高　强，李秀莲，曲家奇

(大连民族大学 国际商学院 ，辽宁 大连 116605)



AB公司采购与付款内部控制分析

高强，李秀莲，曲家奇

(大连民族大学 国际商学院 ，辽宁 大连 116605)

摘要：采购付款内部控制是企业整体内部控制制度的重要环节之一。以AB公司为例， 从控制环境、风险评估、控制活动、信息与沟通以及内部监督五个方面，简要分析采购与付款业务的内部控制，存在的问题，并提出相应的解决对策。

关键词：AB公司；采购与付款；内部控制

AB公司2002年成立，7名股东出资5 000万元人民币。主要从事高压容器的研制与生产，是专业生产高压气瓶的国家级高新技术企业。公司各种产品通过国家质量监督检验检疫总局指定的气瓶型式试验机构的检测，产品销售至全国各地并出口至多个国家。

一、AB公司采购与付款内部控制现状

1.控制环境

(1)组织结构及权责分配。AB公司出资人即股东，是公司的所有者，总经理是公司的实际经营者。公司设5个副总经理分管生产部，质检部，技术部，财务部，采购部，销售部和综合部7个职能部门，其中财务副总对财务部、采购部负责，公司的采购计划及各类报销须经财务副总审核签字。

采购部设一名采购部副主任，两名采购员及一名采购内勤。采购部副主任主要负责对采购部日常事务的管理，一名采购员负责公司日常消耗品的采购，一名采购员负责对外协加工品的采购，采购内勤负责采购部办公室的日常工作、采购单的录入及对主要原材料的采购。采购部下设库房，负责对库存物品的管理及填制出库入库单据及对库存物品不定期的进行盘点，当出现账实不符的现象时进行调账。

财务部设一名会计主管，一名会计员以及一名出纳员。采购部的报销凭证交由财务副总审核，出纳员根据通过审核的报销凭证向采购员支付现金或向供应商转账，并根据报销凭证登记记账凭证及库存现金日记账和银行存款日记账。会计员根据记账凭证登记除日记账以外的其他账簿，会计主管负责进行账实核对。

(2)人力资源管理。 公司为节约成本，财务及采购部奉行价格最优原则。在人力资源管理方面，采购部及财务部的人员招聘采取人事专员初审，部门终审的原则，这两个部门的大部分员工均为董事长或各位董事的亲属。采购部及财务部员工的薪金采用底薪加满勤加值班的核算方式，鼓励员工多劳多得。公司与员工签订正式的劳动合同并统一为员工缴纳养老保险、医疗保险、失业保险、工伤保险及生育保险， 能够增强员工的归属感。

2．风险评估

企业的采购与付款环节是企业控制成本的基础，企业成本控制的好坏直接影响到企业利润的高低。公司根据可能出现的采购付款风险绘制了采购付款风险识别表，见表1。

表1　采购与付款风险识别分析表

该公司将采购付款的风险分为财务风险、资金风险、运营风险及法律风险四类，通过风险的发生条件及风险后果对这四类风险进行了分析。

3．控制活动

根据风险评估的结果，AB公司整合规范了采购付款的核对、批准、授权、查验、调整、复合绩效等业务环节。具体的业务流程包括：库房根据平均量制定月度计划，由生产主任、财务副总、总经理共同签字后，采购员进行采购，采购回来的原材料由仓库组织验收，质检部进行质量检验，检验合格的原材料经过验收入库。

公司通过制定采购的月计划及日计划避免库存过高，以规避存货管理方面的财务风险。由库房根据生产部门日常生产所需物品的月平均量制定月采购计划，对计划外的特殊用品及超出预算的物品每日提交采购日计划。采购计划经由生产主任，财务副总及总经理签字批准，再授权采购部的采购员购买。

为了规避供应产品质量所带来的运营风险，对采购回的主要原材料在生产领用前由质检部组织验收。

为了避免合同管理所带来的法律风险，对于金额较大的采购合同要由财务部进行审查。

为了规避资金风险，采购部对于已付款的采购行为每月统一整理购货发票交财务部，由财务副总负责签字报销，对于应付账款，财务部定期直接根据供应商的要求或购货合同开具支票。

