引言

随着出版行业体制改革的深入推进和市场经济多元化的不断发展，我国的出版行业正经历着逐渐从以编辑加工为主体向全面进行图书策划、生产、营销以及数字化出版的现代化企业转变，而这种转变迫使出版企业通过业财融合来提高管理效率，促进企业价值最大化。但是出版行业是一个信息量大、智力劳动密集、工作流程复杂的行业，而且研发出版ERP管理信息系统较其他行业，如制造、金融等起步较晚，用于出版行业的ERP信息管理系统软件相对较少。但近几年，全国大量的出版企业正在建立健全ERP信息管理系统，推动业务和财务之间真正的融合。

一、出版企业业财融合现存的问题

什么是业财融合？业财融合就是企业通过业、财一体化的平台采集数据信息，共享数据信息，整合业务流程和财务管理流程，融合业务和会计处理，实现对企业生产经营状况全面管理的过程。那么目前出版企业实现业财融合现存的问题是：

第一，财务与业务之间数据相对独立。现实中，不少出版企业管理业务部门大多随着业务需要分散采购各种应用软件，编辑、印制、发行、财务都是各自使用自己的系统，造成彼此都无法沟通和共享数据信息。同时编辑、印制、发行数据无法传递到财务，大量基础信息要靠财务人员依靠纸质单据重复录入到财务软件系统中，各部门的信息报告很难连贯和衔接，报出的数据很难有一致性，而且出现差错时都是各执一词，无法查清缘由。建立一个全面的动态财务信息系统，将财务管理信息的脉络延伸到各个管理领域中去，实现出版企业内部财务和业务数据统一和数据共享的业财融合，对出版企业来说已是迫在眉睫的重要问题。

第二，业务流程与财务管理流程存在相悖。当今的出版企业面临越来越激烈的市场竞争，开始采用多品种、小印量的经营策略。目前我国图书品种数量的增长速度要高于图书总印数的增长速度。而企业管理层以及业务部门由于缺乏相关财务知识，熟悉财务规定，在流程上图省事，缺少报批、比选、合同签订等程序，没有严格按照财务管理流程进行。而财务人员也没能有机会到各个业务部门学习业务流程，不能对业务流程做到及时改进。

第三，出版行业财务与业务一体化平台信息软件研发起步较晚，成熟的较少。与其他行业相比，出版行业有其独特的地方，生产经营整套流程要经过编、印、发三个环节，而编、印环节所带来的成本金额在出版物完工之前具有难以可靠计量的特点，再加上出版物要分版次、印次和期次等特定属性，这些行业特点导致我国出版行业ERP信息管理系统软件开发起步较晚，从2003年开始才陆续有专门从事出版行业软件开发的公司。调查数据表明，在前期，部分出版企业购买通用软件产品，这些产品兼容性普遍较差，有部分单位购买了专用软件但由于没有后续的专业服务跟进，这些企业已停止使用，导致这些出版企业遭受损失。同时多品种的成本核算复杂性也造成通用的ERP管理信息系统不适合出版行业。从目前现状来看，出版信息管理系统软件有平章科技、用友软件、云因信息、和佳软件等技术提供商，这些技术提供商已与我国多家出版社进行了合作，但在实施过程中也是边开发边建设。近几年，出版行业ERP信息管理系统软件应用速度迅速提升，但可用的成熟的ERP信息化软件也只有一两个。

第四，缺乏既懂信息技术又懂出版和财务专业知识的复合型人才。目前，出版企业职工的信息化素质相比以前已经有了相当程度的提升，出版企业的信息化人才需求量正在增强。但是既熟悉出版业务，又掌握财务知识以及具有信息技术的复合型人才非常匮乏。而ERP信息管理系统在不断应用中，也因设计上的缺陷不能满足财务核算的要求，需要内部的复合型人才不断地与开发商沟通、维护，才能真正解决出版行业所存在的问题，达到良好的运行效果。

二、出版ERP管理信息系统建设策略

ERP出版管理信息化建设不仅是对一项新的技术手段的应用，实际上它是用一种全新的、先进的业财融合管理理念，一种全新的机制，一种全新的企业文化来改变以前的管理模式，是一种管理模式的变革。那么如何取得ERP出版管理信息系统建设成效呢？本文结合自己的工作经验，将个人见解阐述如下。

（一）业务流程和财务信息实现高度融合是ERP出版管理信息化建设的核心，要注重有效衔接

出版企业作为从事图书生产的企业，ERP系统实施围绕着编务、出版、发行、财务四个重要的环节，对出版社的信息流、物流、资金流进行控制，提高以编、印、发业务为核心的编辑选题管理、生产过程管理、发行管理、库存管理和财务管理的集约性和可控性，实现编辑、出版、发行、财务的信息流、物流和资金流的统一管理，可见财务管理信息系统处于ERP系统的核心地位。

然而，由于财务管理系统是ERP系统的最后“一站”，有的出版企业认为ERP系统建设是财务部门的事情，对上面“几站”的工作就疏于管理，等到财务管理系统结束，发现好多数据出错时，再来调整，相当麻烦，造成延迟报出相关的财务信息。对此，财务部门也感到很为难，不停地与业务部门反馈和协调。在ERP系统中，财务数据直接产生于业务部门，事实上更多的信息来源于非财务的职能部门，业务活动的数据应由相应的业务部门直接采集输入完成。如：选题的建立是由总编室根据审批过的选题进行立项，然后录入到系统中；每本图书稿费支出金额和对象由相关的编辑部门采集后，对应图书编号录入到系统中；每本图书印工费用支出也是由出版部门计算确认后，对应图书编号录入到系统中。各个部门通过系统采编的数据传递到财务管理系统中，真正形成了信息流。每个部门是信息流上的一个环节，如果某环节未按照既定流程规则操作，那么信息流一路流到财务信息输出就是错误的，所以每个业务部门要注重与财务部门信息的有效衔接，必须依靠统一的系统数据，按既定流程规定去运作。否则，财务人员无法对出版社内部进行有效的管理，不能准确、及时地获知各部门、各项目的收入费用收支情况。

