蒋天平

本文通过分析了当前企事业档案管理暴露的问题，比如档案多且档案信息化设备欠缺，信息化管理意识薄弱，信息化制度缺失等问题，继而根据问题提出了相应的解决对策，希望能够有效的促进企事业单位信息化的人力资源档案管理工作。

国家、地区的各种生产与发展都离不开劳动力，劳动力是能够推动社会的发展，更是一切生产顺利进行的首要条件。而人力资源档案管理则是人力资源管理工作中的重要部分。它可以更好的帮助管理者调动信息，增大流动性，进行合理的分配与统筹。随着科技的发展，人力资源档案信息化管理成为必然，信息化管理会扩大档案管理规模，并通过网络、数据平台等实现人力资源信息共享，进一步提高档案管理水平，使得人力资源档案管理工作高效进行。

1.人力资源档案管理存在问题

1.1.档案多且档案信息化设备欠缺

目前，事业单位对于人力资源档案的管理不是很到位，有的会造成人力资源信息丢失或者搞混。人力资源部门掌握大量人力资源档案，由于不断的积累，人力资源档案越来越多，档案管理者面临着巨大的任务量，提供给管理工作者进行处理档案的硬件设备往往满足不了他们的需求。

在早年国务院进行了相关改革，合并了一些部门之后，各大地区也相继合并，扩大业务范围，原本的劳动部、人事部、社会保障部合并为人力资源部和社会保障部。人力资源档案管理工作任务量巨大，除了要处理一些工作者的个人信息以外，还要处理一些劳务合同、学生毕业档案等等。然而，一些人力资源管理部门拥有的能够对档案进行数据化处理的设备却远远不够。大量的文档需要完善的系统和硬件设施才能够处理好繁多的文档。能够利用完善的系统处理档案信息的并不多。部分文件档案还是用纸质，然而纸质的档案不易保存，容易丢失或者损坏，还会占用很大的空间，在保存方面面临着难题。纸质文档的整理工作也会加大工作人员的工作量，降低管理效率。

1.2档案信息化管理意识薄弱

当前大部分企事业单位人力资源部门对档案的管理水平还比较低，将档案信息化的意识还比较薄弱。人力资源部门所要面对的信息以及档案数量巨大，运用网络数据平台将档案信息化管理，能够减少不必要的人力劳动，能够减少管理工作者的工作量。尽管人力资源档案管理信息化建设已经迈出了最艰难的一步，但是，后期管理工作者对其不够重视，不能够熟练地应用网络对各种资源进行管理，面对庞大的信息量时没有将档案信息化的意识。

传统的档案保存方式对管理工作者的影响较大，工作人员在思想上就难以转化，并且在传统思想“重藏轻用”思想的影响下，管理工作者认为只要档案保存好、不丢失、不搞混就行，档案记载的内容也只是停留在个人基本信息记录上，不易对信息档案进行及时的补充和更新。档案管理工作者不能够认识到档案管理对整个人力资源管理的重要性，个别档案管理部门会将整理好的档案束之高阁，认为整理好放起来就没有用处了，这样的意识极其不利于人力资源部门的整体运营。如果管理者拥有较高的档案信息化意识，那么档案不仅能够保存的很好，还能够利用网络很好的发挥其价值，更有利于将档案进行及时的更新和补充。

1.3档案信息化制度缺失

对于企事业单位而言，成熟的人力资源管理部门，一般都会拥有一套成熟的档案信息化管理制度，完善的制度能够将工作变得更加规范，有利于人力资源工作的整体运作。档案信息化管理的浪潮推动着档案信息化不断发展。但多数人力资源部门对于档案信息化的管理的探索都比较浅薄，缺乏针对工作中的问题制定的解决方案，没有相关制度来约束管理者和一些不必要的事情发生，人力资源部门缺乏对于部门长远的档案信息化建设规划。目前只是停留在口号上，能够真正制定规划并实施的部门较少。

