文/袁艳梅，川煤集团达竹煤电集团公司

1 引言

作为企业重要的信息资产，企业档案对其自身的生产经营有着极其重要的作用，为企业发展创造了巨大经济效益。档案管理工作在煤炭企业的开展主要形成于其生产经营各个过程，档案管理反映的是企业生产、技术、经营管理等各方面的信息，当前信息化背景下转变档案管理的模式和内容是提高煤炭企业资源利用率的有效途径。从传统人工管理方式转化为数字化管理模式，这势必将使得煤炭企业档案管理工作更加省时省力、方便快捷。然而，将数字化管理模式应用到档案管理工作当中也面临着一些弊端，其中需要考虑的最主要问题就是安全性问题，为了保证工作顺利开展，对数字化档案管理工作实施途径的探讨很有必要。

2 煤炭企业实行数字化档案管理工作的重要意义

2.1 数字化管理是现代企业实现管理自动化的必然要求

数字化档案管理是借助计算机网络技术以数字化存储方式有机结合不同的信息资源，这种新的档案信息形态的形成能够达到对信息档案资源快速查看和使用的目的，同时也实现了资源共享的目标。数字化档案管理在煤炭企业的实行与网络技术的发展有着密切关联，要求现代企业以数字化管理的模式代替以往的人工管理模式，通过网络技术中心的建立和先进计算机技术的运用促进企业档案管理工作目标最终实现。

2.2 使煤炭企业办公效率显著提升

考虑到煤炭企业档案管理工作繁杂，不仅管理对象多，且涉及的信息管理内容较为复杂，倘若仍旧对档案和信息采用纸质记载的方式，是很难做到及时精确查找和统计信息的，而数字化档案管理模式的应用则能够实现资料快速入档的目的，能够对所需资料精确查找和统计，办公人员工作效率大大提升，同时工作强度也显著降低。

2.3 使煤炭企业经济效益明显提高

现代社会经济高速发展背景下，煤炭企业自身的档案管理模式也应当顺应时代发展趋势，积极改变传统的粗放型管理模式，化办公人员管理和纸质档案管理为数字化管理，这既是对企业档案管理成本的节约，同时企业的经济负担也明显减少，经济效益极大提升。值得注意的是，通过数字化档案管理工作，企业管理的占地空间也得到节省，这也是企业经济效益的变相提升。

3 当前煤炭企业实行数字化档案管理工作面临的问题

3.1 数字化档案管理利用率低

当前煤炭企业对于数字化管理的重要性并未充分认识，这就使得数字化档案管理的利用率并不高。在传统落后思想观念的影响下，老旧的档案管理方式依然在应用，这无疑限制了数字化档案管理作用的发挥。

3.2 电子档案信息安全性不能保证

数字化档案管理在煤炭企业的实行主要是借助计算机技术来对电子文件档案信息进行保存，尽管操作过程较为简便，文件查找也较快捷，文件存储所占空间较小，但却不能完全保证电子文件在存储过程中的安全性。由电子编码技术制作而成的电子文件能够进行随意编辑修改且不会留下修改痕迹，这是当前数字化档案管理实施面临的一大问题。

3.3 受载体影响有时会遇到信息不能读取的问题

目前计算机技术发展日新月异，在更加先进的计算机系统中，可能会出现早期电子文件档案信息不能读取的问题，这就极易导致数据丢失问题的出现，甚至还可能造成病毒损坏电子文件的状况。由于电子文件对计算机软硬件设备较为依赖，使得长期保存成为一大难题。

3.4 档案管理系统和各部门办公自动化兼容性差

由于煤炭企业各部门软件应用的差异性，可能各部门都针对自身的特点来设计开发适合的软件，这就会发生与数字化档案管理系统不相兼容的问题，各部门档案文件无法进行互换，电子文档归档难度增加，企业管理水平也一度受到限制。

3.5 档案管理人员技术素养有待提高

由于对数字化档案管理工作显得不够重视，使得企业在对数字化管理工作人员进行挑选时要求过低，技术素养不高就容易在数字化档案管理工作中出现问题，甚至对企业经济利益也有损害，这对于企业自身发展而言是不小的危害，有碍煤炭企业数字化档案管理工作的有序开展。

