徐 健

（大连交通大学，辽宁 大连 116028）

公文Word排版的基本要求分析

徐 健

（大连交通大学，辽宁 大连 116028）

随着办公自动化水平的提高，计算机排版也广泛应用于日常办公中。市面上存在多种排版软件，功能多样，W ord排版速度更快，灵活性更强。当前使用最为广泛的排版软件有CorelDRAW、PageM aker、W ord、方正书板等，其中W ord的应用最为广泛。W ord的功能随着office版本的升级不断强大，本文简单分析了公文中W ord排版的基本要求。

公文；W ord排版；基本要求

Word排版具有简单易学、智能化程度较高、操作界面友好的优势，在多数文件排版中均有运用。Word能够减少排版错误，降低排版的工作难度与强度，实现编排校一体化。同时文档转化也相对容易，在期刊排版中也有应用。本文以作者多年的公文排版经验分析了公文Word排版的基本要求。

1　公文内容与板式分析

公文是社会团体、党政机关以及政府部门的事务性文书材料，应用于多种公务活动中，其内容多为文字，含有很少的表格。公文的的排版相对简单快捷，但是公文所要求的格式非常严格。通常情况下，公文没有封面，首页上的文头替代了封面的作用。公文板式的特有特征就是文头与文尾。由于各种文件都有相对固定的格式，因此同类文件中的格式是固定的。公文的板式一般分为三个部分，文头、正文以及文尾。文头中包括了版头、文件的保密等级、文头线、发文字号；正文主要有标题、行文日期、发文机关、附件及正文内容、主送机关范围和名称等；文尾有印数、日期、引发机构、抄送机关、发送范围、主题词等。

2　公文Word排版的基本要求分析

公文的排版要求非常严格，在国家行政机关公文格式文件中有明确且详细的规定。公文的纸张、规格、装订要求、印制要求、要素顺序、页码、标识规则、表格以及特定格式均有严格的固定。各级行政机关必须按照国家公文标准来执行，排版人员需要熟悉计算机排版的相关技术，避免公文排版中出现任何细小问题。公文Word排版中，文头线、版头是根据固定的格式进行印制，其余内容还有一定要求。

2.1字号、字距要求

发文字号采用四号仿宋；保密等级采用三号黑体；签发人的名字使用四号楷体；公文文件的标题一般用二号宋体，若字数比较多可以使用小二宋体；公文正文中采用三号仿宋字体。一级标题用黑体；二级标题使用加粗楷体；三级标题用加粗仿宋。“主题词”这三个字使用三号黑体字；主题词内容使用三号加粗宋体，；印发日期和机关名称使用四号仿宋体；“共印#份”使用放五号仿宋体。此外，公文文件通常采用单倍行距，必要时也可以按照内容进行调整，最低是26磅。

2.2数字的使用要求

公文Word排版中的数字的使用要求：惯用语、词组、词语、部分序数、缩略语、词素数字等使用汉字，其他通常运用阿拉伯数字。成文的日期一般使用阿拉伯数字；公文正文结构序数中，第一层应使用“一”；第二层应使用“（一）”；第三层数字应使用“1.”；第四层数字应使用“（1）”。公文中的数字应该前后相一致，其中序号最好不用自动序号，而应手动输入，防止影响删改。

2.3标点的使用要求

根据标点符号用法，标点符号一般不应用于文件标题当中。公文正文中的标题，若独段存在，在段尾也不使用冒号和句号等。附件的标题中也尽量不使用标点。

2.4页码也页边距

公文中的页码应该使用四号阿拉伯数字，标注在页脚外侧或者页脚中间。同时，页边距也有严格要求。上下页边距分别是37 mm±1 mm和35 mm±1 mm；左右白边订口分别为28 mm±1 mm 和26 mm±1 mm。

2.5公文排印与装订要求

公文中的汉字采用的是横排方式，从左至右排列。公文用纸使用的是规格为长297 mm、宽为210 mm的国际标准A4纸，左侧装订。

3　公文Word排版中的其他要求

公文与一般性文字材料一样，在每段的首行应该空出两格，特殊板式除外。行首不应该排列标点符号，如分号、句号、逗号等，避免出现顶头点。公文中也不能排用后半个括号、引号或者书名号等；同时在行末页不应该排前半个括号、引号和书名号。年份、数字转行时、连点、整个数字均不能采用分开拆排的方式。

若公文正文中含有表格，表格规格与风格都应该和公文相匹配。表格通常采用居中排的方式进行，若表格太长可以在停顿的地方转行。转行的文字居中，不加标点；换页接排的时候，应该重新加标题，还应标出“续表”字样。

4　结 语

随着办公自动化的深入应用，公文Word排版更加方便快捷，文字以及表格能够按照用户要求进行自由排列、变窄、缩小、加宽、放大、倾斜等处理，排版效率得到很大提高，也增加了排版的灵活性。不同文件有不同的排版要求，一般性文件的排版要求相对宽松，而公文排版比较严格，排版人员应该熟悉并掌握公文的排版要求，避免公文出现排版问题。

主要参考文献

［1］黄慧娟.浅谈公文Word排版的基本要求［J］.高校后勤研究，2013（3）.

［2］王华菊，陈竹，金丹，李洁.应用Word排版的经验技巧［J］.编辑学报，2011（z1）.

［3］吴雪梅.WORD排版中文本框与连续分节符的配合使用［J］.四川理工学院学报：社会科学版，2010（5）.

10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.20.156

TP391.12

A

1673-0194（2016）20-0231-01

2016-09-20