吴坚华，杨洁，亓望，刘宏伟

广东省人民医院（广东省医学科学院）人事处人力资源科，广东 广州 510080

人才队伍建设以及信息化的人力资源管理是医院发展的必要途径。 随着医院规模不断扩大，职工数量的增加及人员类别多样化，传统的人事信息管理方式已经难以适应当下现代化医院的发展需要[1]。 而作为人事信息系统归口部门的人力资源部门，除承担日常的收集管理各类人员的人事信息的职责及人事数据统计工作外，更重要的是要充分把握医院发展战略及规划，结合现有的人员情况配合制订相应的人才需求计划及人员管理制度[2]。 因此，人力资源管理的模式必须向信息化、系统化、多元化及动态化转变，建立一体化的医院人事信息管理系统尤为关键[1]。

1 医院人事信息系统建设原则及目标

1.1 医院人事信息系统建设原则

大型三甲医院具有职工数量众多、职工类型多元化、人事信息数据庞大的特点，结合现有的人事信息系统建设参考文献，人事信息系统的建设原则主要体现在以下几个方面：①安全性，人事信息涉及的个人数据类型多且敏感，从身份证号到职称、家庭信息等，因此一个安全可靠的信息系统是人事信息系统构建的第一原则；②可维护、可拓展性，对于人力资源管理部门来说，维护员工个人的人事信息是常态，如简单地维护个人的职称、学历到动态的考勤部门及科室轮转登记，再到全院性的科室架构调整，人事信息系统的可维护性以及结合医院当下的需求进行适当的架构或项目的拓展性调整是必不可少的；③实用性与操作性，目前的人事信息系统大多单纯隶属人力资源管理部门内部使用，但由于操作的频繁及人员类别的多样性，要求功能设计要兼具实用性和可操作性；④流程简洁且界面友好原则；⑤数据处理性强，由于人力资源部门承担了许多对外数据提供及分析的工作， 但人员基础信息分析工作是一项频繁提供的任务，因此，具备数据处理能力的人事信息系统是后期人事信息系统不断发展的方向[2]。

1.2 医院人事信息系统建设目标

理想的医院人事信息系统应该是能够实现与科研业绩、相关医疗数据、教学数据等进行对接和共享，改善职工手动填写的工作量，同时提高数据的准确性以及审核工作的效率[4]。

1.2.2 积极响应数据统计分析工作，为决策提供准确数据支撑 人事信息涉及的项目繁多，涉及个人身份信息、学历学位、职称职务、岗位聘用、薪酬等级等，而且大多为动态性数据，需要进行定期的维护[4]。人力资源部门承担向各级各类主管部门上报月度、季度、年度各类型统计数据的责任，作为大量数据统计的出口部门，呈报数据及报表的准确性极为关键。人事信息系统的数据统计功能能够在很大程度上规避手工统计所带来的误差，并且实现灵活快速进行数据统计，提高人事数据统计工作的准确率。

在未来的人事信息系统建设目标中，数据分析也是信息系统发展的一大趋势，而当前对于未来趋势的分析预测是人事信息系统缺乏的功能[5]。因此，人事信息系统的发展趋势不应仅局限于数据统计、到期提醒，而是逐步实现协助单位进行战略性规划，分析人员流动趋势、职工晋升发展等，为决策提供支撑。

2 A 单位的新人事信息系统现行情况

2.1 A 单位人员情况概述

作为珠三角地区的一家大型综合性三甲公立医院，A 单位拥有将近6 000 名员工， 包含的人员类别有医、护、药、技、研、行政后勤、劳务派遣，博士后、研究生、规范化培训学员、退休职工等，其中包括医护人员超过4 200人，占比超过70%。 由于人员类别多样化，同时每个系列人员的人事信息收集项目和内容虽然相似，但仍有个性化部分，人事信息系统是人力资源管理部门掌握全院人员信息的主要渠道。

2.2 A 单位人事信息系统情况概述

2019 年9 月，A 单位人力资源管理部门上线了新的人事信息系统，改变当年人事信息系统仅存在内网的“孤岛”状态，简单地采用类Excel 的数据库进行人员信息补充修改的情况[6]，转换为网络版人事信息系统，提升了操作的使用便捷性及修改信息的及时性。

