余岚

（福州市规划设计研究院，福建 福州350000）

建筑行业高速发展的同时，相应提升了对工程档案的管理要求，导致工程档案管理面临较大的挑战。如果仍然采用传统管理方式，将无法确保工程档案建设效率和质量。随着计算机信息技术的发展，从根本上改变了建筑工程档案管理模式和方法。将信息化技术应用到工程管理全过程中，能够明显提升管理效率与质量。

1 建设工程档案信息化管理现状

1.1 工程档案数字化管理不足

在建筑行业现代化发展进程中，相应提升了建筑工程档案管理工作的发展速度，产生了大量工程档案信息。当前，多数工程档案都采用纸质存储方式，数字化管理力度不足。所以对现存档案进行信息化、数字化处理的难度比较大。传统纸质档案存储时间较长，所以必须确保存储环境的安全性，避免档案出现虫蛀和受潮问题。然而即使确保纸质版档案存储设备完善，但是由于多次查阅等问题，极易导致档案原件受损，影响档案的管理与应用。鉴于此，必须开展工程档案的数字化管理。

1.2 信息化质量较低

建筑工程档案缺乏信息化管理机制，由于工程各参与方都属于工程档案资料的制作人员，所以档案管理效率质量会直接影响工程档案原始资料的完整性，还会对档案信息化管理造成阻碍影响。档案信息化管理主要包括目录信息化和全文信息化。如果档案编排不完善，目录与实际信息不相符，信息失真问题严重，即使采用信息化管理手段，也无法达到理想化的管理效果。所以，工程各参与方必须形成规范化的档案管理，以此提升档案信息化管理水平。

1.3 档案使用效率低下，便民化不足

对于建设工程档案管理来说，在查找具体工程项目档案时，查询人员必须到城建档案管理部门，凭借有效证件才可以查阅。应用部分工程档案经过多次流转，最终存储到档案管理部门，导致档案完整性受到影响。查询人员可能无法获取建设工程的原始档案资料，相应降低了档案使用效率。

2 建设工程档案信息化管理措施

2.1 强化档案信息化管理意识

为了不断提升建设工程档案信息化管理水平，首先需要强化档案信息化管理意识。企业领导人员必须不断提升工程档案管理的重要性认识，确保档案管理人员全面负责管理工作，从根本上提升档案管理效率。工程档案信息化建设中，应当正确认识到工程档案管理对于企业发展的影响，转变传统的档案管理理念。围绕新时代发展要求，通过信息化技术、互联网技术，不断创新工程档案管理模式和建设方法，以此促进工程档案信息化建设水平的提升。

2.2 加大工程档案信息化管理的资金支持力度

当前，多数企业对于档案信息化投入力度不大。由于档案管理在企业管理事项中占据重要地位，会直接影响企业工程建设情况。然而，大部分企业没有意识到工程档案管理的重要性，并且认为工程档案无法创造经济价值，对企业的发展效益帮助不大。所以在现代企业管理工作中，对于工程档案管理的投入力度不足，导致工程档案管理存在较多问题，没有深入落实和践行管理制度，也影响了工程档案管理对企业发展的推动作用。对于工程企业来说，应当将建设工程档案的资金投入纳入到年度预算当中，不断提升基础设施建设的投入力度，注重服务器、扫描仪、计算机等信息化设备的优化配置。

2.3 建立和完善建设工程档案数据库

通过建设档案数据库，能够通过建设工程档案数据库提供工程概况、技术工艺以及质量管理等材料，确保使用人员及时查阅相关信息，不断完善档案信息服务系统的各项功能，实现档案信息资源共享。

2.4 开发工程档案管理软件

对于建设工程档案管理部门来说，应当研发一款工程档案管理软件，联合信息技术和档案管理特点，对档案管理专业软件开发工作进行完善，以此提升档案管理的信息化水平。对于建设工程档案管理来说，应当注重信息化设备和软件的优化配置，提升档案管理的网络化水平和信息化水平。现阶段，随着网络普及率的不断提升，在研发工程档案管理软件时需要充分应用到网络技术，深入挖掘和利用档案资源，通过网络开发信息资源，不断扩大信息存储量。通过研发档案管理软件，可以提升档案信息化管理质量，还能够改变现有经济结构，充分发挥出工程档案信息资源的作用。同时确保工程档案管理信息化建设，联合工程管理的实际特点，开发和建设档案管理应用平台。

2.5 提升档案信息的安全性

在开展工作档案信息化管理的过程中，必须强化安全意识，以此维护档案信息的安全性。在档案管理工作中，信息安全属于重要内容，因此，需要通过各项措施消除安全隐患和漏洞。立足于工程档案管理系统特点，提出相应的预防控制措施。管理技术人员可以通过信息审查、网络访问权限控制等方式，不断提升网站平台的维护力度，消除安全隐患。信息系统应当采用自动化防护措施，以免泄露信息内容。同时，档案信息安全还需要发挥出技术作用。在信息技术发展过程中，不断提升技术专业化水平。为了维护档案管理系统的安全性，不仅需要提升自身预防控制能力，还需要通过各项技术措施，开展信息安全的专业化管理。

2.6 注重档案管理的信息化人才

为了实现建设工程档案管理信息化，必须发挥出技术人员的支撑力量，不断提升档案管理人员的技术水平。对于企业来说，应当组织档案管理人员参与到业务能力培训与计算机操作能力培训活动中，并且为管理人员提供学习机会，以此提升档案管理人员的专业化水平。

通过提升档案管理人员的专业能力，能够使其在具体工作中积累丰富的经验。然而需要注意的是，在建设工程档案管理工作中，人员调度比较频繁，会在一定程度上影响工程档案管理的连续性，所以必须确保档案管理队伍的稳定性，不断提升档案管理效率和质量。

2.7 注重档案管理与信息技术融合

在建设工程档案信息化管理的过程中，必须考虑到工程档案管理的重要内容，不断提升档案管理的信息化水平。对于建设工程档案管理工作来说，应当建立大数据平台，对建设工程档案管理的数据信息进行开发利用。通过信息化技术深度挖掘数据，以此凸显出建设工程档案管理的功能。同时，档案管理部门还应当随时了解工程建设施工情况，通过档案为工程管理提供参考依据，提升工程档案的利用率。

3 结束语

综上所述，在时代快速发展过程中，工程建设行业必须注重建设工程档案管理工作。信息化技术的发展，为工程档案管理工作带来新的发展机遇，所以企业应当不断深化改革，转变传统档案管理理念，建立和完善系统化工程档案管理体系，并且注重培养档案管理的信息化人才，这样才能确保整个档案管理工作的实效性。