(上海市松江区中心医院 上海交通大学附属松江医院（筹），上海 201699)

1 卫生医疗档案管理工作概况

卫生医疗档案是卫生医疗单位在从事医疗以及其他相关活动中形成的具有保存价值的各种文件、照片、录像以及其他不同载体，不同形式的历史记录。档案管理作为卫生管理工作的重要组成部分，其管理水平的提升对医疗事业的健康发展起到举足轻重的作用，大数据时代的到来，医疗技术人员越发意识到档案管理的重要性，这就要求医疗单位要加强档案管理，充分利用卫生医疗档案服务于卫生事业的发展，而受各种因素的影响，卫生医疗档案管理的模式依然比较传统，处于传统的档案管理模式，无法适应时代的要求和发展的需求。

2 卫生医疗档案管理当前面临的问题

2.1 档案管理传统模式的问题

卫生医疗档案相对教育、公安等其他系统的档案管理而言，起步较迟，档案管理一直采用的是以卷宗形式进行管理传统模式。这种卷宗管理方式有不少问题:（1）卷宗材料在长时间的存档过程中，无法永久保存，容易出现遗失、损坏、褪色和霉变等不可预测的情况;（2）在档案调阅的时候，卷宗保存的档案只能由档案管理人员到档案室进行查找和复印，不容易查找，而且效率相对不高;（3）随着纸质档案年复一年的累积，需要在适宜的环境下不断加大存储空间，造成医院资源的挤占;（4）医疗档案所蕴含的重要信息具有唯一性，不能及时共享，使得档案利用率不高。很显然，大数据时代发展的今天，传统的管理模式已经无法处理大量电子档案数据；而现存的电子档案数据的安全与隐私也是传统的管理模式面临的主要难点，一旦某些档案信息泄密，会给医院发展，患者隐私带来危机，从而限制着医疗管理与学科的发展。

2.2 档案管理得不到重视

档案是一家单位的无形资产，体现了单位发展的文化底蕴，卫生医疗档案对医疗单位发展具有精神推动作用，卫生医疗档案资料中涵盖了医疗，管理、教学、科研等极具历史发展意义的信息，而医疗单位领导层通常更加重视临床医疗工作，将临床医疗工作放在第一位，很多时候忽视了卫生医疗档案对医疗经验的传承与科研工作、医院的发展与管理工作等方面的重要影响。医疗发展规划中，管理层往往忽略了档案管理，对档案管理投入极少，直接导致档案管理工作者对本职工作意识淡薄，档案室在单位形同虚设。

2.3 档案管理缺少专业人员

大部分单位的档案管理人员并非专业人员，且多为兼职人员。很多档案管理人员的主要工作为医务管理，党务、人事管理或者医疗、护理转岗人员。人员流动性较大，文化水平有差异，且兼职人员缺少档案专业管理精神，领导重视不够，不能集中精力专心从事档案管理，单位对档案专业人员的绩效考核，职称晋升更是很少考虑，直接导致档案管理工作发展缓慢。

2.4 档案管理工作不规范，归档范围不统一，归档文件收集不及时

不同类别的医疗单位发展各异，管理医疗基层单位的上级主管部门卫生健康委由于是机关单位，档案管理与基层单位有所区别，档案管理工作者无法统一界定需要归档的内容，只是凭借工作经验和领导要求，参照上级部门标准来执行，档案收集盲目且随意。很多具有价值的重要档案、珍贵档案没有得到应有的重视，没有得到及时地收集，造成相关资源浪费和价值遗失，影响了档案工作完整性。另外，医院各部门档案管理工作者工作积极性不高，领导不够重视，档案移交不及时，收集难度大，工作效率低，使得档案信息的归档率低。