人事信息系统从不开放共享，仅单一为人力资源管理部门使用的系统，开放为老干处、护理部、科研处可进行查询信息及维护部门管辖下的人事信息权限，如维护科研信息、离退休人员及联系家属情况，有效地提升了相关数据使用部门的便捷程度及人员管理效率。

新人事信息系统具备联动薪酬系统、考勤系统、门诊系统、流程审批等多个关键系统功能，实现有人员数据才有对应系统的操作权限，流程审批逐层有序进行，在一定程度上杜绝了以前人事系统“孤岛”下的人员管理即时性缺失及人员数据单独出现在个别系统上的可能性，提升了医院整体人员管理的有效性。

2.3 A 单位人事信息系统涉及人员分类及功能

目前，A 单位的人事信息系统在保存原有信息系统人员分类的基础上，整理规划为“所有人员”“在职人员”“工勤辅助人员”“劳务派遣人员”“委托培养医师”“博士后研究人员”“研究生”“进修生”“离职人员”以及“退休人员”子名册，名册对应不同类别人员并完善各类别的个性化信息。

随着我国科学技术的不断发展，使得电力化也成为了银行经营的一种主要模式，电子信息管理技术的应用能够促使银行的业务服务水平以及服务效率得到了进一步的提升，给银行的全面信息化建设国内工作也奠定了良好的基础。但是在信息化管理技术的具体应用过程中，因为网络技术开放性的特点，也就导致了信息安全问题无法得到有效的保障，这就要求各银行能够进行新的金融产品的不断研究，并进一步提升信息安全保密系统，借此来促进银行的信息安全性能得以提升。

人力资源管理部门负责日常维护在职在岗人员的进出及个性化信息，同时开放“委托培养医师”“研究生”及“离退休人员”的部分权限供，归属部门进行及时维护，保证信息更新的及时性及准确性。

A 单位的人事信息系统也保留原有的表格式的人员统计表，方便日常统计工作。每月进行名单、表格导出保存，以供后期备查。 见表1。

表1 不同类型人员所需维护数据量（条/人）

3 A 单位人事信息系统当前面临问题（拓展）

3.1 时间戳管理效果较弱

目前，A 单位在用的人事信息系统虽然已具备进行基本的人员信息分析及导出图表的工作，通过导出全院人员情况分析表格实现基础的数据统计功能。但由于系统缺少对于时间戳的管理功能，对于导出的人事信息表格仍旧呈现当前最新的状态，无法实现回溯，导致导出数据与实际需求时间的人员情况有所出入。目前只能由工作人员进行每月机械化的导出保存，大大增加了数据统计工作的不变以及过往数据分析结果的不准确性。

3.2 数据导入字段无法满足现状

随着医院的不断发展，人员类别的增加、用人方式的多样化及单位架构的调整，对于人事信息系统的字段更新及下拉框的内容选项要求越来越高，需要人事信息系统能够及时对调整后的架构、当前最新的专业名称、新增的职称系列进行更新。 但目前A 单位的人事信息系统由于初始架构及页面搭建较为固化，字段仍停留在最初设定导入的字段上，对于架构的变动调整也需要人力资源部门花费大量人力、时间进行手动维护，无法满足医院现有的人事信息管理需求。

3.3 常规数据分析稳定性不够理想

大型三甲医院的人力资源管理工作需要时常面对统计各类型职工各类人事信息的情况，而由于人事信息涉及的条目及类型多，同时单位人员基数大，不同部门的数据申请需求频率高且数据需求口径相似度高，常有人力资源管理部门的数据统计工作出现低级重复劳动的现象[2]，如当前A 单位的人事信息管理系统的常规数据分析功能缺少稳定性，需要部门工作人员在导出基础报表的基础上进行手动的复核和修改，无法保证部门数据提供的效率及准确性。

3.4 人事信息系统模块单一，无过程管理

当前A 单位的人事信息系统仅限于人员基本信息维护、将人员名单对接工资系统、考勤轮转以及OA 的流程审批，缺少了现代人力资源管理理念中的过程管理[7]，如招聘入职、培训、绩效管理、年度考核等，尽管是新系统，但依旧保留着传统人事信息的工作模式和管理理念[8]，仍旧停留在人事系统与其他关键系统脱节的状态。

