王利钧

摘 要：行政单位档案属于特殊性质的档案资源，在互联网背景下探讨档案管理的科学性与创新路径，将有助于行政档案发挥更重要的共享价值。研究首先对“互联网+”背景下行政单位档案管理的创新价值展开分层探讨，同时从行政档案管理理念、管理队伍素质、数字档案安全等层面阐释了行政档案管理现状，最终提出可执行长效化的创新机制，即：落位“互联网”，优化档案管理理念;瞄准“高素质”，加强管理团队建设;规范“信息化”，建构资源共享平台。

关键词：行政单位;档案管理;创新机制

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.27.073

近年来，互联网+理念在档案管理领域的应用，是互联网新业态下对档案管理工作创新的新思考、新探索。近年来，国家提倡“互联网+政务服务”复合办公模式的推广，逐步实现了电子政务转型发展，政务服务能力全面提升。在档案管理工作中，适应行政单位电子办公需求，传统档案管理正在逐步向综合信息档案管理过渡。当前，不少行政单位依然在管理理念、管理意识、管理效能层面存在条件制约，怎样充分利用信息化技术来提高行政单位档案管理工作的水平和效率，正在成为档案管理理论研究的重心所在。

1 “互联网+”背景下行政单位档案管理的创新价值

互联网场域下，行政单位办公正在向集约化与高效化转变，其对信息化技术应用于档案管理中的方法创新形成宏观导引。

1）保障行政档案工作的完整性。互联网+背景下，行政单位文件与档案管理获得更大的信息化平台支持。这种条件下，所有流程均在网上流转，环节均有严格控制，工作时间由服务器统一记录，所有情况均有跟踪记录，所有修改都有痕迹保存，尤其是所有的数据均有完整化的保存，能够做到有据可查。目前不少行政单位都在引入OA办公自动化系统，逐步实现发文公文流转、收集一体化。同时，档案管理资源库的建立，为文档从生成、收集、加式、利用、自动备份到归档、整理、编目、鉴定、销毁整个生命周期都提供了纳入终端，这不仅是全覆盖的资源管理，更是全过程管理流程的疏通。

2）强化行政档案管理的效率值。从传统视角来看，行政单位档案管理以人力为主要处理力量，由于档案信息繁复、时间耗费较长，故而低效已经成为行政档案管理的固有标签。在互联网+背景下，现代信息技术快速发展与应用，为办毕文件实时逻辑归档提供了方法保障。这种条件下纸质文件归档，以“件”为单位进行整理，取消了原先以“卷”为单位归档过程中的整理、组合、装订等一系列繁琐的工作，最大程度地提升了行政档案处置的效率。此外，信息化目录的建立，进一步保障了档案即时搜索、科学化整理的需求。

3）实现行政档案资源的共享性。行政档案资源在某种程度上具有借鉴价值或查阅需求，很多文件档案体现了行政单位在某些领域的政策导向，对于生产生活与经济发展具有指导作用。传统纸质档案由于受到管理形式局限，优势资料无法实现共享，档案利用效率低。如果将行政档案管理置于互联网技术支持下，且利用局域网VPN 技术将各应用范围内电脑连接起来，就能实现连接系统内的文件资源共享。每个有应用权限的办公室都能在电脑上实现“足不出户、资料共享”，整个过程轻松简单，速度快，遗漏情况少，大大提高行政档案资料的利用效率。

2 “互联网+”背景下行政档案管理创新的内在驱动

1）行政档案管理理念创新滞后。充分利用信息化技术来管理文书档案是提高文书档案管理工作水平和管理效率的重要方法之一。不过在实际档案管理过程中，决策领导层没有将档案信息化管理置于突出重要位置，很少准确认识到信息化技术在文书档案管理工作的作用。如此情况下，很少有管理者主动在管理理念上拓展思路、深入思考，档案管理工作依然陷于传统模式中，对于档案管理效率及严谨性等问题的破解缺乏有效手段，严重影响了档案管理资料的应用。

2）档案管理队伍素养亟待提升。从管理工作来看，大多数档案经过复杂的流程后，办公效率被拉低。很多档案管理部门在形式上虽然置辦了计算机等信息化设备，但实质上由于管理人员素养及意识习惯问题，档案管理信息化程度有限，很难在对大量纸质档案的收集、鉴定、整理和利用工作的过程中体现出信息化技术的优越性。尤其不少管理者尚未完全掌握信息技术，对重要档案的电子备份意识不强，导致档案管理工作效率受限。

3）数字资源共享存在安全隐患。数字档案资源的管理具有双面性，一方面其相比纸质档案更加便捷，但另一面却涉及了档案管理的安全性问题。鉴于电子数字档案的共享性，能够获得权限阅读使用电子档案的群体较大，存在被人拍照传播或编辑修改的可能性，这使得档案资料真实性、准确性等受到质疑，难以精准辨认。这显示了数字资源档案管理在安全保障层面的矛盾性，也为档案信息化管理研究者提出新的研究课题。

3 “互联网+”背景下行政单位档案管理的创新机制

行政档案在档案资源中占据极为重要的位置，其价值属性较为显著。但如何破解传统档案管理转型问题，还需针对目前存在问题，展开针对性探讨论证施策，逐步建立可执行、持续化的全新管理机制。

1）落位“互联网”，优化档案管理理念。互联网+背景下，行政档案管理必须落位于互联网技术支持下，工作开展的思维理念也必须要与之相吻合。唯有以现代信息技术为载体，以现代信息管理理念为引导，充分利用现代信息技术的优势，才能不断提高行政档案管理的效率。一是要放低姿态，深化对文书档案管理的认识，坚持以信息化引领档案工作，坚持以技术化支持档案管理工作，，有计划、有目的地开展行政档案信息化管理工作;二是要专项投入，增加行政档案管理工作的资金投入，坚持将现代信息化设备应用到行政档案的管理工作中，合理简化资料收集、分类和整理，逐步实现档案管理数字化和信息化。

2）瞄准“高素质”，加强管理团队建设。行政档案管理的主体素养高低，直接决定管理工作开展的质量。一是要培养互联网思维，要求档案管理人员对档案业务特性进行关键信息抽取，不断使得行政档案发挥更大价值;二是要培养生涯规划意识，档案人员要主动创造机会接受培训，不断提高计算机信息应用能力，有效应对档案信息化管理工作问题，切实提高档案管理工作水平;三是要培养档案管理适变能力，即在不断变化的社会经济环境下，摈弃传统的档案资料管理方式，不断加大档案管理资料的开发，不断加强信息技术在档案管理中的应用，提高档案管理的信息化水平，让行政档案发挥更大资源价值。

3）规范“信息化”，建构资源管理平台。行政档案管理要立足互联网技术支持，对原始档案的内容、技术或服务利用加以整合或改善，收集档案数字化后进行深加工，实现数字档案应用增值。要本着安全应用的角度对行政档案管理，建立三大档案管理平台。一是建立档案处理平台，即根据档案情况进行初步加工设计，以便完成搜集和整理行政档案资料工作，尤其在文件录入、修改、删除等方面实现规范化;二是建立档案存储平台，要通过创建预归档管理和档案管理两大模块，利用信息化技术将有保存价值的文件档案按分类转存归档，以确保其文件的完整性;三是建立档案安全查询系统，可创建档案利用和“我的工作台”模块。一方面通过档案利用模块对电子文件浏览、下载、打印，对电子文件实施在线借阅申请及添加至收藏夹等操作;另一方面通过“我的工作台”模块，管理系统用户的收藏夹及消息，设置上传下载等任务，保障行政档案资源安全应用与共享。

参考文献

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