干部人事档案数字化投入与效益分析

2018-08-28唐圣琴

求知导刊 2018年13期

关键词：投入贵州大学干部人事档案

唐圣琴

摘要：文章作者根据贵州大学干部人事档案数字化建设情况，在总结数字化加工外包所需投入的基础上，阐述了该项工作可能产生的社会效益，以期为将要开展此项工作的高校提供一定参考。

关键词：贵州大学;干部人事档案;数字化加工;外包;投入;社会效益

中图分类号：G273 文献标识码：A

一、引言

干部人事档案是以个人为单位，通过收集、鉴别、整理、立卷保存起来的资料，它真实地记录了个人的经历、思想品德、知识才能、领导水平、奖励惩罚、工作等情况，决定着个人的转正定级、提级升职等，具有重要的“凭证”作用和“参考”价值。

随着科技的飞速发展，人才竞争越来越激烈，人事档案只有做到管理规范化、现代化，查阅利用快捷化、精准化，才能较好地适应大数据时代对档案管理利用的需要。为此，干部人事档案数字化工作已在全国各地迅速开展，中共贵州省委组织部于2013年5月下发了《关于推进全省干部人事档案信息化建设工作的意见》黔组通〔2013〕41号（简称41号文件），贵州大学于2013年9月启动此项工作，截至目前，全校在职人员档案数字化工作已全部完成，特将学校在此工作中的投入以及可能产生的社会效益进行分析，以供有关人员参考。

二、主要投入

干部人事档案数字化就是将纸质档案转化为数字档案，以数字化形式存储，利用计算机管理，形成一个有序结构的档案信息库，以利于档案资源利用。对高校而言，干部人事档案数字化不仅是学校数字校园以及“记忆工程”建设的重要组成部分，也是一项较为庞大的系统工程，除需较多的资金投入外，也需大量的管理、服务等投入。

1.资金投入

资金投入分为一次性投入和每年投入。学校十分重视干部人事档案数字化工作，预算一次性投入专款152.22万元开展此项工作。其支出主要有：

一是软硬件购置费，用于购置管理系统、计算机、扫描仪、服务器等档案数字化必备的软硬件（支出45.012万元）。

二是数字化加工外包费。由于学校干部人事档案数量较大，数字化任务十分繁重，若依靠自身力量约需10余年才能完成，为此，学校采用外包方式，共计支付数字化加工服务费72.1333万元（以4000卷计）。

三是工作人员超工作量补助费，用于工作人员配合外包公司周末、节假日工作的超工作量补助（支出12.111万元，第二年因实行绩效工资而未支付）。因此，仅从经费看，学校数字化档案一次性投入总计达129.2563万元，每卷投入323.14元。此外，为了确保数字档案安全、适用，还投入了约5万元的异地备份设备费，4万元的系统二次开发费，以后每年还需投入3～5万元的系统维护、相关设备维修或更新、异地备份等费用。

2.其他投入

干部人事档案数字化除资金投入外，还需相关部门领导及工作人员在管理、服务等方面投入，主要部门有：

一是档案馆。有关人员在前期调研，咨询以及制订实施方案、相关规章制度等，数字化加工过程中的档案交接、指导审核、材料催交、收回材料鉴定、数字化结果抽查等大量管理及服务的投入。

二是资产处。有关人员在招标前期（如上报招标项目，联系并确定委托招标单位等）、招标过程中以及结束后的工作付出。

三是其他相关单位。如组织部、人事处、财务处等单位有关人员，在催交所缺材料、“三龄二历一身份”认定、工资变动审批表制作、专项财务报销等过程中的辛勤付出，等等。此外，还有全校90%以上的教职员工需补充一定数量的个人材料，他们在查询、索取材料等过程中的时间、精力、经费的付出。

