新医改背景下如何有效进行医院办公室管理

2016-12-30许琴英

中国管理信息化 2016年20期

关键词：办公室管理工作医院

许琴英

（苏州市第五人民医院，江苏苏州 215007）

新医改背景下如何有效进行医院办公室管理

许琴英

（苏州市第五人民医院，江苏苏州 215007）

深入推进的新医改对医院管理工作提出了越来越高的要求，要求医院办公室管理工作积极创新，以应对新医改的挑战。笔者结合自身工作实践，就当前医院办公室管理存在的问题进行了简要论述，重点探讨了如何有效开展医院办公室管理工作，旨在提高办公室管理效率，促进医院稳定、持续发展。

新医改；医院；办公室管理

作为医院管理部门中的一个重要组成部分，医院办公室在医院的发展与运行中作用重大。当前，深入推进的新医改，在一定程度上也改变了医学模式，为此，医院办公室管理工作必须和时代发展保持同步，对管理机制予以创新，充分结合理论与实践，有效开展办公室管理工作。

1　医院办公室管理存在的问题

一是办公室责权不清的问题，经常出现权责交叉、混乱的情况，使得办公室人员缺乏浓厚的合作意识，无法提升团队工作效率；二是办公室缺乏健全的管理制度，已有的规章制度没有得到切实执行，现有的一些制度也只是为了应付上级检查而已；三是医院办公室工作繁琐，工作内容与服务对象均处于一直变化之中，但由于缺乏完善的激励机制与晋升机制，使得许多新进的工作人员都丧失了工作积极性，让办公室业务的开展一度受阻；四是一些办公室人员在工作中仍然采取传统的思维模式，在解决新问题上还是采用老的办法，不愿意改革创新，使得医院办公室工作与医疗卫生改革的脚步相脱节，影响到医院整体的发展，对医院的长远健康发展也极为不利。

2　有效开展办公室管理的具体路径

2.1完善办公室管理制度

要有效开展办公室管理工作，促进管理水平与工作效率的提升，制定完善的办公室管理制度无疑是非常关键的一步。因此，医院办公室管理人员应制定健全合理的规章制度，对各项业务流程做进一步细化，对相关岗位职责做出清晰规定，保证各项管理工作的公开透明，避免出现违法违规的现象。同时，医院办公室还应制定有针对性的监督办法，但需结合实际的管理制度，其中既要有监督时间、监督措施以及监督人员等，还应对奖惩方案与考评手段等做出明确规定。如此方可使办公室工作的开展做到有章可循、有据可依，有利于医院办公室工作更好地服务于患者与医院发展。

2.2创新办公室管理方式

新医改背景下，医院办公室工作的性质也发生转变，由参谋作用代替了过去的事务性工作，其服务也更加多元化。为此，要不断创新医院办公室的工作方式，进行科学化的管理，要在多个方面进行延伸和创新，包括工作方式和工作内容等，以促进人员工作效能的提升，让服务水平与质量更高。新形势下，办公室要明确自身定位，以更好地服务于医院各项业务的开展。首先，科室人员要不断加强自身业务学习，以提升办公室整体业务水平。可通过集中学习、自学以及外出培训的方式学习先进的工作方法和管理技能，促进工作人员业务技能的提升。其次，要改变观念，创新工作方法。要不断总结过去采用的工作方式与工作方法，继续使用其中好方法与经验，并结合新形势与医院实况，采取质量反馈管理，创新工作方法，提升办公室工作效率。再次，要善于收集相关信息，以在领导制定决策时提供有效参考。作为医院管理网络中心，办公室的重要地位不言而喻，因此要利用多种方式收集信息，并进行综合分析，以及加工处理信息，进而帮助领导做出正确决策。在决策实施过程中，还要将相关督查与信息反馈工作落到实处，以实现预期目标。最后，要执行科学的绩效考核，让员工的积极性与主动性进一步增强。根据实际情况，建立起科学的绩效考核体系，若工作人员能够规范的执行制度，可给予其适当的精神或物质奖励，若人员在执行上不够彻底，则要对其加以引导，帮助人员改进，营造出良好的工作氛围，提升工作效率和质量。

2.3规范办公室管理流程

第一，将办公室拟办工作落到实处。具体来说，当医院办公室人员接受到上级的指令后，应立即进行拟办，拿出切实有效的方案，同时安排好承办部门、责任人与管理内容等方面。第二，在确定好相关工作方案后，应立即对其进行登记立项，将《督办登记表》仔细填写好。第三，确保项目交办能够得到贯彻落实，在移交工作时可采取先书面后口头的方式，同时对相应的权责做出明确规定。第四，落实相关催办工作，医院办公室管理人员应做好项目检查工作，并与其他部门相互配合，以对工作中的困难做出有效解决。第五是结办和反馈，在完成工作后应认真进行总结，并将相关情况向上级部门汇报，及时归档处理好的材料。

2.4提炼办公室文化

提炼医院办公室文化价值，应将其实际特点与工作内容结合起来。医院办公室工作应秉承服务患者、服务临床以及为领导分忧的原则，以多种载体模式对办公室文化进行提炼与宣传。我们可在例会、学习培训活动等过程中对文化与价值观予以宣传，作为办公室管理工作人员应在正式场合积极宣传先进和谐的管理文化与正确的价值观，还应将办公室文化融入平时的工作与休闲娱乐活动中，根据员工的个人需求与工作意愿，尤其是新员工的工作心态给予改造，以更好的状态适应办公室业务。