张春荣

摘 要 档案管理是企业的一项基本工作，其管理水平的高低直接影响了企业的服务工作。因此，管理层一定要对物业档案管理工作高度重视起来，并且要对如何优化物业企业档案管理进行研究。本文主要分析了物业企业档案管理现存的一些问题，以及一些改善措施，希望能对物业管理工作有所帮助。

关键词 物业企业 档案管理 优化

一、引言

生活水平不断提高的同时，人们对服务质量的要求也越来越高。在物业服务中，这个法则依然适用，而物业管理水平的提高离不开物业企业档案的高效管理。优化物业企业的档案管理问题对提高物业企业的管理水平有很大的帮助，下面我们将对优化物业企业档案管理问题进行探讨，并且展开具体的研究。

二、档案管理现存问题

（一）管理层不够重视

目前，在各企业办公室工作中，档案管理工作普遍地位不高。管理层对档案管理工作存在误区或者偏差，主观认为档案管理工作只是收集和整理一下资料，把档案管理工作想得较为简单，对档案管理工作的投入也比较少，甚至对物业档案管理人员的人才引进也是持着无所谓的态度，对其不够重视;再加上档案管理工作不能产生直接的经济效益，即使对其投入也很难在短时间内显现效果，所以在大多数物业企业中，管理层通常都将档案管理工作作为次要工作，对档案管理工作缺乏应有的重视。这种情况将非常影响档案管理人员的工作态度，因为他们对档案管理工作的态度是否端正在很大一个程度上是受管理层人员的影响。因此，提高企业管理层对档案管理工作的重视程度，在企业档案管理工作显得非常重要。

（二）管理制度存在漏洞

就目前的档案管理工作来看，档案管理的制度还是存在着很多的问题。比如在整理企业档案的时候缺乏一个分类的标准，对一些比较重要的档案或者文件就进行归档管理，却对一些陈年老旧的物业档案置之不理。这种做法将会破坏物业档案管理的完整性，使得档案的管理得不到統一。另外，很多物业档案管理人员在整理档案的时候比较随意，没有对档案进行分类，对不同年限的档案也是掺杂的放在一起。这会导致以后在利用档案的时候无法快速找到，进一步影响物业企业的办事效率。这种情况如果一直持续将会严重影响档案的统一管理，不仅仅会造成档案信息的丢失，而且在档案利用过程中效率也是特别的低下。这种档案管理制度，严重影响了物业企业档案的高效管理，还有可能会对物业企业的长远发展产生不利的影响。所以，我们可以看到一个企业档案管理工作做得好不好，与高层管理人员对档案管理制度的完善是息息相关的。

三、优化对策

（一）完善管理制度

物业档案的管理工作在开展的过程中必须要有强大的管理制度做支撑，这样才能对管理工作形成一种约束力。对如何建立管理制度，可以从以下这几个方面进行完善：第一，对物业档案建立统一的管理标准，不能单纯以文件存在时间的长短进行区分对待。第二，对不同类型的物业企业档案进行分类，方便利用的时候及时查找，这样也不会造成物业档案的杂乱无章。第三，根据企业的发展情况，选择适合的档案管理方式。明确物业管理人员的职责，才能方便物业管理层对档案的高效管理。一个企业地档案的高效管理离不开这些条件的具体实施，只有档案管理做得到位，才更有利于企业长远的发展。

（二）提升管理人员素质

物业档案管理人员的素质对优化档案的管理问题起着尤为重要的作用。物业企业高层在进行档案管理人员面试的时候就应该对他们的专业知识、处理问题的能力作出要求，其次一定要能够熟练的使用计算机，对管理软件能够进行操作。这也是现代物业企业档案管理人员必须具备的技能。对通过了面试的人员一定要对他们进行统一的集中培训，进一步加强他们的专业知识和专业能力，为上岗做好准备。在培训的过程中一定要提高他们对突发事故的处理能力，以备不时之需。只有具备了应对突发事故的能力，他们才能在以后的工作当中面对突发事件临危不惧，稳定住大局。档案的第一经手人就是档案管理人员，所以档案管理人员的综合素质对提高物业企业档案管理工作是很有影响力的。只有提高档案管理人员的管理水平，档案管理当中遇到的问题才能迎刃而解，档案管理工作才有望得到进一步的发展。

（三）提升管理层意识

企业高层领导和档案管理人员对档案管理工作的重视与否将直接影响到物业企业档案管理水平的高低。所以，在提高物业企业档案管理工作水平的同时一定要先加强物业企业高层领导对档案管理工作的意识。要让他们意识到提高档案管理水平对促进物业服务水平提高的重要性。所以，物业企业档案管理人员一定要加强对档案管理工作的宣传，通过对档案管理工作的宣传来提高高层领导的管理意识。只有高层领导重视了档案的管理工作，对物业企业档案的管理才能带来推动的作用。与此同时，管理层一定要用发展的眼光去长远看待问题，才能更有利于物业企业的不断向前发展。

四、结语

物业企业档案管理工作效率的高低对现代物业服务来说有着很重要的作用。所以物业企业一定要对档案管理工作引起重视，对目前物业企业档案管理工作当中还存在不足进行改善。以此来提高物业档案工作的管理水平，让整个物业服务工作的质量得到进一步的提高。只有物业服务的水平得到提升，才能增强物业企业在市场上的竞争力，企业的发展才能更加久远。

（作者单位为珠海电力德勤物业管理有限公司）

参考文献

[1] 迟小光.浅析物业企业档案管理的重要性[J].黑龙江档案，2019（04）：87.

[2] 吴静.物业档案管理探究[J].安徽电子信息职业技术学院学报，2010，9（04）：93-95.