还有大部分出版企业正在数字化转型，要用数字化思维重新梳理财务管理和业务流程，财务管理中业务流程的梳理和设计要放在企业生产经营综合管理的大流程中去考虑，重点要考虑财务与编、印、发流程的衔接，形成业务流程与财务管理流程、会计处理相互嵌入的一体化（如合同签订与合同款项支付、款项审批与报销付款、图书发行与收入成本结算等），从业务流程和财务信息实现高度融合。

（二）改变思想观念，统一认识，从上至下强力推进

ERP出版管理信息系统建设是一项十分复杂、难度很大的系统工程。其实施难度不仅在于技术繁琐、操作复杂，更在于ERP系统建设对于传统企业管理来说，是一场深刻的变革，要求人们的管理理念、管理方式、管理程序都要随之发生较大的改变，由此给建设ERP所带来的阻力和难度是相当大的。出版社虽然正在向现代化企业转变成为真正意义上的市场主体，但管理思想还没有摆脱“人治”管理、经验式管理、粗放化管理和随意性管理的窠臼，出版企业内部对ERP建设就有不同的认识，有的支持，有的反对，有的怀疑，主动参与配合意识不强。因此，如果思想观念不改变，认识不统一，建设ERP必然会遇到较多的阻力。要保证这项建设顺利推进，出版企业各个部门、所有员工就必须改变思想观念，统一认识，通过反复深入的宣传和引导，从最高领导层至下强力推进ERP系统的建设。

（三）提高出版行业人员素质和操作能力，把ERP建设到位提升业财融合的效果

由于ERP系统是全流程设计，比较复杂，不容易理解，其实施对人员素质的要求也很高，主要体现在三个方面：专业强、肯学习、强烈的责任心。ERP建设必须通过灵活多样的形式和手段，提高人员素质。

（1）要对各个层面的人员进行信息技术和软硬件操作的培训。可以在项目论证和立项以前，请软件公司专家为系统内各级领导干部进行信息及网络知识讲座，目的是使他们了解信息技术的基本知识和最新发展状况，搞清信息技术到底能为出版工作做什么，便于他们决策；然后在系统投入试运行之前，对各类系统使用人员进行ERP流程以及具体岗位的演示操作的培训，使他们能够熟练掌握与自己业务相关的操作。

（2）对财务人员单独培训。财务人员是财务管理系统的核心人物，财务人员的素质直接影响ERP建设和业财融合的最终效果。

（3）建立部门ERP信息联系员。由系统开发商专门对信息员进行培训，使其率先掌握ERP系统设计思路和操作技能。信息员作为本部门实施ERP的“老师”，要认真贯彻ERP建设的意图和要求，对优化完善系统建设提出具体意见和措施，及时处理实施中遇到的技术和出版专业相结合的流程难题，对本部门的所有员工进行理念教育和操作指导，通过实际操作示范，手把手教学，使每个员工都达到懂原理，会操作，最大限度地减少由于员工不会操作而影响工作的问题。

三、财务与业务人员做到深入互动和交流

在出版企业发行、出版、财务是业务量最大、数据积累最多的部门，因此一般会确定以发行软件、出版软件和财务软件的基础数据为新ERP系统的基础数据，但因ERP系统对基础数据的完整性、准确性要求较高，因此数据准备阶段需要安排专人对原有数据进行对比、核实、落实，在转移财务运行数据之前还需要消除相互间的数据不符，完成发行与财务基础数据以及实物的匹配。这一步非常关键，也非常繁琐。这就要求财务人员敢于离开财务“位置”，深入交流到发行和出版业务工作中，了解企业生产经营业务，从业务角度思考财务工作的开展，而发行和出版人员也应主动找到财务人员，提出问题，通过制度的统一和流程的标准共同解决问题，实现业务和财务的整合。这一工作方式要贯穿ERP系统整个建设当中，否则ERP系统的运行必定会带来很大的负面影响，而业财融合也失去了实际意义。

结语

出版行业ERP信息管理系统建设大大提升了出版企业的管理水平，使业财融合达到财务管理的高效化。但ERP建设和后续维护是一项任重而道远的工程，它给出版企业的管理带来高效、便捷的同时，对整个出版企业也提出组织架构、业务流程、人员素质和发展战略更高的要求。为此，出版企业要与时俱进，转化思维，有力推进信息系统的建设，使出版行业在科技新时代实现可持续发展。但也要充分意识到信息系统本身也有不足，比如投入资金比较高，与财务还未实现完全对接，处理突发的和新的经济业务还存在一定难度，本身系统操作的可调整性和便捷性还存在一些问题。在ERP出版管理信息系统实施中，也充分感受到财务人员的繁忙和责任重大，当“各路”业务数据汇流到财务部门时，财务部门不断检查、核对、协调，就发现有的数据不合理和不正确，只好将错误的“各路”业务数据返回到源头，反反复复、上上下下地“流动”。同时根据事实反馈不断完善、修改业务流程，研究和制定出出版行业财务管理策略，从而大力推动ERP建设，保证业财融合的真正实现，进一步增强出版企业的决策支持能力和持续发展能力。