三、社会效益

虽然干部人事档案数字化投入不可能向企业那样会产生直接的经济效益，但它将产生的社会效益仍是可以预见的，主要有以下几方面：

1.减少了纸质档案翻阅次数，延长了档案的使用寿命

就贵州大学来看，纸质档案使用频率是较高的，主要有：

一是管档人员使用。每年每个在职职工至少会形成年度考核表、工资表两份材料，部分职工还有学历提升、奖励、任免、考察等材料，每补充一种材料就需使用一次。全校4000名在职人员档案年均装入材料18187份（见下表），需使用4.55次/卷。

二是用户利用。凡教职工申报职称、提职、调任、退休、死亡等，均需查阅相关档案，在2005-2017年间，全校9982卷人事档案（含退休、死亡人员档案）年均利用率达32.41%。

三是其他专项工作使用。如干部档案专项审核，至少需使用2次/卷（初审、复审）;数字化加工，至少使用3次/卷（材料审核、原件扫描、补充材料或抽查验收）;等等。而档案数字化后，主要利用电子文档，除装入新增材料外，一般不需翻阅纸质档案，如学校在查档人次变化不大的情况下，利用纸质档案却从数字化之前（2016年）的6340卷降到数字化后（2017年）的1702卷（见下表），大大减少了纸质档案的翻阅次数，达到了延长档案使用寿命，保证其长期有效使用的目的。

2.实现了档案的现代化管理，提高了利用效率

纸质档案一直处于原始封闭的管理利用模式，而数字档案则实现了档案统计、查阅利用等日常管理的现代化。另外，由于数字档案是采用计算机查阅、打印，相关部门有权限人员还可通过专业内网远程查询、调阅，利用效率将大大高于手工逐卷逐页翻阅、复印。此外，还省去了部分查档人员来回档案馆的路途时间，如档案馆年均利用人事档案964.15人次（见下表），其中组织、人事部门利用率约占总量的80%（771人次），若授权该两部门远程查阅，每年就可节约来回路途时间（以30分钟/人、次计）385.66小时，约1人48天的工作时间（以8小时/天计）。可见，数字档案大大节约了用戶的时间，提高了利用效率。

3.扩大了档案存储空间，提高了档案安全性

档案数字化后，其存放已由有形库房的有限空间扩展到计算机存储设备的无限空间;加之数字档案有分类授权功能，可以只对几类、幾份档案材料授权，利用者只能查阅授权内容，因此，实现了从人工监管到电脑授权的转变。另外，还可以有效杜绝查阅纸质档案过程中可能发生的抽取、撤换、涂改材料等现象，最大限度地保证纸质档案材料的真实、完整、准确，提高了档案的安全性。

4.方便了档案编研，提高了成果传播速度

人事档案编研就是将学校发展中涌现出来的代表性人物资料进行加工、整理、分析研究，编辑成有一定教育意义的成果。而数字档案因其具有统计利用、传播方便等特点，因而极大地方便了档案编研以及编研成果的网上传播。况且，如果能编撰出可读性强，对师生具有教育意义或启发作用的编研成果提供网上利用，不仅能激励师生员工奋发向上，而且还能起到活化档案资源，体现其价值，提高本馆乃至学校软实力、影响力等的作用。

5.促进了学校乃至全省档案信息化水平的提高

档案数字化不仅有利于提高学校干部人事档案的管理水平及利用效率，而且也是学校数字校园建设的重要组成部分，体现着学校的信息化水平以及管理、服务能力，它的建设必将有力地促进全校整体信息化水平的提高。另外，贵州大学是贵州省唯一一所国家“中西部高校综合实力提升工程”“一省一校”部省合建大学，其干部人事档案数字化工作是贵州省高校中开展最早的，也是档案数量最多的，它建设的成功经验必将为全省其他高校的档案信息化建设提供参考，在全省高校乃至档案界起到很好的示范带动作用，引领并加快全省的档案信息化步伐，以适应大数据时代对档案工作的要求，更好地服务于本地经济建设。