档案统计年鉴编制工作的现状及对策

2020-12-23吴瑾

档案与建设 2020年10期

吴瑾

摘要：档案统计年鉴是档案事业发展成就与不足的集中展现，编制档案统计年鉴具有重要意义。文章从档案统计年鉴的概念出发，在调查我国档案统计年鉴现状的基础上，分析了档案统计年鉴缺失的原因，阐述了编制档案统计年鉴的必要性，最后提出加强我国档案统计年鉴编制工作的四点对策。

关键词：档案统计年鉴；档案统计；档案年鉴

分类号：G273

Status and Strategies of Compilation Work of Archival Statistics Yearbook

Wu Jin

（School of Information Management， Nanjing University， Nanjing， 210023）

Abstract：Archival statistic yearbook is of great importance in the development of archival undertaking. Starting with defining the concept of archival statistical yearbook， then the investigation of the current situation of archival statistical yearbooks in China， this paper analyses the factors leading to the absence of archival statistical yearbook. Further， by differentiating and analyzing archival statistical yearbook from other related things， a conclusion is drawn that theres the necessity of the existence of archival statistical yearbook. Ultimately， by combining relevant policies and facts， suggestions are addressed in four respects hoping to promote the development as possible and feasible strategies of archival statistical yearbooks.

Keywords：Archival Statistical Yearbook； Archival Statistic Work； Archival Yearbook

檔案统计是档案工作的重要环节，也是统计事业不可或缺的部分。档案统计年鉴作为档案统计工作的重要成果，能集中展现档案事业发展的成就与不足，为档案部门的信息公开提供渠道。但目前我国档案统计年鉴的编制工作仍存在问题，档案统计年鉴普遍缺失的现状也与档案事业进一步发展的需求相矛盾。因此需要深入分析原因，采取相关对策加强档案统计年鉴的编制工作，从而促进档案统计与整体档案事业的优化发展。

1档案统计年鉴的概念

在当前研究中，对档案统计年鉴的概念尚未有明确界定。从年鉴分类来看，档案统计年鉴属于统计年鉴，具有以统计图表和说明为主要表现形式，通过高密度的统计数据来全面、系统、连续地记录主体各方面发展情况[1]等特点。同时，档案统计年鉴也属于档案年鉴，可以作为档案事业的专业（行业）年鉴，全面、系统、客观地反映档案事业的发展情况、技术应用和所取得成就等方面内容[2]。

因此，档案统计年鉴是档案年鉴和统计年鉴的交叉产物，兼具档案年鉴的专业性质和统计年鉴的图表形式，故档案统计年鉴是以图表和说明为主要形式，汇编档案事业统计数据，集中反映档案事业年度发展情况的大型专业工具书。

2编制档案统计年鉴的必要性

2.1现有统计年鉴与档案年鉴缺乏全面详尽的档案统计信息

虽然档案统计年鉴既属于统计年鉴又属于档案年鉴，但就内容而言，已有的统计年鉴与档案年鉴缺乏全面详尽的档案统计信息。

统计年鉴中最具有代表性的为各地综合统计年鉴。综合统计年鉴内容涵盖经济、社会等诸多方面，为兼顾内容的全面性，对各方面发展情况的描述仅会采用最重要、典型的指标，量表数量控制也较为严格，具有概要性。以《中国统计年鉴2019》中的档案事业统计信息为例，该部分仅包含“国家综合档案馆基本情况”与“档案馆机构和人员情况”两张量表，共设置14项指标。这些指标简洁明确，涵盖了档案机构和人员情况、档案实体管理情况、档案信息开发利用情况、档案基础设施情况等档案事业发展的基本方面，但仅靠这些指标无法详细反映档案事业各方面的发展细节。

同样，一般档案年鉴多以文字记述为主，以“基础信息+大事要闻”[3]的形式，详尽介绍了该年度档案工作的各方面情况，体现档案事业建设和发展的新成就、新特点和新亮点，是档案事业的编研成果。但只有部分档案年鉴会附上相关统计资料，如《中国档案年鉴》第十四章，但篇幅也仅占十几页。相较文字，数据图表有着更简明、直观、生动的特点。大多档案年鉴仅采用文字记述的表达形式，不足以满足各方获取档案事业发展情况的需求，但若将档案统计信息以独立一章加入档案年鉴，出于篇幅考虑，内容也无法详尽，同时由于档案年鉴多为纸质出版物，出版数量少，也将增加档案统计信息的获取难度。

在此情况下，编制档案统计年鉴就极具必要性。不同于统计年鉴与档案年鉴，档案统计年鉴作为独立的档案事业的专业统计年鉴，其报表设置和指标选择能兼顾到档案事业的各方面，可对各级各类档案机构的各项工作情况进行详尽揭示。与此同时，档案统计年鉴的内容也与时俱进，除传统指标外，电子档案的开发管理和利用、数字档案馆的建设情况等，都是档案统计年鉴内容的重要组成部分。在此基础上，档案统计年鉴能填补统计年鉴和档案年鉴在内容上的缺口，全面翔实又生动直观地展现档案事业的发展情况，从而直接满足社会各界的利用需求。

