山东龙源新能源有限公司 刘畅

在信息技术快速发展的今天，文书档案工作人员不能局限于传统的文书档案管理观念，需要在管理方式上不断进行理念的创新发展，才能在信息时代更好地促进文书档案管理的发展。要充分意识到过去档案管理中存在的问题，针对这些问题进行信息技术的研究，并有效地将其运用在档案管理工作中，才能在提升文书档案管理工作质量的同时，提升文书档案资源的利用率。

一、企业文书档案管理的相关分析

（一）企业文书档案管理概述

企业是科教文卫事业集中部门，企业文书档案是保存政府信息的重要载体。档案管理记录民众相关信息，随着企业改革发展，文书档案管理制度等发生变化。企业文书档案管理经过长期发展积累了丰富的经验，但当前企业文书档案管理中也出现新的问题，需要积极探索提升文书档案管理质量的有效路径，促进企业健康发展。文书档案是企业发展中形成的庞大资料库，包含通知通告，会议记录等多种类型。文书档案管理是对文书进行分类整理，用严格的标准对各类文书档案系统划分。企业处理问题需要以文书档案为凭证，单位可以参考文书档案中以往事例处理问题。档案收集归纳管理是企业日常工作重要环节，企业进行文书档案管理中要注意信息收集方式。管理人员需要考虑文书档案储存条件，依照相关标准进行档案整理及保管工作。规范化的文书档案管理有助于日后查找，应及时销毁无利用价值的文书档案，保证档案管理工作有效开展。传统档案管理模式无法适应当下文书档案管理的要求。需要利用现代信息技术提升档案管理水平。新公共服务理论思想来源于社区与公民社会理论，运用新公共服务理论进行档案公共服务，可体现公民参与意愿。新公共服务理论有利于政府职能转变，随着我国政府职能转变，文书档案管理也产生新的思路。文书档案管理要将重点放在服务公民，档案管理中公共利益实现需要信息技术为支撑，要积极利用信息技术进行文书档案管理，提升文书档案管理质量。

（二）企业档案特点

在企业运行当中，文书档案具有范围广以及种类多的特点，具有较强的综合性，也因此对档案管理工作提出了一定的特殊要求。具体来说，企业文书档案管理工作的特征主要有：第一，综合性。从类型角度区分，可以将企业档案分为财务档案、设备档案、党务工作档案以及人事档案等等。从资料来源角度区分，则包括有企业业务性文件、企业相关规定以及上级下发的文件等等；第二，专业性。在企业当中，文书档案大多是对工作的反映，具有较强的专业性；第三，保密性。企业当中的文书档案一般只限于内部人员查看，具有较强的保密性。

（三）信息时代文书档案管理的重要作用

新时代发展背景下，企业的文书档案管理工作对于企业的发展具有非常重要的作用。其具体的重要性主要体现在以下几个方面：第一，保障信息保存传递安全及时。根据保存纸张档案的传统做法，企业档案的保管和移交在很大程度上需要人力和物力。根据企业文件信息档案管理模式，应对其资源、时间、距离、气候、温度等同时进行管理，企业文书档案数字化后，储存更为方便、迅速和持久，也可以很容易地提供备份、复制和传输、交换，不取决于人和距离，信息交流更加安全和及时。第二，提升办公效率和质量。传统的纸质管理模式中，企业档案管理更依赖于人力。文件管理信息模式下，对企业文书档案管理进行信息化建设，可实现企业文书档案的制作、储存、转移和共享。第三，实现资源共享和互补。建立企业档案管理信息系统，从企业档案资源的单一系统过渡到信息系统，不仅能提供服务的系统利用因特网信息技术，分享企业各部门的资源并使之相互补充，同时还能确保在企业和企业之间、在国内企业和外国企业之间交流和相互补充档案信息资源，确保档案的准确性和数量以及资源的利用。