4 煤炭企业数字化档案管理工作的途径探索

4.1 数字化档案管理基础建设水平要提高

基础建设水平进一步提高是煤炭企业档案管理数字化工作完善的重要前提，这就涉及到计算机、打印机、扫描仪等常见设备的更新，除了设备数量增加外，设备质量也应有所保证。与此同时，在信息资源共享方面，需积极推广数字化档案管理正在应用和今后可能会用到的相关软件，选择技术更好、安全性更高的软件，通过公共信息平台的完善实现信息资源共享，确保数字化档案管理数据库的高效、全面运行。

4.2 数字化档案管理要加强安全建设

运用更加先进的技术是加强数字化档案安全建设的根本前提，这是对煤炭企业数字化档案信息安全的重要保证。需要注意的是，一些机密性较高的文件尽量不要放置在计算机上，减少被盗可能引发的损失。此外，以使用者身份作为依据，可对计算机相应的使用权限进行设置。

4.3 针对档案管理人员的技术培训不可缺少

在进行数字化档案管理工作人员招聘时，对档案管理人员要求需提高，要求人员具备与时俱进的态度，能够保证思想与时代接轨，对新的事物敢于学习和接纳，能够采用全新的工作方式方法更好地完成数字化档案管理工作，同时档案管理人员的创新意识也不可缺少。对于档案管理人员而言，需对专业的理论知识和技术积极掌握，在档案管理工作实施过程中尽可能少犯错、不犯错，这对于数字化档案管理工作效率提高有重要影响。需要注意的是，对现有的档案管理人员，定期的岗位技术培训是极其重要的，通过定期的技术培训能够促进数字化档案管理优势的充分发挥，保证数字化档案管理工作更加全面高效完成。除此之外，高素质专业人才的招入还应当包括维护企业档案网络安全的人才，从人员管理方面提高煤炭企业数字化档案管理工作的秩序性与安全性。

4.4 针对数字化档案管理工作需加大资金方面的投入

除了积极加强数字化档案管理的基础设施建设外，档案管理工作相关的硬件设备也需努力提高，这就要求通过必要的资金投入来促进数字化档案管理环境的改善。与此同时，及时维修落后的机器设备，倘若维修后旧设备性能不能提高那就必须对这些老旧的机器设备进行更换，对先进的机器设备进行购买以符合数字化档案管理工作的实施需求。

4.5 煤炭企业数字化档案管理工作实施标准需规范

为了更加顺利地开展数字化档案管理工作，数字化档案管理的实施标准需得到进一步规范，通过一整套统一的、有效的、科学的标准的制定来开展档案管理工作。然而从实际情况来看，现阶段我国煤炭企业的标准体系建设并不完善，面对不断发展和完善的煤炭企业数字化档案管理工作，必须通过规范化档案管理实施标准的制定来促进数字化档案管理目标的实现。关于数字化档案管理工作的标准，应当涉及到数字化档案管理工作实行过程中的一切操作标准和操作过程，并具体到对应的存储方式、档案类型以及检索途径等等，明确规定数字化档案管理工作各方面的实施标准，并有效实行相关的工作标准，相信煤炭企业数字化档案管理目标的实现将指日可待。

5 结束语

综上所述，档案管理是对煤炭企业整个经营成果和发展历程的记录，这既是企业实现合理发展的重要基础，同时也为企业研究自身发展状况及经营水平提升提供了重要依据。科学的数字化档案管理体系的建立，既是推动企业发展的必然需求，同时也有利于对企业管理水平及业绩水平作出衡量。当前计算机技术发展突飞猛进，信息交换与传输功能的实现对于煤炭企业档案管理工作而言是不可多得的外部条件，能够从根本上满足企业办公自动化的发展需要。对煤炭企业档案资源的合理开发以及多媒体数据库的建立，是对数字化应用平台逐步完善的过程，只有整体管理水平得到提升，才能更好地服务于煤炭企业的生产与经营，保证档案管理工作质量和效率，实现煤炭企业的长远稳定发展。

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