4．信息与沟通

AB公司在采购付款方面采用电算化的管理方式，采购部和财务部运用两套不同的软件分别对采购信息及财务信息进行核算。采购部运用速达软件进行核算。

采购部将采购回来的物品清单逐一录入速达软件形成采购单，然后将部分购回物品入库，另一部分由领料人直接领用。库房通过速达软件将采购单调入入库单，当物品被领用时再运用速达软件填制出库单，对于盘点中发现的账实不符现象，库房直接通过速达软件进行调账。

财务部通过用友软件进行核算。库房不定时向财务部提交库存盘点记录，采购部向财务部提交采购单，财务部根据这些凭证通过用友的财务软件进行核算。

5．内部监督

公司明确了每名员工的工作职责，做到权责分明；在库房采购计划的审批上要由生产主任、财务副总及总经理共同签字才能生效，三者缺一不可，其体现了部门内部的监督。并且，采购部的购货发票要交由财务部审批，从而财务部对采购部就构成了监督与制约，体现了部门间的监督。公司每年对本公司内部控制的有效性进行自我评价，并出具自我评价报告。

二、AB公司采购与付款内部控制存在的问题

1．控制环境分析

(1)组织结构不健全。AB公司是一家民营企业，公司的管理层及重要部门成员基本上都由公司的股东及其亲属组成，没有实现所有权与经营权的分离。采购部的副主任及采购员全部由股东亲属构成，采购员每人负责采购计划的一部分，无法形成有效的监督与制约。公司内部没有设立专门的审计委员会对企业运营进行有效监督，公司内部容易形成不同的利益群体，不利于公司的内部管理。公司的财务部及采购部很难吸收到新鲜血液，企业的发展可能会受到限制。公司部门各成员之间的权责不够明确，部门各成员间没有合理的相互监督与制约的机制，结果是容易出现舞弊。企业的财务部与采购部本应是两个相互独立、相互制约的部门，可在AB公司，这两个部门同归财务副总管理，可能会造成这两个部门的不相容职务分离不彻底，带来隐患。

(2)人力资源管理不够规范。 由于公司家族式企业管理模式，对员工没有良好的激励机制，导致员工没有动力感和上进心，出现混日子的现象。受过各种正规职业培训的员工得不到合理的薪金回报。在招聘中，实际的决定权在于用人部门的主管，人事专员无法独立的决定用人权，导致存在用人为私的情况。企业对员工没有完善、统一的考核标准，采用员工自我评价的方式，无法公正考量员工的综合素质。公司对于员工的培训不够系统专业，容易给新员工带来不必要的麻烦。公司没有合理的轮岗换位制度，无法确定每个人的专长，也无法及时发现工作中可能存在的弊端。结果是不利于不同岗位员工对工作的全面了解，对相互协作、提高工作效率也不利。

2．风险评估分析

AB公司对采购付款环节的风险控制意识还比较薄弱，没有建立起包含识别、评估和应对的科学风险评估体系。对于无法签订采购合同、金额较小的采购行为，风险估计不足，有可能对金额较少的采购行为所带来的较小的风险不够重视，小风险积少成多可能对公司的经营安全造成影响。

3.控制活动分析

(1)财务风险应对分析。 首先，由库房根据生产领用的平均量完成制定采购计划的任务，这样的任务安排使采购计划无法根据实际的生产需要及时进行调整，采购计划的准确性得不到保证，可能造成库存过高。该企业的存货管理比较混乱，采购部与库房的交接不够严密，管理不到位。存货入库的流程是：采购部采购，之后入库、采购部录入采购单、库房录入入库单。由于采购部与库房缺少有效的沟通，所以经常出现录错单，少录单或者延迟录单的现象。采购的物品有一部分不经过库房就直接被提走，所以经常造成账实不符，对库存盘点和财务对账均存在隐患，不利于规避存货管理带来的财务风险。

