史丹妮

[摘 要]近年来，国家对教育事业的发展十分重视，对教育体系的要求也越来越高，高校作为高素质人才提供和培养的主要场所，需要其具有良好的管理水平，为人才的培养和教育提供良好的环境基础。档案管理是高校管理中的重要内容，在大数据时代下，高校档案管理也面临着考验和机遇。文章针对大数据视野下的高校档案管理进行探索与研究，希望为高校档案管理工作提供一定的帮助。

[关键词]大数据视野；高校档案管理；管理探索；管理研究

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2018.35.195

1 引 言

在大数据时代下，数据信息也呈现出数量大、数量多以及处理快等特点，高校档案管理工作也面临着很大的压力，同时也为高校的发展提供了良好的条件。因此，为了实现档案管理水平的提高，就需要高校充分认识到大数据视野下档案管理工作的新形势，进而积极地进行档案管理新模式的探索和研究，这不仅可以有效地提高高校档案管理的质量和效率，同时也是高校长远发展需要重视的内容。

2 大数据概述

对于大数据来说，它是时代发展下产物，其也被称为巨量的资料数据，主要是指那些需要经过新处理而具有一种很强决策力、规范性以及洞察力的多样化的、丰富性的信息数据资产。大数据具有着诸多的特性，其含有的信息数据不仅数量规模比较大，同时其需要的数据处理速度也是十分快，这主要是数据信息的产生更新是非常快的，需要对其进行及时有效的处理，另外，大数据信息还具有一定的使用价值，其不仅能够为人们提供有效的信息数据，还能够为不同信息需求者提供其个性化的信息数据服务。[1]

3 大数据视野下对高校档案管理的影响

3.1 开发了高校档案的潜在价值

高校档案包括高校很多方面的内容，比如教学、管理以及科研工作等，其储存的方式也主要有文字、图表以及声像方式等。在大数据时代下，高校档案的潜在价值得到了有效的开发，对高校档案存储数据信息进行分析，能够有效地为高校未来的发展提供决策依据，促进高校更好地发展。另外，高校档案是对高校发展历程的见证和记录。因此，其包含着高校的历史文化，这对高校校园文化的发展以及传承都有着积极的作用。

3.2 节省档案信息管理和存储空间

在传统的高校档案管理中，主要是利用纸质形式来进行档案的储存，进而有相应的档案管理部门进行专门的管理，在其档案收集、分析以及整理的过程中需要耗费大量的时间和人力，同时在档案传输和管理的过程中还容易发生丢失和信息泄露等情况，这对档案管理造成了一定的影响，而在大数据环境下，就可以采取信息数字化手段进行档案信息的管理，信息数字化技术具有诸多的使用优势，能够有效地改善传统档案管理的弊端。利用信息数字化技术进行高校档案管理，就可以有效地改变纸质档案管理的现状，节省档案信息管理和存储空间，同时信息数字技术保管期限也是十分长的，保管的过程中也不会出现档案信息损坏的情况，从而有效地提高了高校档案完整性。[2]

3.3 提高高校档案信息的利用率

在传统高校的档案管理过程中，对档案信息的利用率是不高的，这主要是由于档案的数量是巨大的，对使用的档案资料获取需要經过复杂的过程以及程序才能得到，由于档案资料的获取是比较麻烦的，因此，这也阻碍了对其有效的利用。对于高校档案来说，包括了大量重要的历史信息资料，其本身就具有很高的利用率，在大数据视野下借助相关设备来把纸质的档案转化为数字化的形式，这样在需要相关档案资料的时候，就可以通过快速检索的形式将相应的档案信息调出，进而向相关需要人员进行信息的分享和传递，因此，可以有效地提高高校档案的利用率。

4 大数据视野下的高校档案管理探索

4.1 做好对高校档案管理平台的开发

在大数据背景下，为了有效地保证高校档案具有良好的完整性与真实性，就需要做好对档案管理平台的开发，将档案数据转化为数字化进行存储和整理。档案管理平台的构建主要包括信息收集和录入系统、管理和更新系统以及信息应用系统等，对于信息收集和录入系统来说，需对现有的纸质档案以及电子档案进行收集和录入，可以通过使用计算机以及扫描仪等设备来对高校纸质的档案进行有效的扫描，进而进行加工和处理将其转化为电子形式的档案，一定要避免档案原貌出现损害；对于管理和更新系统来说，相关档案部门需要设置相应的专人来对管理系统定期进行管理和维护，高校的教学、管理以及科研工作是在不断进行中的，在此过程中也会产生很多信息数据，而管理人员就需要定期地对一些重要的信息进行档案更新；对于信息应用系统来说，可以借助校内的网络平台进行资源的共享，在平台中建立相应的检索目录，从而可以更加便捷地供利用者进行档案信息的获取和利用。[3]

4.2 优化高校档案管理模式

在大数据背景下，高校档案管理想要实现有效的管理效果，就需要其具有符合时代发展的管理模式，因此，这就需要高校对其传统的档案管理模式进行优化和改进。高校可以建立科学的管理系统，对档案管理中的关键环节进行重点管理，做好对档案的收集、管理和应用，从而提高档案管理的多元化发展要求。在高校档案的收集阶段，需要相关人员做好调研工作，建立好档案信息之间的对接工作，在管理阶段，需要发挥大数据下的快速处理性作用，提高档案管理的质量和效率，在应用阶段，需要注重档案的智能化服务，为不同层次的需求者提供相应的服务内容。

4.3 做好档案管理的保密安全工作

高校档案对学校的教学、管理以及科研工作等重要信息进行记录，主要包括学生学籍的档案、学生的成绩、高校财务信息和人事信息等，如果档案信息出现非法的盗用和泄露情况，就可能对高校和学生造成一定的损失和伤害，因此，这就需要做好对档案管理的保密安全工作。高校可以建立相应的安全保障体系，提高档案安全管理技术的水平，从而强化高校档案管理的安全管理，安全保障体系可以包括登录人员的身份认证、登录、权限、密码、备份等管理内容，从而提高档案管理的保密安全性。[4]

5 结 论

综上所述，大数据视野下高校档案管理具有新的发展形势，为了实现有效的档案管理效果，高校就需要对其实际的档案管理情况进行了解和掌握，并充分认识到大数据的特征和优势，加大对档案管理工作的探索和研究，这也是高校长期发展中需要研究的内容。

参考文献：

[1] 张妍.基于大数据视野下的高校档案管理探索与研究 [J].机电兵船档案，2018（2）：63.

[2] 郭丹.基于大数据环境下高校档案管理模式的优化研究 [J].电脑知识与技术，2017（36）：204-205.

[3] 张晓莹.基于大数据时代背景下高校档案管理工作研究 [J].新校园（阅读），2016（3）：31.

[4] 吕丽华，于涛.基于大数据背景下的高校后勤档案信息化管理研究 [J].法制博览，2016（21）：69-70.