沈素华 丁翔

关键词：高校  基建档案  信息化管理  探索

一、  引言

某职业技术学院是全国首批、安徽首所国家示范性高等职业院校和国家高职高专人才培养工作水平评估优秀院校，2019年入选中国特色高水平高职学校建設单位，由于学院的快速发展，给基建档案管理提出了更高的要求。

 表1（单位：万元）

从表1可以看到，学院基建项目数量和基建项目投资金额呈逐年增加态势，而且随着高校信息化建设步伐的加快，基建档案管理水平的提高和管理方法的改革创新势在必行。

二、目前所面临的主要问题

（1）学院的快速发展与传统纸质档案管理的低效率形成矛盾。基建工作时间紧、任务繁重，事务、流程既具体又繁杂、环环相扣。而传统纸质档案的管理费力、费时、滞后。

学院基建工程管理中各工作内容的流程，涵盖前期工作、建设实施、竣工验收3个阶段，共计立项审批、勘察设计、项目报建、工程招标、合同管理、质量控制、安全管理、工期控制、变更控制、资金管理、竣工验收、决算审计、资产交付13项资料归档是学院当前迫切需要解决的问题。某职业技术学院项目管理流程图如表2：

表2

基建档案资料主要在项目管理过程中产生，在上述的项目管理流程中，每个工作环节都会产生基建档案资料，项目建设期少至几个月，长至几年，这期间海量的纸质信息，需要人员及时去收集、整理和归档，加上这期间如果有档案人员的岗位流动，很容易造成责任不清和纸质资料的不齐全甚至遗失。

（2）由于受到人员编制等条件限制，基建档案管理人员是兼职的，再加上基建工作人员队伍流动性大，收集、整理和归档稍不及时，就会造成纸质资料的不完整、不规范，甚至遗失。

（3）与新时代的发展要求不适应。中国特色社会主义进入了新时代，传统的、陈旧的观念与新时代的要求、学院的快速发展的要求越来越不相适应。基本建设工作，从业务事项的性质和涉及金额来看属于“三重一大”业务事项，属于重点监控对象，对基本建设工作的各种检查接连不断，纸质基建档案管理效率低、工作量大，无法快速整合业务信息并共享。

三、针对以上的问题，对应的措施如下

（一）完善学院基建档案管理制度

依据国家法律、法规及学院基建工程实际，建立有效的基建档案管理机制，约束学院基建工作人员和施工方的行为，保障基建档案管理工作的有效落实，确定各参建单位履行基建档案移交的责任。

（二）学院加大基建档案信息化的资金投入

（1）在硬件上增加了打印机、扫描仪、复印件等设备，达到人手一台计算机的配置。

（2）增加软件投入18万元。基建信息化管理要求对纸质档案、声像档案等各种载体的档案和现行文件进行数字化处理和存储。学院2019年通过某市公共资源交易中心公开招标采购了基建信息化软件，对基建项目管理的全过程包括项目立项、前期管理、设计管理、招标管理、合同管理、施工管理、变更签证管理、付款申请等，基建信息化平台是以项目管理流程为主干，日常办公电子化为辅，创建信息化平台总体框架，便于工程项目全过程监管，它具备工程管理全过程每个阶段的操作界面，以网络信息技术为基础，通过工程项目各参建单位共同参与，实现所有业务信息共享，利用计算机软件对电子图象进行分类存储、上传，基建档案信息自动检索、自动推送、数据统计。为基建档案的收集、保管、利用提供了操作上的方便。

（三）加强档案业务培训

转变传统观念，掌握设备操作维护技能，学院内培训与学院外培训相结合，提高管理人员的专业素养。

（四）建立统一的数据平台，全过程跟踪管理

开发了基建信息化管理软件后，建立起与归档单位（设计、施工、监理单位等）之间的信息化沟通，在基建信息化软件上对施工和监理档案管理人员开放端口（给予他们适当的权限），实现对建设项目立项、规划设计、报建、预算、招标、施工管理、竣工交付以及竣工结算等全方面的信息化管理，并能够对建设项目所有过程进行统计分析，记录已完成建设项目的所有信息数据为往后类似建设项目的决策提供依据，并将此工作纳入常规检查中，对基建项目档案进行全过程跟踪，进而使得项目档案管理程序化、科学化和规范化。

四、结束语

某职业技术学院在实践中不断探索，以基建项目的建设流程为主线，合同、付款为核心，锐意改革，明确提出应对措施，基建档案管理信息化进一步强化基建工程规范管理，提升工程管理队伍治理能力和水平，是学院长远发展和快速发展的必要保证，对于提升学院整体办学水平和综合实力意义重大。

参考文献

[1]王华林.浅析积极适应“大能源”形势做好基建档案工作[J].办公室业务，2017年10期.

[2]魏芳.浅谈企业基建档案的管理[N].重庆电力高等专科学校学报，2015年05期.

[3]罗兰.供电企业档案信息化建设的风险分析[J].兰台世界，2013年S2期.