二、信息时代文书档案管理工作现状

（一）档案管理制度不健全

《档案法》中要求档案应由本单位的档案部门进行统一化管理[3]。但受企业管理体制以及其他因素影响，企业文书档案管理大多采用分散管理模式，档案管理主要保存企业的文书档案，在管理过程中也没有完全落实统一的标准与保管制度。同时，在信息化时代下以及医改背景下，企业文件的数量越来越多，文件的类型也更为多样，但有关部门没有及时修订文书档案的管理流程与工作制度，使档案管理人员在文书归档整理工作中，需要花费较多的时间与精力。

（二）缺少工作重视

在企业管理工作开展当中，文书档案管理可以说是其中的重要组成部分，其具体管理水平将直接对企业的发展方向产生影响。而在实际管理工作开展当中，很多企业管理人员并没有对该项工作的重要性形成充分的重视，在具体重视程度方面存在不足，并因此影响到了管理水平提升以及企业的全面发展。其中，首先是企业领导层没有对该项工作的必要性与重要性形成重视，也没有充分结合企业实际做好对应标准的制定，并因此无法有效落实管理工作。同时，部分档案管理人员没有对工作的价值形成充分的认识，并因此影响到了具体的档案管理工作积极性以及不同科室在工作当中的协调性以及配合度。这部分情况的存在，会对企业文书档案管理的整体效果与效率产生较大的影响。

（三）文书档案管理流程比较繁琐

文书档案管理工作人员自身综合质量不高，缺乏先进的工作方式，在这种情况下，并不能对档案的管理流程进行有效优化，导致了文书档案的管理流程比较繁琐，在实际工作中就会花费较长的时间，造成了资源的浪费，降低了工作人员工作的积极性，不能适应目前信息化的发展需要。

（四）企业文书档案管理人员的素质有待提高

文书档案管理工作的主要开展者是工作人员，因此工作人员的专业性以及综合素质会直接影响到文书档案管理工作的效率和质量。由于当前企业文书档案管理工作人员职责的混乱，导致文书档案管理效率迟迟无法提升。首先，文书档案管理工作人员身兼数职，而且文书档案管理大多是他们的兼职，因此管理人员会更多将工作重心放在自己的组织工作中，使文书档案管理会处于次要地位。其次，文书档案管理人员的专业性有所欠缺，他们对文书档案管理工作内容以及规范并不了解，因此经常会出现管理混乱、找不到档案或者档案丢失的情况。

三、信息时代文书档案管理的创新方法

（一）让企业人员认识到文书档案管理工作的重要性

认识是所有工作顺利开展的前提和基础，只有企业内的人员认识到档案管理的重要性，才能从根本上提高档案管理的工作质量和效率，落实与档案管理有关的所有政策。作为文书档案管理工作中的一员，要从自身做起，从各个方面规范自己的管理行为、端正自己的工作态度、提高自己的工作责任心。除了文书档案管理工作人员，各部门领导要起到模范带头作用，由上而下地摆正态度，正确对待文书档案管理工作。另外，各企业要建立起专门的文书档案管理部门，聘请专业人员进行管理，杜绝一人身兼数职的情况出现。

（二）强化管理意识，提高管理水平

第一，基于新形势下企业文书档案工作的开展趋势，结合具体的工作情况，科学检验文书档案工作制度，并应当在总结经验的基础上，定期对档案工作制度的内容作合理的修订和补充，同时，还应维护文书档案工作制度的稳定性与严肃性，通过不断的努力和实践，逐步建立和健全具有本企业特色的文书档案工作制度。第二，管理层应转变工作理念，主动作为，深入了解国家对企业文书档案管理的各项规定和要求，认识到文书档案具备的参考、凭证、决策、教育、文化等多元价值。同时，推动文书档案管理从服务性工作转变为重大责任性工作，由分管行政的领导负责并纳入年终考核，以提高对文书档案管理工作的重视程度。第三，通过各种形式，充分利用重大事件节点，宣传文书档案“集中收集统一管理”的原则，用正、反两方面的典型事例强化管理主体和利用主体的档案意识。第四，基于文书档案管理趋势与特征，实行自下而上的管理流程优化机制。定期对文书档案管理的模式、内容和应用进行评估。评估主体为管理层、文书档案工作人员和各职能部门，了解各个层面对文书档案管理的需求，运用层次分析法对评估结果进行排序，以便之后逐步改进。

