文/董维安，中国石油天然气股份有限公司抚顺石化分公司

中石油的物料主数据是ERP系统中MM模块中最基本的信息单元，它是关联计划、生产、库存、采购、财务、成本等模块的初始基础数据，并贯穿在整个生产、检维修和项目建设管理流程中，对ERP系统的运行效率起到关键性作用。为确保采购物资的名称、型号规格、技术参数等清晰准确，就需要我们进一步完善物料主数据的管理工作，分析其中存在的问题及改进措施，调整基础管理的思路，进一步提升物资管理水平。

1 物料分类与物料主数据的原则

1.1 物料分类与物料主数据基本情况

中石油现行的物料主数据体系是以新版《SY/T5497石油工业物资分类代码》分类原则为依据建立的，通过专门的物料数据管理平台MDM平台进行申请、审核与管理的。

1.2 物料主数据的唯一性

唯一性指一条物料主数据只能代表一个指定的物料，即某一个物料只能找到一条相对应的主数据，因此，物料主数据的唯一性是主数据中最根本的特性和必须严格遵守的基本原则。

1.3 物料主数据的可读性

物料主数据的目的是为了便于对信息进行快速的检索、查询、分类、汇总等处理操作，物料主数据的设计应力求简单明了，容易识别，方便记忆，减少错误概率，提高操作的效率。

1.4 物料主数据的稳定性

稳定性是指物料主数据一旦分配、只要信息的基本特征没有发生变化，就应保持不变。例如：同一项目的名称、同一工艺的位号、同一设备的名称、同一材料的型号规格都必须采用相同的物料主数据并保持稳定不变。

2 物料主数据管理中存在的主要问题

2.1 物料主数据在整个流程中存在的问题

物料主数据应用于计划、采购、入库、出库到结算的全程。计划、入库等各业务管理要求不同，对物料主数据描述精细程度也不一致。有时会出现矛盾，这些矛盾体现在主数据的使用中，造成工作被动。例如：报计划时要求不能指定厂家，只描述物料性能等参数，通过招议标工作才能确定品牌，入库时应有明确的产品型号，以上环节均使用同一描述，要求描述符合以上所有要求，如果产品没有统一标准，就会出现带有厂家信息的描述。

2.2 物料主数据几个常见的问题

物料主数据的重要性近年来逐步提高，管理部门与业务员如不加强重视就会出现问题。

一物多码：物料主数据必须具有唯一性，一条物料主数据只能代表一个指定的物料，某一物料只能找到一条相对应的物料主数据。因此，物料主数据的唯一性是主数据中最根本的特性和必须严格遵守的基本原则。然而，目前在ERP系统实际运行中，一物多码情况却非常普遍，可能在同一品名或不同品名中出现，原因是各厂提报主数据人员对物料的习惯称呼不同，申请主数据时不够细致，未使用规范名称，或由于业务水平和不够重视等因素在不同的品名下进行申请造成同一物资出现不同名称。再有可能就是同一物资只要描述稍有变化，就会增加一个新的物料主数据，其结果是同一种物资的主数据有好几条。

一码多物：其中描述完全一样，库存物资却是不同的物料主数据，造成采购物资不准确，到的货物不能使用或质量不能保证，既增加了库存积压，而且还有造成生产事故的风险。

物资需用计划工作中也存在套码及对物料主数据描述含义理解不清的问题，工作人员对物资技术标准了解不够全面，而过分依赖于供应商提供的产品属性及技术要求，因此管理部门与业务人员需要加强对标准库的建立与学习，增强对实物的了解，否则不利于供需双方合作共赢。

2.3 物料主数据在系统应用中存在的问题

ERP上线初始，部分历史业务数据不规范但却急需进入系统，因此产生了特批数据，这部分数据影响了业务的运行并成为不合格数据。随着业务需求深化及信息系统功能的完善，基础数据会由于不符合新要求成为不合格数据。如计量单位要求使用标准单位，会造成使用非标准单位的物料主数据成为不合格数据，这些不合格数据被停用需要重新物料主数据，并对已有业务数据进行处理。

基础数据停用等需要在各个信息系统间协同处理，这对生产系统应用影响很大，造成作停滞等，是影响正常业务工作和系统应用的重要问题。

2.4 物料主数据问题出现的原因

物料主数据出现的问题主要有以下几个方面：物料主数据申请人员为各基层单位材料及设备管理人员，人员水平参差不齐，更换频繁，缺乏专业知识，对所需要的物资没有正确的认识，对相关物资标准不清楚，不能将需求物资准确转换成公共数据平台中的标准描述；不同的人对同一物资的名称习惯叫法不一样，或以该物资的属性理解不同；ERP系统的物料主数据申请没有严格的申请审核指南，物料主数据缺乏统一的规则等，导致了不断新增物料主数据，造成重码、多码、错码现象，破坏了物料主数据使用的稳定性和延续性。

3 物料主数据管理的改进措施

3.1 物料主数据申请审核实行专业化管理，加强物料主数据管理要求

跟据当时管理实际情况，我们采取了增加专业级审核的流程，让物资采购部各专业采购的业务人员进行线上一级审核，以确保物料的唯一、准确性、可用性，充分发挥一级审核专业性、二级审核的规则性作用，对不符合要求的坚决给予退回，在问题的源头上把好关，保证物料主数据的准确性与规范性。

3.2 进行统一的物料主数据申请、审核培训，并下发操作手册。明确一些通用的规范要求

物资采购部定期组织物资专业知识培训，包括申请人员及审核人员，培训结束后进行统一的考试。

3.3 完善制度建设

为使物料主数据管理更加规范化，做到有章可循。在《物资采购计划管理规定》中对物料主数据流程和要求及考核等做了明确的要求。为贯彻落实新制度，物资采购部组织进行了公司级和物资采购部两个层面的制度培训，通过培训学习、考试竞赛等多种形式，向涉及物料主数据管理和业务操作的各岗位人员宣讲。在制度执行一段时间后，由于MDM系统和业务流程的调整又组织人员对规章制度进行了全面梳理评价和修订完善，力争做到用好的制度约束人，用好的制度来保护人，为全面提升物资采购管理水平打好基础。