4 医院人事信息管理系统改进建议

4.1 拓展医院人事信息系统过程管理功能

有规划性地对人力资源进行有效的管理及合理的配置，从医院的人才“选、育、留、用”到考核、激励、调整等一系列的过程管理，调动职工的积极性，发挥职工的最大潜能[9]，是医院人力资源的基本要求。而人事信息系统作为医院人力资源管理的重要组成部分[10]，是为医院人力资源精细化管理提供支撑的重要工具[7]。因此，医院的人事信息开发需要不断朝着规划人力资源管理业务流程方向发展，实现员工从投递简历到招聘、入职、合同、薪酬福利、转编、考勤轮转、职称申报、离退等全生命周期的流程化管理，为人力资源管理部门提供预警及提示机制，减少人工的筛选查找，提升数据信息使用的科学性[11-13]。

4.2 提升数据分析的准确性及效率

由于人事信息系统的开发一般由信息技术公司进行开发配置，在进行人事信息系统上线及使用过程中，人事部门提前将常规的、频繁的数据统计项目提供给信息技术公司[4]进行需求的沟通及模块开发，以便在系统上线后可以极大地提高人力资源部门对外提供人事相关数据的效率，也可以让人力资源管理部门从日常重复统计工作中解放，并将精力投入到更高价值的人力资源管理工作中[14-15]。

4.3 增加时间戳管理并及时进行后期更新迭代

时间戳管理可以说是当前人事信息系统的短板，因为涉及的开发工程量较大且复杂，对于人事信息系统的开发成本较高。但由于时间戳管理工作对于医院的人事信息管理工作尤为重要，除流程化的管理外，保留过往人事数据资料，并实现随时导出或备查是医院人力资源管理部门在人事数据维护过程的一大要点，因此，无论是医院实行自主开发人事信息系统或外包信息技术公司，时间戳作为人事信息系统的功能之一必须列入需求说明书中。 由于医院的快速发展，人事信息系统需要具备不断更新字典及架构的情况，因此，能够实现更新快速、使用友好、导入顺畅是人事信息系统的改进方向[16]。

5 人事信息系统应用构想

5.1 人事信息系统共享平台

建立由人力资源部门管理数据来源及标准为主的科研、教育、医务护理及老干共享平台模式，实现全院人事信息唯一且标准化[1]，便于各职能部门进行数据统计及分析，并开放职工自助查询个人基本信息权限，减少院内对人员基本人事信息查询的需求申请工作。

5.2 人事信息系统与教务、科研、职称评聘系统的集成

目前的人事信息管理系统面临科研、教务及职称评聘资格审核的要求时，只能通过简单的信息表格导出进行再次表格信息补充及调整，因此，未来医院的人事信息系统开发方向可调整为将科研、教务及职称评聘常用数据表格导入人事信息管理系统，由人事信息系统按照表格要求筛选相关人员信息，并生成对应的科研、教务及职称评聘规范表格，保证数据的一致性[2，17]。

5.3 多终端畅通职工

目前很多的人事信息管理系统仅开放部分职能处室查阅功能，对于职工查询及更新个人信息仍旧是“孤岛”状态。作为医院职工，需填写申报各类科研、教学、职称表格较多，其中涉及各相关部门审核的个人信息共性强，作为兼具了管理和服务的双重角色的人力资源管理部门，为每一位职工和相关部门提供便捷服务，让职工感受到“办事易”是实现好服务、好管理的体现[18]。

因此，开发独立人事信息系统手机APP 或建设网上自助查询办事大厅，实现职工及管理人员随时查询个人信息[1]、导出具备个人基本信息的申报表、提交作证材料更新信息并由人力资源部门进行核实等功能，既提高职工办事便捷度，也提升了各部门的办事效率。

6 结论

新时代条件下，医院的发展离不开对人力资源管理的新趋势、新思想的掌握和运用，人事信息系统的搭建是医院开展精细化管理的基础，人事信息系统创新也是人力资源的管理创新，不断地提升医院的人力资源精细化及科学化管理程度，寻求新的技术和方法，才能在迅速发展的新时代中保存自身的核心竞争力。