档案信息化不但要有先进的科技技术，更要有一个完善的管理体系，要有长远的发展眼光和配套的条例规章。电子档案的出现对于传统的纸质档案是一个冲击，两者是完全不同的保管方式，在一些规定上要重新修改，在档案的保密手段上、档案备份上都要有完善的法则来进行约束。相关制度的制定对于档案信息化管理来说是相当重要的，这些工作在进行档案管理工作之前就要做好。

2.档案信息化管理对策

2.1配置过硬设施

想要对档案进行更好的信息化处理，有能够满足需求的设备是前提条件。建立人力资源档案信息化管理，管理部分或者上层部门应该对其进行设备的配置，提高硬件设备水平，并且加大对软件开发的力度，不断升级软件，为管理者提供便利。建立先进的档案信息化管理系统、建立人力资源档案数据库。

信息化管理不仅仅是停留在对人力资源基本信息的储存上，更要利用网络和软件进一步实现档案的自动转化、自动储存和检索等高级选项。充分利用档案信息化带来的便利，为档案管理工作者减少工作量，为人力资源管理部门提高工作效率。配置过硬设施还包括利用专门的人力资源档案管理软件，在数据库中输入信息，制作电子卡片。形成电子档案，以便于后期对档案的调动、流转，档案信息化管理系统会打破地域限制，根据数据分析将人力输送到合适的位置，进一步提高人力资源管理部门的工作效益。

2.2强化对管理人员档案信息化意识的培养

参与人力资源档案信息化管理的人员拥有档案信息化意识，是推动档案信息化发展的思想基础。工作人员熟练地对档案进行信息化处理，发挥现代科技的力量，提高部门工作效率对人力资源工作是非常重要的。想要提高管理者的档案信息化意识，就要先和平时工作联系起来。部门内部要及时给档案管理人员进行培训，首先要让工作人员掌握操作软件，将档案信息化处理的基本技能。

另外，要经常开会，学习提出档案信息化处理的主题思想，给工作人员植入信息化处理的思想，并不断的加强巩固。工作人员也要及时关注各项组织管理工作，注重组织的发展动向，并把档案管理工作与社会活动结合起来，逐渐引导档案管理者与档案工作发展为适应社会的开放性，打破原有的封闭性，从而加深档案工作者信息化处理档案的思想。不断强化工作人员的现代化管理意識。在平时的工作上也要渗透信息化管理的理念。要主动面向知识经济主战场，把档案工作的重心转到以知识经济为核心的现代化建设上来。

2.3健全人力资源档案信息化制度

档案信息化管理与传统的纸质档案保存是完全不同的两个概念，对于之前的一些管理法则也需要重新制定，以此来适应信息化管理系统。人力资源信息化管理需要以完善的制度作为前提。档案的信息化管理制度制定包括管理、业务、技术三个方面。在这三个方面需要有不同的规定来约束。每一个方面都影响着人力资源管理的整体情况。

在管理方面，要制定相关法则对档案管理工作者进行约束，主要进行的是对工作人员一些行为的约束以及对职业道德的号召，例如对工作时间的限制，以及工作室禁止出现的行为、对资料档案的保密等等。在业务方面，要对每个人的业务能力有考核，并进行必要的区分，以此来提高工作人员的业务能力。这一点也是筛选工作人员的一个重要指标，工作人员的业务能力对人力资源管理工作上有较大的影响。在技术方面，更要制定相关的规则制度来进行约束，以便能有一个良好的网络管理体系。主要是禁止一些违规操作，并对入职员工的档案信息化操作技术进行考核。各项制度长期固定下来形成机制，以此来保证人力资源管理部门每个层面的正常运行。制定长远的规划和方案进一步推进档案信息化发展，提高整个部门的运营效益。

3.结语

人力资源档案信息化管理是未来人事管理的大方向，面对繁多复杂的各种信息，传统的处理保存方法肯定要被淘汰，而信息化处理档案，形成数据库，实现自动转化、储存等功能会为人力资源管理带来很多便利。现在，我国信息化处理人力资源档案已经迈出了最艰难的一步，后面还有很长的路要走，出现的问题也要逐渐的解决，推动档案信息化的发展来提高整体效益势在必行。

（作者单位：重庆市秀山土家族苗族自治县人力资源和社会保障局）