浅谈大数据时代背景下的档案管理

2016-12-30关媛瑞

中国管理信息化 2016年20期

关键词：时代背景背景档案管理

关媛瑞

（中国辐射防护研究院，太原 030006）

浅谈大数据时代背景下的档案管理

关媛瑞

（中国辐射防护研究院，太原 030006）

对档案进行有效地管理有利于对我国现代化建设进行有效地指导，档案管理是也是工作的重要环节，当前社会，大数据迅速发展，原来的档案管理方法已经远远不能满足现代化的需要。所以如何在大数据时代背景下实现对档案的有效管理已经成为一个重大的议题。下面主要从大数据时代背景给档案管理提出相关要求，并就如何促进档案有效管理进行说明。

大数据；时代；档案管理

0　引言

大数据的迅速发展对各行各业的数据实现有效管理提出了新的要求，人们越来越意识到对大数据进行有效管理的重要性。档案行业的任务主要是保存社会档案为以后翻阅提供依据，需要对原始资料进行整理、记录以及保管。在大数据的时代背景下，每天产生大量的数据，给档案工作者提出了更高的要求。所以，在大数据的背景下，如何实现档案的有效管理已经成为重要议题。

1　大数据时代背景下档案管理面临的新的要求

大数据的数据规模大并且类型多样，这些都无法用传统的软件进行统计与处理，所以对我国的档案管理提出了新的要求。

1.1对档案管理的管理理念与流程提出的要求

在大数据发展之前，档案管理模式多是由档案管理人员将档案资料分门别类做好记录，方便日后的查询。但大数据的到来，信息量迅速增多，很多档案信息是交叉的，若依旧采用原来的档案管理模式对档案进行管理，便无法将大量的信息有规律的分门别类的存放好，同时，大数据背景下的许多信息无法利用传统的档案管理模式进行保存。

1.2对档案管理保存形式提出了新的要求

大数据背景下，对数据信息保存的方式多是利用电子文档、电子图片以及影像资料等方式，传统的通过纸质材料无法对这些文档进行分类与归档，甚至无法对其进行保存。所以，在大数据背景下，需要档案的保存方式多样化，找出关键因素对这些数据进行整理并保存。

1.3对档案管理人员提出更高的要求

大数据的发展需要对数据与信息进行处理，并且数据信息更加多样化与复杂化。在传统的档案管理中，管理人员只有对档案管理的基本概念与操作了解就可以了。但是，在大数据的背景下，对档案管理人员提出了更高的要求，需要档案管理人员懂得多种技术，例如：对资料的分类、查询、会使用相关的软件、对数据的阅读等。所以，在大数据的背景下，需要大力培养高素质的档案管理人员。

2　大数据时代背景下如何促进档案的有效管理

2.1培养进行档案管理的高素质人才

无论何种工作想要顺利进行都离不开人才，在大数据的背景下档案管理工作也需要高素质的档案管理人才。传统的档案管理人员缺乏相关的数据知识，专业能力水平较低。仅仅是对管理设备的更新无法从根本上解决问题，档案管理工作的效率依旧低下。所以，为实现档案的有效管理需要加大力度培养档案管理人才，提高档案管理人员的专业素质。主要从以下几个方面进行：①政府鼓励各个高校培养复合型人才，注重信息化与档案管理专业的交叉学科的教导；②将视野放到国外，引进他们国家的高素质的档案管理人才，指导我大数据背景下档案管理工作；③政府投入更多的资金加大人才培养，因为，培养人才不仅需要人力与时间，更需要相应资金的支持。

2.2加强档案数据的安全性

在大数据的时代背景下，为档案管理也带来了很多便利，有利于工作效率的提高，降低档案管理工作中所花费的资金，但是同时有数据丢失的高风险性，而档案十分重要。所以，必须要加强档案管理工作的安全性，确保档案管理工作的顺利进行。大数据的背景下，一张小小的内存卡就能储存大量的重要数据，但是，电脑病毒的侵入与内存卡的损坏都会造成数据丢失的风险，所以，档案管理工作者要注意档案保存的安全性。首先，档案管理人员要具备档案安全管理的安全意识，避免电脑病毒侵入存有档案数据的电脑中。同时，政府要制定相关的政策，包括档案管理的工作细则，规范档案工作人员进行存档工作时的操作。

2.3对档案管理人才结构进行优化

在我国档案管理工作中，多以老年人为主，中年人较少，年轻人基本不从事档案管理工作。我国档案管理工作水平低下，相当少的人才投入到档案管理工作中来，尤其是年轻人参与的人数更少。而在大数据的时代背景下，需要更多的人才投入到档案管理工作中，没有人才的参与档案信息管理就无从谈起。针对这一问题，档案管理工作的进行首先要对档案管理工作人员结构进行优化。改变现状，吸引更多的年轻人参与到档案工作中来，实现“年轻人为主、中年人为辅、老年人参与”的结构模式。