李宜锋

建筑工程档案是以工程项目为单位，在建设以及管理的过程当中形成的各种文字、图纸等材料，能够客观反映工程建设的全过程，是城市建设的依据。工程档案管理的好坏能够直接影响到整个工程的质量。本文阐述了加强建筑工程档案管理的重要性，并指出当今存在的问题以及相应对策，为今后建筑工程档案管理提供参考。

新时期，我国的建筑行业如雨后春笋，发展迅速，建筑工程档案是档案人员在工程建设过程中记录的有保存意义的参考信息，主要包括：文字、统计数据、图片、影像资料等等，能够真实地表现工程建设的细节工作和建筑过程，反映工程建设各个环节内在联系和本质规律的原始记录，较其他普通工程档案有着更丰富的利用价值。近年来，一些事业单位工程项目数量逐渐增加，做好档案管理工作就显得尤为重要。

1.新时期加强建筑工程档案管理的重要性

1.1 档案管理的三性

随着城市现代化进程的加快，对建筑企业而言在加强工程质量“硬”管理的同时，工程内容记录“软”规范重要性逐渐凸显。工程建筑档案能综合反映出工程项目的所有内容资料，它不但包括工程项目的方案设计，各项合同和协议书，上级部门的审批文件，征地、拆迁及安置的文件，施工现场的水文地质和气象文件资料等，而且还储存建筑项目建设中主要资料，如施工中使用材料的质量证明文件、试验报告资料、开竣工的报告、图纸会审、设计变更和技术交底等；同时还有监理方与其他第三方的资料、竣工图和施工总结等重要文件。

1.2 建筑工程档案是工程顺利实施的基础保障

工程档案的真实性特点，要求档案记录与实体建设工期保持一致性，工程档案是建筑企业对项目审批、招标、施工及竣工使用等整个过程记录、信息统计和材料整理，全面、客观、准确地反映项目施行各个阶段。详细的记录对项目建设中出现的工期调整、人员调度、方案改进能提供参考借鉴，保障工程项目的顺利实施，降低资源成本。

1.3 建筑工程档案是工程质量保障的有效依据

一份完整的建筑工程档案中详细记录着各相关责任人、合同方及各部门的施工情况，客观、真实、准确的档案可以在发生纠纷、事故等情况时，及时找出相关责任人；特别是在竣工使用后，一旦出现各种情况，都可以直接从档案中提取相关信息，避免相互推诿、无人承担责任的情况发生。同时，可以便捷地为后期改建提供详实的建筑施工设计图纸、施工单位等信息，为后期管护坚定基础。

1.4 工程档案信息的建立是建筑企业的资质名片

好的项目案例是建筑工程企业经验的累积，有利于提升企业在业界的影响力。详细的档案资料，一方面有利于工程建筑企业对多个包揽建设项目进行分析，提高企业的工程建筑水平；另一方面，客户可以通过间接地了解、查阅档案资料，迅速地了解企业，详实的档案资料是企业的财富，也是推动企业长足发展的一张“名片”。

2.建筑工程档案管理中常见问题的分析

建筑工程档案管理具有上述的重要意义，但在管理模式、管理人才、规范化建设等方面还存在着诸多问题。

2.1 建筑工程档案管理重视不够

虽然我国对于建筑工程档案的管理有工作要求，但是在实际的工作中，建筑企业并没有按照国家的规定进行档案管理工作。但是为了追求效益的最大化，规避档案管理工作的繁琐复杂，目前很多工程建设单位多是把重点放在工程的进度上，往往都是敷衍对待档案管理工作，没有建立相应的档案管理机构，也没有专门人员负责，很多规章制度的建立相对滞后，带有很大的随意性，经常出现项目完工交付验收了才被动整档以应付部门的审查，档案基础工作严重缺乏系统化、规范化和可持续化。

2.2 档案管理人员素质参差不齐

项目工程组中的档案人员多数没有受到专门的业务培训，临时抽调其他人员兼职管理，缺乏既懂技术又懂档案管理的复合型人才；对档案日常管理通常都是用到才去动、没有用就搁置不理，更谈不上档案的维护；特别是互联网技术的普及应用催生档案管理技术的创新，多数企业没有设立档案管理人员，档案管理技能和方法比较陈旧、落后。