（三）完善企业文书档案管理制度

为了更好地解决企业文书档案管理中存在的问题，提高企业文书档案管理效率，有效控制企业文书档案管理的风险，应进一步修订企业文书档案管理制度，更新企业文书档案管理标准，优化企业文书档案运转细节，保证企业文书档案管理的科学性。首先，建立健全企业文书档案管理制度，全面完善企业文书档案管理流程，企业各部门分管领导、科室负责人、专兼职档案员应当形成明确的责任分工，把工作重点放在企业文书档案的收集整理过程，强调在保证企业文书档案质量的基础上开展好具体的企业文书档案管理工作。同时，要根据企业文书档案信息化运转的需要优化档案处理流程，明确归档范围，确定各类企业文书档案保管期限，及时做好收发文工作，建立健全内部文件的批阅流转机制，拟定企业文书档案题名，科学做好编目，确保企业文书档案管理工作的正常运转。

（四）提高文书档案管理人员的综合素质

由于当前文书档案管理工作人员的综合素质有极大的提升空间，所以文书档案管理部门要定期对部门内的工作人员开展培训。要让所有工作人员都能紧跟时代发展的脚步，不断更新自己的文书档案理论知识。为了提高培训质量和培训效率，企业一定要抓住所有可用的机会。例如，在对文书档案管理人员进行职业规划时开展相应的培训更容易让工作人员接受，效率也会更高。除了定期培训，文书档案管理部门应面对社会和学校招聘具有专业知识的文书档案管理人员，招聘的人员如果具备一定的专业知识储备，就能在工作过程中避免许多不必要的麻烦以及误会。除了文书档案管理方面的理论知识，部门还要定期对工作人员开展思想政治培训，不断提高工作人员的思想政治水平，促进他们更好地为企业以及人民服务。

（五）网络加持，构建平台

数字化管理必须拥有网络技术的加持才能全面改善略带“原始”的管理模式。在新的形势下，文书档案应用数字化管理后，不仅需要依托网络技术，还需要各个管理部门的相互配合、互通有无，以保持信息的实时性传递和交流，这样可以使系统内各部门在不断加强信息速递和交流的同时，也能有效缩短信息筛查的时间。以此为契机，可制定整个管理部门的信息速递机制，并完善文书档案管理平台的搭建，实现数字化管理远程交流和传递的有效方式。

（六）加强档案信息化建设

在互联网时代，企业文书档案管理工作也应该与时俱进，采用现代化、智能化的档案管理手段去提高企业文书档案管理的效率。企业可以委托第三方机构或者联合自身技术部门开发与完善档案管理信息平台，将现代信息技术应用于企业文书、档案、分类、收集编制等工作中，去弥补人工管理方式的不足，也可以有效减轻文书档案管理人员的工作压力，企业内的科室可以利用现有的信息管理平台查找与使用文书档案，可以使企业文书档案管理工作更高效地服务于临床诊疗活动。企业可以基于B/S技术结构设计档案管理信息系统，对档案管理人员、系统管理人员、内部高级用户、内部普通用户以及外部访问用户赋予不同的权限，例如档案管理人员拥有对整个档案管理信息系统管理与维护的权限，内部普通用户只有档案查询即直接访问的权限，而外部访问用户则需要在申请通过后才可进行访问；个人用户档案查询功能仅有个人档案查询、个人档案打印，管理员档案查询功能在此基础上还有批量查询、数据分析功能。将现代信息技术应用于企业文书档案管理中可以提高文书档案管理人员的工作效率，也有利于实现企业文书档案智能化与现代化管理，例如管理人员在工作过程中可以利用电子文档、电子照片等提高管理效率。

四、结语

在现代化信息时代发展背景下，企业为了促进自身的健康发展就需要提高对文书档案管理工作的重视，将这一管理作为企业管理工作中的重点。同时，及时有效地结合信息化技术融合到其中，保证文书档案管理工作能够得到全面的提升。由于企业的文书档案管理工作存在较多的问题，只有改变当前的管理模式，才可以保证文书档案为企业未来发展起到积极的推动作用。