2.5 档案安全管理环节薄弱。

无论是传统模式下的纸质档案管理，还是大数据时代下的电子档案管理，在实际管理工作中，保证档案信息安全性仍旧为首要任务。但现阶段，原有的档案管理设备和方式，已经跟不上社会的发展，纸质档案管理资料得不到及时的更新，亦无先进的档案管理设备进行管理和修复，对档案卷宗保护意识不够。而电子档案管理在安全管理环节方面还显得较为薄弱，存在防火墙访问安全性不高、网络入侵检测能力有待强化等问题。很多医疗科研资源和卫生管理资源散布在医疗档案资料中，如果没有整理、发现和挖掘，缺少便捷的查找方式，那么档案管理也就失去了应有的意义。但是，和一般的网络系统一样，医疗机构电子信息管理网络也存在黑客入侵、不法分子盗窃信息等情况，而医疗单位在网络入侵检测能力上还不够强化，一旦医疗机密信息的泄露，会给医疗单位带来不可估量的损失，也有可能导致医疗核心数据缺失。

3 目前卫生医疗档案管理解决对策

3.1 提高思想意识，更新管理理念

单位的管理层作为档案管理的决策者与监督者，他们对档案工作的重视程度和支持力度是关系档案工作优劣的首要因素。单位除了专设的档案管理工作人员外，管理层中也可以成立一个由主要领导，职能部门负责人组成的档案管理领导小组，并聘请专业技术方面的专家定期督查档案管理归档时间、收集内容完整性等工作进展。

3.2 加强专业培训，提升人员素质

卫生医疗档案管理不是简单地将单位各部门的工作档案收集起来进行保管，而是一项专业化、科学化、规范化的工作。因此，档案管理人员不是临时性的岗位，需要专业的知识支撑，需要丰富的实践应用能力。可以说，他们的专业能力对医疗单位的档案管理质量至关重要。所以，医疗机构要用好档案管理人员，更要加强档案管理人员的培训，参加相关方面的继续教育培训。与专业能力直接挂钩，加强档案管理的绩效考核和过程管理。为档案管理人员给予职称晋升通道，调动档案管理人员的工作专业性和工作积极性。

3.3 完善档案管理制度，明确档案管理职责

制度，是单位成员行动的统一要求。档案管理制度确保医疗档案的整体性要求和落实，既可以提高档案管理人员的工作积极性、提升卫生医疗机构的工作规范性，又加强档案资料的信息安全，是医疗机构档案工作的保障。具体来说：（1）卫生档案管理部门要根据《中华人民共和国档案法》等具体要求，在该医疗机构原有档案管理制度的基础上，进一步完善档案管理方面的规章制度，集中统一管理，加强日常培训，明确归档范围、保管期限、接收整理、保管借阅、保密鉴定、销毁等相关制度。建立起完善的存档措施，规范档案借阅制度，全员重视档案资料的连续性与完整性；（2）加强过程性考核评价。针对科室分管的档案归档情况，建立奖惩机制，与科室与个人绩效考核挂钩；（3）落实管理员岗位职责。医疗机构要加强对档案管理人员，尤其是兼职档案管理员的管理，健全档案工作制度和档案员管理制度。

3.4 完善档案软硬件设备，提升档案资料利用率

因档案管理工作在医疗事业发展规划中的特殊地位，导致档案管理有着设备老化以及工作效率低下的普遍问题，纸质存档的传统模式，已不能满足医疗人员对档案的使用和需求。大数据时代已经到来，材料搜索、信息共享等优势将档案的保存、使用和组合变成了现实，进一步提高管理工作的效率和使用方面的准确与便捷。使用完善的大数据档案管理设备，能够明显提升档案管理部门的效率。因此，医疗单位可以引进先进的管理设备，建立数字化档案管理信息系统，实现档案资料的长期保存和信息资源的便捷共享，从而提高其服务临床的效率和效果。

4 结语

档案管理工作者要适应时代的发展，要形成正确的社会档案观，要不忘初心，铭记档案的价值所在和短板问题。大数据时代带来的优势与风险，给卫生医疗档案管理带来的既是挑战又是机遇。传统的档案管理模式受到冲击，但与之而来的发展机遇更不容错失。我们应把握时代契机，提升专业素质，加强档案管理意义宣传，借助档案管理的信息化设施，提升档案管理现代化水平，在推进医疗单位建设发展中发挥更大作用，彰显卫生医疗档案的应有价值。