谭 明

(潍坊职业学院 办公室,山东 潍坊 261031)



高校办公室工作效能优化之路径探析

谭 明

(潍坊职业学院 办公室,山东 潍坊 261031)

提高办公室工作效能,对于促进高校提高整体管理水平和办学效益具有重要意义。办公室工作效能的提高,有赖于科学界定办公室职能,完善办公室内部科室设置和人员配置;有赖于通过制定共同发展愿景,增强工作人员工作动力;有赖于完善办公室内部规章制度,建立高效工作机制;有赖于办公自动化水平和工作人员素质的提高。

高校办公室;工作效能;工作机制

高校办公室(下文简称“办公室”)的工作效能,是指办公室协调运用自身人、财、物、信息等各方面的资源,有计划有组织地开展工作、履行职能所达到的效率和取得的成效,是办公室管理水平和工作绩效的综合反映。办公室作为高效的中枢部门,在整个高校管理中发挥着总揽全局、沟通上下、联系内外、协调各方的特殊职能,其工作效能在很大程度上反映着一所高校的整体运转效能。因此,提高办公室工作效能,对于促进高校提高整体管理水平和办学效益,充分发挥办学功能,更好地培养人才、服务经济社会发展具有重要的现实意义。

一、优化高校管理体制,科学界定办公室职能

从系统论的角度分析,办公室工作系统是高校管理这个大系统中的一个子系统,高校的办学理念、管理理念、管理体制、制度建设、运行机制等都直接影响甚至决定着办公室内部组织的设置与分工、人员配置、工作思路和方法、资源的调配运用等各个方面,进而制约着办公室的工作效能。因此,办公室工作效能发挥不仅在于办公室内部,更根本地取决于高校管理这个大系统为办公室运转所提供的环境和条件。当前,高校管理大系统与办公室这个子系统之间还有很多理不顺、不协调的关系,优化办公室工作效能,首先应该改革这些理不顺、不协调的因素,从根源上解决制约办公室提升工作效能的阻力和障碍。

一是重新审视、科学界定办公室的职能。准确把握经济社会发展对高等教育的新需求和高等教育发展的新形势,把握健康协调可持续发展和突出一个时期中心工作的大局,审视办公室在高校中到底居于什么位置、扮演什么角色、发挥什么作用,在此基础上明确办公室的具体业务范围和工作目标,特别是在一些新的业务方面,厘清办公室与其他职能部门的责任关系,并随着办学情况的不断变化适时调整办公室的业务范围,从而以新的理念、思路、措施推进办公室工作创新,推动办公室工作由经验型向科学管理型转变,由事务型向谋划型转变,由传统型向创新型转变,从被动服务型向主动服务型转变,从而更加有效地发挥办公室的核心职能和作用。

二是基于办公室的核心职能完善办公室内部科室设置,合理配置人员。完善办公室内部科室和人员配置的原则应该是依据工作职能、工作性质和业务特点设立内部科室,依据具体工作任务设立岗位,依据岗位配置人员,办公室职能分解落实到科室,工作分解任务安排到岗位,工作权责利分解落实到个人。除了设立文秘科、综合、档案等科室外,机要、信息、督查等工作也应根据需要予以设立,或者在相关科室内配备专人负责这些工作。在此基础上,根据各个岗位的职责和工作量实际,确定每个岗位的工作人员数量,合理配置工作人员,使人岗匹配达到最佳结合点。各岗位人员配备数量过多过少都不利于办公室整体工作效能的提高,人员配置太多,就会导致人浮于事、工作效能低下;人员配置不足,则会疲于应付,影响正常职能的发挥。因此,只有达到岗位与人员配置的最佳点,办公室的工作效能才能实现最优化。

二、制定共同发展愿景,增强工作动力

通俗地讲,愿景是指组织或个人通过努力能够实现的未来发展前景、状态和目标。建立共同的愿景,是建设高效能办公室的前提和基础[1]。共同的愿景包括两层含义:

