杜文馨

摘要：地方高校外事部门的工作范围随着高等教育国际化水平的深入而不断扩大，复杂而多源的地方高校外事工作特点对外事档案管理提出了更高的要求。地方高校外事部门应对涉外事务进行细化，建立分类档案管理体系，从源头及涉外事务的初期阶段掌握发展动态，做到积极完善外事信息及档案管理的渠道和资源，以此丰富、健全高校外事档案收集、汇总和管理等各层次各阶段的工作。

关键词：地方高校 外事管理 信息分类

中图分类号：G712 文献标识码：A 文章编号：1009-5349（2018）17-0169-02

一、引言

近年来，随着国家经济建设及国际化战略持续稳步推进，高等教育开放力度不断深入，教育国际化趋势成为地方高校教育改革和发展的突破口。地方高校外事部门作为高校对外交流合作的窗口，以服务高校教育改革和发展为出发点，借助区域优势，通过加强国际交流与合作，引进优质教育资源，提高交流合作水平等一系列举措不断提升地方高校教育国际竞争力。在教育国际化的大环境影响下，地方高校外事工作的迅猛发展伴随而来不少亟待解决的问题，其中外事档案工作分类管理及档案建设是易被忽视的一类问题。

二、涉外信息分类与收集

地方高校的外事工作主要有：公务来访出访、合作办学项目、本校师生公派出国境项目、外教聘任及管理、来华留学生招生及管理、讲学讲座、国际学术会议、国际比赛。

（1）公务来访主要指境外学校或组织对学校进行公务性质的访问。长期以来公务来访基本由外事部门全权负责，访问结束后信息资料的收集与汇总几乎由外事部门一力完成。但随着二级学院及其他行政部门国际化意识的增强，同时也是科研及学术领域交流的需要，很多境外学校或组织的因公来访开始由二级学院或其他行政部门进行前期接洽和接待工作，外事部门协同和辅助完成。因此地方高校外事部门需转变工作思路，提前与负责接待的学院或部门做好信息收集的准备工作，争取获得第一手资料。来访事务结束后，应就收集到的信息与接待学院或部门进行再次汇总及审核，确保档案信息的真实性和完整性。

公务出访主要指本校校领导及中层干部以团队形式赴境外学校或组织访问调研。公务出访的信息收集分为前期准备资料、境外访问资料、回国总结性资料三个层次。前期准备工作基本由外事部门负责，信息的收集和汇总较为便捷。而境外访问期间的信息收集因可操控性差而成为该项外事工作中难度较大的一部分。针对该类信息的收集应主动出击，制定操作性强的条例和信息收集表，在行前教育会上指定出访人员担任临时档案收集员，并将档案信息的收集工作作为行前教育会的固定内容进行宣讲。访问结束回国后，外事部门档案员应在一周内完成访问期间的信息资料收集、审核工作，同时督促出访人员完成总结报告， 争取在两周内完成公务出访的档案收集归档工作。

（2）中外合作办学通常是指外国教育机构同中国教育机构在中国境内合作举办的以中国公民为主要招生对象的教育机构。中外合作办学项目是地方高校引进优质教育资源、提高教育教学质量、提升国际竞争力的主要手段。高校中外合作办学项目由外事部门负责项目申报及管理，二级学院组织教学，教务处、招生办、学工办、财务处等行政部门协同。一个学科专业的中外合作办学项目涉及多个部门和学院，对档案收集及管理的要求非常高。学校各部门、学院应加强外事信息收集及汇总的意识，学院和各部门档案员建立工作交流平台，由外事部门及二级学院牵头，其他部门协同，完成该类档案文件资料的收集、汇总及审核工作。

