基于ERP三层架构的企业物料出入库会计核算管控研究

2016-11-07马洪兵

中国管理信息化 2016年20期

关键词：出入库会计凭证单据

马洪兵，耿艳

（1.长春工程学院管理学院，长春 130021；2.长春大学旅游学院，长春 130000）

基于ERP三层架构的企业物料出入库会计核算管控研究

马洪兵1，耿艳2

（1.长春工程学院管理学院，长春 130021；2.长春大学旅游学院，长春 130000）

ERP在制造业的推广，满足了企业管理的需求，但在物料出入库管控方面仍然存在突出的弊端。本文通过对ERP三层架构的设计与模型搭建，提出了会计凭证层、ERP单据录入层、条码明细层三层概念及稽核方式，有效解决了物料出入库的及时性、准确性等诸多问题。

ERP；三层架构；企业；物料出入库；会计核算

0　引言

企业资源计划（Enterprise Resource Planning，ERP）是由Gartner Group于20世纪90年代初提出的，在制造资源计划（Manufacturing Resource Planning，MRPⅡ）的基础上发展而成，其核心思想就是实现对整个供需链的管理。通过对企业ERP应用的实际调查情况来看，大部分制造业的生产计划、车间现场管理等业务并没有得到有效解决，而在财务核算、物流管理及生产成本等方面均得到了大幅提高，这其中最为核心的是企业物料的出入库核算管理。深入企业调研发现，虽说企业的物料出入库采用了ERP系统管理，企业的会计核算也摆脱手工操作向自动化、程序化方向发展，但仍然存在账务与实物不同步的现象。本文研究的目的就是通过对ERP架构的研究设计，提出一套可行的方案，进一步加强物料出入库会计核算的管控。

1　企业物料出入库会计核算发展历程

1.1手工操作阶段

该阶段主要发生在20世纪八九十年代，国内ERP处于财务软件的发展成熟期，主要解决会计总账、报表、固定资产等核算工作，对于进销存模块没有广泛展开。企业对于物料出入库的管理基本停留在手工记账阶段，很难与财务软件进行有效衔接。此条件下造成会计人员对物料的出入库管理非常粗放，会计人员很难做到对企业物料出入库的监管。

1.2ERP单据作业阶段

该阶段主要发生在21世纪初，国内ERP软件的模块体系在保持财务核算部分的基础上，逐渐完善了采购、库存、销售与核算等模块。对于财务核算而言，和物料出入库有关联的单据均由库存管理人员在ERP系统内录入，会计核算人员进行督审，账务核算数据完全信赖这些单据，ERP也提供了相关单据生成会计凭证的操作，减少了核算人员的工作量，也做到了“账账相符”。

2　物料出入库控管存在的问题

在ERP单据作业阶段，好像已经看到了ERP在物料出入库核算方面的优异表现，但对企业物料出入库做深入调查，就会发现仍存在如下问题。

2.1ERP单据产生不及时

ERP单据产生的不及时有很多因素，但其中最重要的有两个方面：一方面是企业物流组织结构造成的不及时；另一方面，企业物料的出入库形态造成了不及时。

2.2物料出入库单据存在人为修改因素

由于ERP单据是人工录入的，这就产生了人为修改的因素，例如：当企业物流人员发现库存有问题的情况下，私底下会和生产部门沟通，将缺失的物料领到车间做生产损耗处理等，而这些问题已经被ERP“优秀”的账账相符所掩盖。

3　ERP三层架构的搭建模型与控制体系

为了解决物料出入库核算存在问题，笔者对ERP设计如下架构，如图1所示。

图1　ERP业务单据三层逻辑图

模型与控制体系描述如下。

（1）单据的核算体系分为三个层次，分别是会计凭证层、ERP单据层、条码明细层。具体来讲，每一张会计凭证有1张或多张ERP单据生成；每一张ERP单据有一个或多个明细条码产生。

（2）条码明细层的数据可以是条码扫描产生的数据，也可以是现场及时录入的明细数据，例如：在钢板卷料上采用记号笔做的标识号。这些明细数据以单条记录的形式存在，定期或满足触发条件生成一张ERP单据。

（3）在三层架构模型中，上下各层都存在严密的对应关系，例如：每张ERP单据的品种、数量、批号等都必须与条码明细的汇总数据相等；每一张会计凭证都与相对应的ERP单据的数据核对相等。

（4）在人员职能上，条码明细层的数据由相关现场操作人员完成，带来的结果是取消了ERP单据层的ERP单据录入员。

（5）在稽核方式上，在没有第三层（条码明细层）之前，财务人员每月结账时对财务存货科目与ERP单据出入库的数据进行核对；在启动第三层（条码明细层）之后，财务人员除了对财务存货科目与ERP单据出入库的数据进行核对外，还要关注ERP单据出入库的数据同第三层数据的核对。

通过上述ERP模型的搭建，在制造业出入库会计核算与管控上，解决了如下关键问题。①实物操作与ERP单据的同步性。②数据的准确性。之前在ERP系统中，物料出入库单据存在人为修改因素的主要原因是ERP的管控以库存数量为对象，而采用新的ERP架构体系后，ERP管控的对象为条码数据或明细操作记录，明细化的管理会带来更严密的控制措施。③优化了人员职能，省掉了ERP单据录入层面的操作。