2.2档案统计年鉴具有重要的评估、资政、社会作用

档案统计年鉴以数据图表的形式系统详尽地记录了档案事业的年度发展情况，使人们能够更加直观地了解档案工作各部分各阶段的进展情况和档案事业的整体发展现状，同时也为档案工作者及研究者对档案事业的发展进行量化评估、总结出档案工作的成果和不足提供内容基础。

同时，档案统计年鉴能作为领导者和决策者制定档案事业相关工作计划及规章政策的重要参考依据，为决策提供历史发展数据的支撑，且在一定程度上，档案统计年鉴也能够对档案工作的具体落实起到督促作用。另外，档案统计年鉴的编制发行，也是档案事业公开化、透明化的体现，有利于提高社会档案意识，加快档案资源的开发进程，促進档案工作的全面开展，具有广泛的社会作用。

3档案统计年鉴的编制现状与分析

3.1档案统计年鉴的编制现状调查

为获取具有代表性和全面性的调查结果，笔者于2019年12月2日，分别在知网年鉴数据库、读秀和中国国家图书馆网上以“档案统计年鉴”为题名进行检索，均无符合要求的检索结果。在此情况下，更改检索策略，分别以与主题相关的“档案年鉴”和“统计年鉴”为题名进行检索，在读秀上分别得到58条和14176条匹配结果。

以权威性和代表性为筛选原则，进一步对“档案年鉴”的检索结果进行筛选，最终确定省级以上地区范围的档案年鉴为分析对象，统计结果详见表1。可看出，档案年鉴多由国家或当地档案行政管理部门独立负责编制，再通过不同的出版社对外出版发行或仅供内部印发学习。就目前调查结果来看，各类档案年鉴总体种类较少，且已有的档案年鉴大多不包含统计资料，出版均具有较为严重的不连续性和滞后性。另外，档案年鉴的可得性和传播性较差，多为纸质工具书且仅为少数图书馆所藏。档案年鉴供公众获取的途径少、难度高，其社会作用自然难以发挥。

同样选取“统计年鉴”检索结果中省级以上地区范围的综合统计年鉴，并从中筛选出内容包含档案事业统计信息的进行分析，结果详见表2。可知，共有10种综合统计年鉴包含档案事业统计信息，在32个省级行政区的综合统计年鉴总数中占比过少，且各地开始将档案事业统计信息纳入综合统计年鉴内容编制的年份不一。但综合统计年鉴的编制具有良好的组织性，多由国家统计局牵头组织并监管，各地方统计局着手开展当地具体的统计调查和年鉴编制工作，且综合统计年鉴的出版发行有规律、及时，可供公众通过网络查看，获取性强，社会效应广泛。

除此之外，笔者于2019年12月2日，在国家档案局官网和各省级档案局网站上进行检索，发现国家档案局官网会不定期公布全国性的档案统计简报或摘要，也有部分地区的档案局网站会公布该地区年度性的档案事业统计摘要，如山东省和江西省等，但内容多为概述性数据。

通过调查，笔者发现，我国尚未形成专门、独立的档案统计年鉴。要获取系统的档案事业统计情况，需前往相关的档案年鉴、统计年鉴或档案局官方网站中寻找。但档案年鉴和包含档案事业统计数据的综合统计年鉴也存在诸多不足，且上文已提到，档案年鉴和统计年鉴已无法满足档案事业的发展和社会对档案事业全面公开的诉求。档案统计年鉴缺失的现状与社会和档案事业进一步发展的需求相矛盾。分析并解决这一问题，全面发挥档案事业统计数据的作用，正是编制档案统计年鉴的重要意义所在。

3.2档案统计年鉴缺失的原因分析

（1）档案统计信息公开意识不足

档案统计信息能展示档案事业的发展情况，是重要的政府统计信息资源。我国对统计信息的规定主要见于《统计法》，但现行法律几乎没有针对政府部门应承担的统计信息公开责任和提供相关服务责任的规定[4]，从而导致政府部门普遍对统计信息公开的认识不足，相关工作进度缓慢。2018年6月国家档案局办公室印发了《关于进一步加强和改进档案统计工作的意见》通知，其中提到要“扩大统计信息共享”[5]，但并没有相关的档案法规包含对统计信息公布的详细规定。实际上，目前根据全国档案事业统计年报制度所形成的体系化的各级档案事业统计年报，是编制档案统计年鉴最为直接、也是最有帮助的数据来源和参考资料，但由于档案行政管理部门公开统计信息的意识薄弱，各级档案事业统计年报并没有被充分利用，最终造成统计信息公开总量的可提供性、满足性和及时性不足（档案统计信息分散、公开信息量少、公开不及时导致不足以满足公众需求）。在此情况下，想要形成发行及时、内容完备的档案统计年鉴无异于临渴掘井、临难铸兵。