一是价值观层面,即办公室人员通过开展工作要体现怎样的价值或实现什么样的精神追求。办公室的共同发展愿景要体现出自身在高校全局工作中的中枢地位和关键性作用,让人认识到办公室是整个高校管理系统中最重要、最核心的部门,是要害部门,而不只是日常性、事务性、简单机械性的服务性工作的处理场所。要把发展愿景定位于打造高校最重要的部门、工作最先进最优秀的部门、最令人尊重、令人向往的部门,时时争第一,事事争优秀,使工作人员产生使命感、自豪感、成功感,强烈感受到自身的价值,感受到在办公室工作是一种荣誉,感受到自己是工作上最优秀、最幸福的人。这样的共同愿景一旦转变为全体人员共同的理念和目标追求,就会起到强大的导向、凝聚和激励作用,犹如黏合剂一样,把全体成员紧紧地连在一起,形成巨大的创造力和内动力,方向一致地为实现工作目标而不懈努力。

二是工作目标层面。实质上,共同愿景是全体成员高远而又可逐步实现的目标。愿景以工作目标的形式呈现表达出来,才是具体的、可感的,才能让人实实实在在地看到通过努力获得的成效。办公室应根据高校整体发展规划、年度工作计划和工作实际,制定年度、学期和阶段性工作目标。这个目标应该由上至下分为三级,一级目标即办公室总体目标,二级目标即内设科室工作目标,三级目标即工作人员个人工作目标。一级目标统揽,二级目标辅佐,三级目标压担,三个层级的目标相互对应,工作任务层层分解,工作责任步步落实,集体和个人都有方向。目标的制定要充分发扬民主,广泛深入征求内设科室和工作人员的意见和建议,既要把高校发展规划、年度工作计划和阶段性工作部署具体地体现在各级目标中,又要因人而异,合理安排每个人员的任务目标,并在推进措施等具体性问题上上下达成共识。这样,每个成员都能在共同愿景的指引下建立个人的发展愿景,都能在总体目标中找自己的位置、发挥自己的作用,使个人目标与组织目标、个人愿景与共同愿景有机融合起来,实现个人发展和办公室事业发展的协调一致。

三、完善规章制度,建立高效工作机制

完善制度、规范管理,是提高办公室工作效能的前提和基础,也是基本保障。办公室工作涉及面广,工作内容琐碎繁杂,临时性的工作任务较多,只有建立科学完善的规章制度,才能化繁为简,使工作有章可循、有规可依、管理有序、提高效能。办公室的制度建设要突出四个重点:一是全面性,即要根据自身职能和目标任务,对涉及的业务都要建立相应的规章制度。不仅要将部门及内部科室职责、人员分工、目标要求等制度化,也要将工作规程、行为准则等以制度的形式确定下来,切实做到分工明确、职责分明、权限清楚,事事有人管、人人有事干、责任人人负,保证每项工作每个环节都有章可循。二是系统性。对规章制度进行系统设计,各项规章制度应前后呼应、左右衔接、上下配套、环环相扣,既要考虑办公室的工作特点和实际需要,还要把办公室的规章制度作为整个学校规章制度的一个子系统来考虑,避免因制度之间不衔接而影响工作效能。三是创新性。规章制度的执行需要相对稳定性,但一味强调稳定性又往往使制度建设滞后于工作发展的新形势,因此,应该根据高校事业发展和办公室工作的变化进行适时、必要的调整和创新,尤其是要把新的要求、规范补充进来。四是落实性。制定制度是为了执行,制度一旦实施,就要认真执行,公开接受监督,坚决避免人为因素干扰破坏制度,防止因制度执行不力而导致工作混乱低效、出现失误。

良好的工作机制也是办公室规章制度建设的一个重要方面。从当前实际需要来说,办公室需要重点建设以下几个方面的工作机制。

一是工作流程公开机制。即办公室对职责范围内的业务进行梳理,向全校和社会公开服务内容、办事程序、办理时限、责任科室和责任人等具体事项,并做出履职承诺、接受公开监督[2]。这既可使服务对象在寻求服务时按照流程具体操办,缩短办事时限,避免不必要的麻烦,又能促进办公室人员转变作风、提高工作效能。

二是轮岗补位机制。即工作人员在做好本岗工作的前提下经常性参与相关岗位的工作(或者相关岗位之间人员定期轮换),熟悉不同岗位的工作内容、流程规范和标准要求,以便某一岗位的工作人员不在岗或者阶段性工作太繁忙时,其他岗位的人员能够迅速替代或协助这一岗位人员开展工作[3]。这对保证办公室各项工作连续不中断,或处理应急性工作非常奏效。