（3）本校师生公派出国境项目主要指师生通过申报各级各类公派出国境项目获得一定的经济支持前往境外学校或组织机构进行访问交流、进修调研、学习实习等活动。由于本校师生出国境项目繁多，部分项目由二级学院或其他行政部门负责，导致外事部门不能及时获取相关信息，延误档案的收集及汇总工作。若二级学院或其他行政部门没有外事档案建设及管理的意识和经验，没有保质保量收集汇总该类档案信息，那外事部门将无法完整准确地进行归档和管理。所以，地方高校应尽快建立校内外事信息平台，外事部门作为监管和协办部门对各类人员的出国境项目进行最终审核、登记、备案，同时，加强行前教育会及回国后的总结汇报的执行力度，从而增加外事部门与出国境人员的接触机会，有利于掌握出国境人员的思想动态，同时也为该类档案信息的收集汇总提供便利。

（4）外籍教师的聘任及管理历来是高校外事部门的常规工作之一。外籍教师在中国高校进行教学活动，应指定两位中方合作教师协助其完成各阶段的工作。一位主要负责外教的聘任、出入境手续、外国专家证及来华居留许可等事务办理，以及给予外教生活等方面的帮助；另一位合作教师主要帮助外教进行教学工作。外籍教师的档案信息涉及外事、教务、二级学院三个部门，信息收集、汇总和审核也应由上述部门联合完成。外教的个人信息及聘任证明文件应由外事部门合作教师负责收集并提交外事部门档案员汇总。外教的教学档案应由协助教学工作的合作教师以及外教所在学院负责收集提交教务部门汇总，同时外事部门有权限进入教务系统进行查询，进行最终整理，统一归档。

（5）近年来，一带一路沿线国家学生申请到中国地方高校深造的人数和比例呈现急速增长的趋势。针对来华留学生激增的现状，地方高校外事部门应采取分类管理的办法，丰富和细化留学生信息收集的渠道。留学生档案可分为个人档案和学习档案。个人档案由外事部门负责留学生管理的教师收集并提交外事部门档案员进行整理汇总。学习档案根据学习性质的不同，学历生视同学校正式本科生或研究生，学习、考务、课内外活动赛事等相关信息资料应由学院收集报送教务部门汇总，登记。除学历生外，其他来华留学生可统称为语言生，他们的生活学习基本都在国际教育学院展开，所以这类学生的学习、参赛、课内外活动的资料收集应由国际教育学院及外事部门联合收集，提交外事部门档案员整理归档。

（6）境外专家来我校进行讲学讲座、国际学术会议、国际比赛等学术交流活动产生的信息资料也应遵循分类管理的原则。定期由学校主办或协办的讲学讲座、国际学术会议、国际比赛等活动具有连续性的特点，对学校外事工作、学术交流、科研合作等方面都有极大的借鉴和参考价值，应作为常规类档案遵照同类活动单独立卷的原则，认真归档保存。非常规类国际学术交流活动是在特殊主题或特定时期内，由学校主办或协办的非连续性讲学讲座、会议、比赛等，该类活动可遵循一事一卷原则，最为非常规类活动单独归档管理。

三、结语

我国高等教育国际化趋势大力推动地方高校对外交流合作范围的延伸和扩展，地方高校涉外事务呈现出复杂性和多源性的特点。面临如此繁杂多源的资料信息，如何及时、全面、真实、准确地收集全校范围内的涉外资料信息，成为地方高校外事部门着力解决的棘手问题。笔者认为，外事部门应采取分类管理、源头抓起、下放权限、统筹兼顾的外事档案管理模式，从源头及涉外事务的初期阶段掌握发展动态，做到积极完善外事信息及档案管理的渠道和资源，以此丰富、健全高校外事档案收集、汇总和管理等各层次各阶段的工作。

参考文献：

[1]蔡玉霞.关于外向型大学外事档案建设与管理的思考[J].学理论，2011（16）：150-151.

[2]趙思，乔喆.论高校外事档案管理工作中的突出问题及解决方案[J].杨凌职业技术学院学报，2012，11（2）：35-36+44.

[3]国家中长期教育改革和发展规划纲要（2010-2020年）[Z].2010-07-29.

[4]中华人民共和国中外合作办学条例[Z].2003-03-01. 责任编辑：张蕊