（2）档案信息编制组织力度不足

虽然档案统计年鉴和档案年鉴存在着诸多不同，但档案统计年鉴和档案年鉴都属于档案信息的编研成果，都需要档案行政管理部门统筹内部相关部门和人员将已有的档案信息搜集、整合、加工，最终形成反映档案事业年度发展的书面资料。从档案年鉴的编制和出版情况可看出，国家和各地区之间就档案信息的编制事宜尚未形成统一的规范和标准，这项工作也缺乏一致的领导和规划。全国性的档案年鉴由国家档案局或中央档案馆组织编制，地区性的档案年鉴的编制工作则由当地档案行政管理部门决定是否开展，其中不开展的占绝大多数，开展的则“各自为政”，彼此间不相联系。相比之下，综合性统计年鉴的编制工作则由国家统计局统筹领导、协调、监督，并制定统计政策和规划，各地方统计局按照国家统计局的要求部署安排统计年鉴相关编制工作。具体表现在各省级行政区的综合统计年鉴均由当地统计局和国家统计局在各地的调查总队负责编制，且均由统一的中国统计出版社出版发行。档案行政管理部门对档案信息编制的组织力度不足，缺乏统一的规划和领导，是导致档案年鉴种类少、编制出版差异化大的重要原因之一，同时也间接造成了档案统计年鉴的缺位。

（3）档案统计工作受重视程度不足

编制档案统计年鉴最基本的条件是具备准确、翔实的档案统计信息，这就必然需要全面深入地开展档案统计工作。但与其他档案工作的基础业务相比，档案统计工作受重视程度相对较低。这点从档案工作的考评机制即可管窥。以江苏省对档案室档案统计的考评为例，其标准主要来自《江苏省机关团体企业事业单位档案工作规范》测评和全国档案事业统计年报工作情况通报。测评被划分为92条细则，总分值120分，但涉及档案统计的仅有建立统计台账、统计数据准确和按要求及时准确报送统计报表3条，分值2分，仅占整个考核的1.67%[6]。对档案统计工作的重视程度不足，使得档案统计工作本身就难以全面深入地开展，编制档案统计年鉴的工作自然也无法提上日程。

4加强档案统计年鉴编制工作的对策

4.1加强档案统计工作，确保统计工作及时开展，统计数据完整、准确

档案统计工作高质量地开展是编制档案统计年鉴的基本保障，统计工作所提供的准确完整的数据是统计年鉴的核心内容。档案行政管理部门要从根本上认识统计工作的重要性，加强档案统计工作，包括制定档案统计工作的相关制度、设立统计工作考评机制、定期对档案统计人员进行专业培训、与其他业务部门增强联系等，以确保统计工作到位。

4.2加大统计信息公开力度，提供网络电子资源

在国家档案局发布的新版《全国档案事业统计调查制度》的通报中，国家档案局计划在数据收集汇总审核完成后，更加全面地公布统计数据，以满足社会各方面对档案统计数据日益增长的需求[7]。档案行政管理部门需加大统计信息公开力度，及时、全面地公布档案统计信息，在此基础上推动档案统计年鉴编制工作的开展。目前，政府信息公开多借助政府官网、微博、微信公众号等网络平台，相比印刷出版的年鉴存在的出版周期较长、信息共享滞后等缺点，在该类平台上公布档案统计年鉴的电子信息资源更利于读者及时、方便地查看所需信息。另外，由于年鉴编纂时间较长，档案行政管理部门可在网络上定期更新统计简报或摘要，确保数据时效性。

4.3加大组织力度，充分利用档案事业统计年报

档案统计年鉴的建设需要档案行政管理部门的领导和支持。加大组织力度，将档案统计年鉴工作纳入档案工作的计划中，能直接促进编制工作的开展。同时，要充分利用档案事业统计年报中的原始统计数据作为档案统计年鉴的数据来源。档案事业统计年报已对档案行政管理部门准确掌握档案事业基本情况、对档案事业进行科学管理起到了重要作用[8]。但由于《全国档案事业统计年报制度》主要作为档案事业内部的行政管理手段而实施，全国及各地区的档案事业统计年报也多作为档案事业内部考核和使用的统计成果，其作用未能被充分发挥。若将档案事业统计年报的报表和数据再次编辑、整合、分析，在推进档案统计年鉴编制工作的同时就能使档案事业统计年报有了除内部使用之外的、服务公众的作用和意义。 4.4制定统一标准，形成档案统计年鉴体系档案统计年鉴的编制需要统一的标准，只有对档案统计年鉴的数据来源、内容架构、指标体系、编制周期、发行范围等作出基本规定，才能实现不同地区档案统计数据的横向可比较。在统一标准的指导下，档案统计年鉴的编制工作才可得以更普遍地开展，从而逐步形成档案统计年鉴体系，更好地发挥档案统计年鉴的作用，促进档案事业的全面发展。从档案统计年鉴出版发行的情况来看，目前我国尚未形成独立专门的档案统计年鉴。但由于档案统计年鉴具有不可替代的内容和作用，加强档案统计年鉴的编制工作变得尤为重要与紧迫。为此，档案统计部门需加强档案统计工作，确保档案统计工作的及时、统计数据的完整与准确；加大统计信息公开力度，提供统计信息的网络电子资源；加大组织力度，充分利用档案事业统计年报；制定统一标准，形成档案统计年鉴体系。