区县档案资源建设及开发利用探析

2018-12-07盖世双安达市档案局

新商务周刊 2018年2期

文/盖世双，安达市档案局

1 区县档案馆档案资源建设存在的问题

1.1 资源结构不合理，内容欠丰富

大多区县档案馆馆藏建设目标不明确，对资源总体结构规划不清，致使馆藏档案资源从门类到内容很难全面反映区县社会发展的基本状况。一是从馆藏内容看，其内容断档，衔接不畅。例如，在日本投降后，对大量档案进行了烧毁，据记载1931-1945年的安达市档案，于1945年8月13日夜，被日军焚烧，而且在新中国成立初期，由于档案机构不健全，各项管理不规范，致使一些具有查考利用价值的原本、底稿散失，甚至有些年代的档案出现空白。同时，内容不系统，不完整。一些重大活动档案内容不齐全，往往只有文字材料而没有照片、音像材料，不能全面反映活动的发展情况。二是从馆藏质量看，难以反映全区的历史面貌和社会发展的各个方面，不能满足多方利用需求。

1.2 馆藏门类单一，档案数量有待增加

从馆藏档案门类看，主要以文书档案为主，其他门类档案所占比例较小。以安达市档案馆为例，截至目前，馆藏档案、资料共63 714卷，其中包括革命历史档案244卷，民国时期档案28卷，死亡档案510卷，撤销单位档案3347卷，馆藏档案以文书为主，占全部档案的90%以上。另外，近年来，普通群众对档案的利用逐渐增多，档案馆也加强了对婚姻、房产、招工、知青、独生子女、兵役等涉及档案的接收力度，但仍无法满足人民群众的需求。值得注意的是，与人民群众息息相关的社保档案、医保档案、产权改革档案等档案馆藏更是寥寥无几。

1.3 征集手段单一，档案馆资源缺乏特色

目前，区县档案馆专门从事档案征集的人员较少，征集手段单一，且存在盲目跟风现象，使得区县档案馆缺乏馆藏特色。每年征集的内容并不系统，也不深入，缺乏本地区农副产品、农家旅游、人文景观、风俗习惯等特色档案资料的征集，难以体现本地区的“独到之处”。

1.4 档案资源信息化程度不高，资源整合力度不够

区县档案馆虽然建有网站，但是不能提供计算机全文检索，缺乏与公众的互动和交流，难以达到资源共享的目的。以安达市为例，举办区县的改革开放成果展，往往要从市委、政府、宣传部等相关部门浩瀚的档案资料中寻找素材，工作量较大。如果在档案接收进馆后加大档案信息化程度，对某些专题进行深入整合，形成专业和专题数据库，会极大提高利用效果。

2 区县档案资源建设及开发利用的有效路径分析

2.1 多措并举，改善馆藏结构，丰富馆藏内容

（1）建立“大档案”资源体系，逐步建立结构合理、覆盖人民群众的档案资源体系。结合工作实际，档案馆应详细制定档案接收规划，制定档案接收方案，及时调整档案接收范围，应收尽收，进一步丰富并优化档案馆馆藏，确保应进馆的档案依法接收进馆，逐步建立内容丰富、结构合理、覆盖人民群众的档案资源体系。

（2）突出地域特色，形成档案资源建设的多维立体结构。特色地域文化是了解地方历史和风土人情的重要资料，为体现综合档案馆的地域特色，应留存珍贵地域档案资料。以安达市为例，逐步将具有安达地域特色的新兴经济组织、社会组织纳入接收范围，培育档案信息资源增长点，突出档案馆社会记忆的特色

2.2 加大档案接收力度，努力构建覆盖全区的档案资源体系

（1）实施全区档案资源整合，加强馆室间的交流合作，实现各级资源共建共享。以安达市档案馆为例，为方便涉及民生的土地确权档案的使用，目前正在进行相关档案的接收进馆准备工作。为了更好地加强市档案馆与各单位档案室的交流，市档案馆还建立了档案工作交流平台，指导档案的整理，确保各档案室也纳入市档案馆的资源范围，对相关档案实现信息资源共享，方便各级群众查阅。

（2）整合区域内涉民单位档案信息资源，建立区域性档案资源共享体系。以市档案馆为“航母”来承载地区全部档案资源，将各类档案资源全部整合进区综合档案馆。如国税局、工商局、海关等不在档案接收进馆范围的市属单位的档案，其与各区县的生产生活息息相关，很多是涉及群众利益的档案，通过建立资源共建共享平台，提高档案的使用价值。

2.3 创新档案征集工作方式，加大档案资源征集力度，有效丰富馆藏资源

（1）开展多种形式的档案征集工作，采用多种手段，实现有效征集。安达市档案馆积极开展了口述档案征集、“一貌、二名、三重”（即区貌、名人、名胜古迹、重大工程、重大活动、重要事件）档案征集活动，记录城市成长活动；充分借助政府、机关、收藏单位、民间收藏人士、社会团体的力量，形成主动记录与重点征集双轨并行的工作格局；开展有偿征集工作研究，创新档案征集工作局面。

（2）加强调研，全面了解本地区重要特色档案资源的分布、管理情况，建立档案登记制度，加大档案征集力度，逐步建立具有区域特色的档案资源体系。作为区综合档案馆，在正常开展档案接收的前提下，安达市档案馆加大生态特色档案的接收力度。全区各个乡镇和社区对卫生环境工作的重视程度越来越高，管理监督机制越来越完善，因此在梳理乡镇等基层单位的档案时，需把特色档案单独归纳、整理、保管，形成具有安达地域特色的档案专题。