2.3 工程档案收录不完整、质量不高

当前工程档案完整性不足80%。在工程建设过程中由于没有及时归档，没有与工程工期同步，容易导致文件缺失、遗漏，经常出现材料档案“回补”的现象，档案中诸如部分签章、合格证、会议记录等文件的“回补”难度大，容易夹杂着档案资料的虚造，导致工程档案真实性的缺失，降低了其利用的根本价值；竣工验收档案把关不严，档案的收录、立卷、索引、标引未按标准规范操作，为后期建筑工程维护的查阅造成了很大的不便。

2.4 电子化归档后的两级化

当前， 随着电子信息技术取得飞速发展， 办公自动化、网络化渐趋完善， 同时， 随着档案管理工作的不断发展， 数字化、网络化技术被广泛地应用， 进一步加快了档案电子化建设的步伐。一方面有了电子化档案后对传统纸质保存忽略了，另一方面对电子文档的误删除及保存介质也忽略了，导致有时传统纸质档案找不到，电子文档也找不到的现象。

3.提高建筑工程档案管理的策略

3.1 加强对工程档案管理的重视

档案资料在质量管理控制、工程后期维护管理等方面有着不可替代的作用，要正确认识档案管理的重要性和必要性，加强对档案管理的重视程度，设置专门的档案管理部门，有专门的档案管理人员负责档案的记录，参与工程建设全过程。施工单位要建立健全档案的管理制度，保证归档资料及图纸的完整、准确和规范。工程项目管理人员与档案人员在档案整理过程中应明确自身的责任，特别是对档案的维护、保护和信息化建设等方面所需费用要予以重点保障，全面保证工程档案的质量。

3.2 加强对档案的规范化管理

要进一步强化档案资料收录、整理与工程建设同步化，确保工程建设各阶段档案资料的有序管理。在项目竣工验收时，要严格按照建筑工程档案归档范围的要求，对工程建设中形成的所有文件进行检查、审核，及时补缺补漏，确保材料真实、完整、及时。在后期档案管理过程中，建筑企业各部门对档案的查阅、传递、变更情况要及时作出相关记录，防止档案材料的丢失、损毁。

3.3 加强对档案管理人员的培养

更加注重档案信息处理复合型人才的培养和档案管理技术人才的引进，创新教育培训方式，通过培训班、讲座等方式，强化对档案工作人员网络化、各种软件技术的培训，促使工作人员不断转变管理思路，创新管理方法，以更专业的态度和技能去面对档案管理工作。

3.4 强化电子文件归档

随着办公自动化系统（各个单位的OA 办公网）、平时往来书函（ E- Mail）、设计施工图纸电子文件（ CAD 文件）、建筑工程预结算软件（ 晨曦、广联达等）、建筑工程施工组织（ 安全）资料编制软件（ 华软、一洲等）等等的广泛应用， 文书档案的归档载体发生了变化， 增加了电子载体。如光盘、缩微胶片、磁盘、网络服务器。

（1）充分认识电子档案安全管理工作的重要性和必要性。从思想上把关， 转变观念， 落实各级责任制， 层层把关， 层层负责， 以完善的机制， 推动内部人员的严格管理， 提高电子档案安全防护能力， 防止非授权访问， 力争做到无授权用户进不来、拿不走、看不见、改不了， 保证电子档案的原始性和真实性。

（2）必須以国家及地方或行业的相关标准、规范来指导工作。特别是针对应长期保管的招投标、建筑结构等等重要文件， 必须严格操作程序， 严禁越权办理， 在存储时要做好技术处理。

（3）要在电子档案管理系统中建立有效的操作权限管理体系， 适当选用加密技术， 保证电子档案传输过程中的安全。

（4）加强用户口令管理，合理设置口令和更换周期， 防止别人盗用， 非法上网和越权访问， 对文件密级进行严格管理，同时要单机操作， 专机专用。定期进行软件检测， 做好防火墙及杀毒软件的安装等工作。

4.结束语

建筑工程档案是建设项目管理活动中形成的档案文件，它是建筑工程项目管理的一部分，工程竣工档案管理的好坏，直接关系到建筑工程日后的维修、改建、扩建和管理，影响企业的经济效益。建筑工程档案管理是建筑施工企业基础管理工作的重要组成部分， 对建筑工程来讲具有关键性的意义，因此，必须加强对档案资料的管理，提高档案利用率的同时，保证其完整性和安全性。

（作者单位：深圳市宝安区建设档案室）