电子档案载体与信息保护分析

2018-12-07李远航安达市档案局

新商务周刊 2018年2期

文/李远航，安达市档案局

1 概述

档案管理的基本性质是一项管理性、服务性、政治性的工作。档案管理的作用是做好管理文档的工作，做好服务性档案管理的工作。档案管理不会凭空生产出物质或者金钱。档案管理中的档案不是由档案管理机构或者档案工作人员产生的，也不能被他们所利用，档案管理是一种专门负责管理各部门形成的历史文件的专业，所以档案管理是管理性质的工作。

2 电子档案载体

2.1 硬盘载体的保护

硬盘是电子档案存储中非常重要的一部分，电子档案的大部分基础数据都保存在硬盘中，所以做好硬盘保护是电子档案保存的重点。

（1）保持良好的环境。注意控制存放硬盘的环境温度与湿度，在存放室中放一块温湿度计，注意观察其指标的变化，如湿度过大，要及时通风。也要注意一些极端天气变化所带来的不利影响，如冬季室内温度可能会较干；而夏季多雨，连雨过后要降低屋内湿度等。

（2）保持供电稳定性。硬盘非常忌讳供电系统的不稳定，这会造成数据的丢失，由于硬盘工作与运转存在周期性，所以如果供电忽然切断时，硬盘可能还未将一些数据进行周期性存储，数据即丢失；更严重者，可能供电的切断会将造成硬盘的短路。

（3）防止人为操作不当。在平时使用时，要注意尽量减少频繁进行开关机的操作，避免产生过度消耗；在摆放机箱时，根据要求与位置合理摆放，要在其周围留有空间，同时注意远离强电源电压等，防止驱动与机箱会产生振动。

2.2 移动硬盘与U盘载体的保护

（1）保护移动硬盘与U盘时，要注意尽量不要反复地进行读写，因为任何一种电子载体都有其读写的极值，无谓的随意读写，对移动硬盘与U盘本身是一种消耗。

（2）携带时，请给移动硬盘套上保护套，因为通常移动硬盘的损坏，都是由于外力撞击或磕碰造成的，一旦过力，可能会造成无法挽回的重大损失。

（3）防止病毒的入侵，不要随便将存有重要资料的移动硬盘与U盘在公用的电脑上使用，这样可能会遇到病毒危害，除了损坏设施以外，数据可能会外泄，导致更严重的事件。

2.3 光盘载体的保护

（1）光盘也应尽量减少读取次数，因为每一次读取，都是一种自然消耗的过程，使用时，会受到热力、摩擦力影响，累计到一定的使用次数，光盘可能就会导致变形、分解等，它的寿命即会终止。

（2）由于光盘的镭射面外露，所以要严格控制空气中的温度与湿度，不当的存放，会加速其表面性质的改变，尤其是会改变光盘入射与反射光波场分布规律，造成信噪比下降的后果，直接威胁光盘使用寿命。

（3）由于光盘表面需要做一些记录，所以可能会或贴或写标签于光盘正面。但光盘正面的涂层也较薄，反复涂写依然会造成光盘的损坏，所以要尽量一次性完成标记工作，不可反复涂改。

3 加强电子档案保护措施与政策探讨

3.1 技术保护

（1）身份验证。身份验证是一种保障电子文件以及电子档案信息真实性的重要手段。身份验证是用户进入系统后的第一道防线。通过身份验证，系统才能允许用户进行档案操作，而且可以根据用户身份追究责任。

（2）数字签名。数字签名采用的是公开密钥体制下的加密措施。数字签名是一种数字字母串，利用自己不公开的密钥对发出的电子文件进行加密处理，收件者需要有密钥才能获得信息。数字签名必须保证：第一，收件者能够核实密钥；第二，发件者不能对密钥进行抵赖；第三，收件者不能伪造数字签名。

（3）信息加密。事实上，几乎所有的安全措施都包含加密技术，比如口令加密、数字签名、网络通道等，当然也包括文件信息本身的密码。由于加密方式不同，使黑客很难从截获的文件中解读出原文内容，无法对其篡改，从而保护电子文件在传输中的安全性。

（4）防火墙。这是从网络本身安全出发，阻止黑客的重要手段。防火墙是随着Internet的发展而发展的，成为一种网络安全的专用保护技术。通过防火墙，可以阻止其他系统的用户进入访问，从而能够保证文件的安全，保证信息不会泄露。

（5）数据备份。如果没有数据备份，当发生自然或者人为灾害时，就会导致系统数据丢失、电子档案的信息遗失。因此，对电子文件的备份是非常重要的，同时，不能仅仅进行一项备份，通常要进行硬件备份、软件备份和人工实时备份等多种备份方式相结合。

3.2 政策保护

（1）电子档案保护工作向前延伸。将电子档案保护工作向前延伸，并不仅仅意味着加强电子文件档案管理，规范电子文件形成、传递、归档、移交、保管、利用等环节的操作行为。更重要的是，还要把档案保护的要求渗透到电子文件技术的研究改进上，积极参与和加强对电子文件生成、存储、传递等技术的规划设计、选择和控制。

（2）开展与相关领域的技术研究合作。电子档案保护工作者，不能仅仅依靠掌握和运用现有的电子文件技术来保护电子档案，而且还应该积极参与到电子文件技术的发展、完善上，从根源上缓解电子档案保护工作的困境。对于档案保护领域而言，进行合作不但有利于完善电子文件技术，还能培养合格的技术人才，从长远发展来看，与相关领域开展的技术合作应当是广泛、全面的。