三是项目管理机制。对一些周期长、需要其他部门协调配合的重要工作可建立项目小组,将办公室与其它不同部门的人员聚集起来,在更大范围内实现人力和其他资源的整合与共享,借助其他部门的力量推动办公室工作的开展。或以一项重点工作为主线,将相关的日常性工作串联在一起,由相关人员组成项目组,统筹安排,做到处理日常性工作以推进重点工作为目标,推进重点工作同时解决日常工作。这能使许多杂乱的工作系统化、条理化,提高工作效能。

四是评价激励机制。由于办公室工作具有非常强的特殊性,所以对每一个人员的工作做出准确客观的评价就显得比较困难,但是,客观有效的评价激励机制建立不起来,工作人员的责任心、积极性和创造性就难以长久维持,影响工作效能。评价激励机制的完善,要突出三个方面,一是能全面客观地评价岗位职责履行情况;二是突出对工作人员工作作风、工作态度、工作规范性的评价;三是着重评价工作人员在面对急、难、险、重工作中的表现和所起的作用。相对来说,后两者的评价更能起到激励作用,所以,评价激励机制应增加这方面的权重。

四、充分利用信息技术,提高办公自动化水平

以互联网为核心的信息技术是提高办公室工作效能的有效载体。基于互联网的自动化办公系统,能够有效集合各种资源,优化工作流程,加快工作速度,促进工作协调,从而大大降低各种工作成本,提高工作效能。在当前高校都普遍重视数字化校园建设的背景下,办公室应该加强信息技术的运用。一是完善办公室内部自动化办公系统,最大限度提高工作的网络化、自动化。办公室自动化系统应该实现以下功能:公文管理——利用网络技术实现校内文件的起草、修改、传阅、签批、下发、统计、归档、查询,以及校外文件的接收、分类、登记、传递、催办等;通知通告——各类通知通告的汇集、签批、发布等;事务管理——业务申批、车辆管理、会议日程管理、值班管理、日常接待管理等;日程管理——校领导日程安排、学校或部门重要工作和活动安排,以及工作人员个人工作日程等;督察督办——督察督办事项的通知、办理情况反馈等;通讯联络——电子邮箱、校内短信、通讯录等;信息服务——各种规章制度、通知、汇报材料、大事记的公布与查询等);辅助决策——对系统内各类数据和信息进行统计分析,为领导决策提供参考;讨论交流——办公室人员之间互发信息、协调工作、讨论问题。二是坚持保密性和安全性原则,加快办公室内部自动化办公系统与高校教务、人事、学工等其他系统的对接整合,在一定权限和范围内实现各系统之间信息互联互通,多部门协同,整合相关职能,建立一体化、自动化的网上工作流程,改变传统工作流程环节多、费人力费时间、效率低下的状况[4]。三是要积极关注新兴媒体的发展,以新兴媒体为新的手段和方式,积极改造传统的思维方式和工作方式,学会利用门户网站、论坛、微博、微信、QQ等发现信息、传播信息、促进工作。例如,借助QQ、微信等,针对不同的工作任务和不同的参与人群,建立特殊的“工作群”,利用群的便捷性发布通知、传递文件资料、交流工作经验等。

办公室人员素质的提高,需要由持续不断的学习、培训、教育活动来说保障。其中,自我学习是素质提升的内在动力。办公室应积极营造“终身学习”“全员学习”“全程学习”的浓厚氛围,把集体学习摆在极其重要的位置,抓好工作人员的培训教育,做到学习培训制度化、经常化、规范化,克服“以会代学”“以读代学”“以干带学”的陈旧思想和学习方式。既学习政治理论,也学习业务知识;既向同事学,也向专家学,既向书本学,也向实践学。要始终把学习和工作结合起来,在学习中提高把握工作规律、提高工作效能,在实践中提升素质能力、体验学习的快乐。

[1] 马小渭.高校办公室管理中的问题及对策研究[D].济南:山东师范大学,2014:23-24.

[2] 高珊.高校办公室的管理效能[J].天津市经理学院学报，2014(2):99-100.

[3] 叶敏.高校办公室效能建设制度评述[J]. 思茅师范高等专科学校学报,2012(1):99.

[4] 赵继伟.大数据背景下高校办公室信息化建设的思考[J]. 当代教育理论与实践,2015(3):75.

[责任编辑] 李志强

2017-05-04

谭 明(1980—),男,山东潍坊人,潍坊职业学院办公室讲师,硕士,主要从事高等教育管理研究。

10.3969/j.issn.1673-5935.2017.02.017

G648.2

A

1673-5935(2017)02- 0059- 03