(2)资金风险规避分析。 企业的货币资金，财产物资及财务账簿的管理都比较混乱，没有真正实现会计人员的权责分明。财务部与采购部同归财务副总管理，没有做到相互监督，相互牵制，存在着预算超支的现象，而且对报销凭证的审核不够及时，在报销上极易造成舞弊。财务部对资产的管控不够严格，库房自行对财产物资进行报损报废，也容易出现漏洞。

(3)运营风险防范分析 对于购回的物资，除了主要原材料之外缺乏必要的查验过程，物资的质量难以得到保证，公司经常出现购回的物资无法正常使用，或者实物数量与采购合同数量不符的现象。在采购比价及选择供应商方面，公司只追求价格最优，却忽略了产品的质量，往往采购的质次价廉商品无法满足生产的日常需要，造成浪费，影响生产。在选择供应商方面，采购员的权限过大，往往由一名采购员决定供应商的选择，采购员之间缺乏有效的监督与制约，容易出现供应商贿赂采购员的现象[1]。

4.信息与沟通分析

该企业同时运用两种软件分别核算，在财务软件的运用上选用了用友的财务软件，可在生产经营的其他方面却运用速达软件，两款软件存在着差异，而且衔接不够紧密，很难保证财务信息的及时性和准确性。

在采购计划制定方面，生产部不能及时地将生产领料需求告知库房，库房也无法及时根据生产的实际需要调整采购计划，结果影响采购的进度，因此经常出现库存不足而耽误生产的有序进行。财务部通常是根据库房不定期上交的库存明细及采购部提交的采购清单调整账面，因此财务部很难做到及时、准确的掌握库存资料，经常出现账实不符的现象。在采购付款及报销方面，采购部通常是现行付款，月末统一拿购货发票到财务进行审批并报销。这种做法无法保证财务部对采购部的采购行为及时的进行监督，也不利于财务部对采购成本的控制。

5.内部监督分析

在人员的内部分工方面，采购部采取专人专购的方式，导致各个采购员之间缺乏实质性联系，无法实现有效的内部监督。库房具有单独调账的权利，也不利于公司对库存商品的监督，容易出现库房贪污的现象。财务部对于不相容工作没有做到合理的分配，财务副总作为董事长的亲属，没有遵守规避原则，对于企业的内部监督十分不利。公司没有成立专门的内部监督机构对采购付款的合理性及购回商品的质量进行监督。

三、完善AB公司采购与付款内部控制对策

1.强化内部环境建设

(1)健全组织结构。公司要加深对采购付款内部控制的了解，认识企业采购付款内部控制的重要性，以及企业采购付款内部控制的意义。应根据国家各项法律法规的规定，并结合自身的经营特点建立健全公司采购付款的各项规章制度，使各个岗位权责明确。调整公司的组织结构，运用现代化的企业管理模式，使所有权与经营权分离，聘用专业的高级管理人才。将采购部与财务部分离，形成一个独立的部门。合理的配置各部门各岗位之间的关系，使各部门各岗位之间形成相互制约相互监督的格局[2]。

(2)完善人力资源管理体系。合格的内部控制制度应该能够得到全体员工的认同，并能调动全体员工的工作积极性，使员工明确自己的权利和责任并为企业的发展出力。在采购部及财务部人员的招聘方面，人事专员不应受到公司领导的影响，要确保聘用人才的公平性和合理性。公司应定期对采购部及财务部员工职业技能的培训，使员工掌握专业的技能，以便胜任本职工作。对于取得相关专业资格证书的人员要给予一定的鼓励，建立健全公司的奖惩制度，定期对采购部及财务部员工业绩进行考核，奖惩分明，充分调动员工的工作热情。对于采购部及财务部的重要岗位要进行岗位轮换，一方面可以加强员工对不同岗位的了解，有利于不同岗位员工间的分工协作，另一方面可以避免滥用职权、贪污、舞弊等不良现象的发生。

2.健全风险评估体系

增强企业的风险意识，建立包含风险识别、评估与应对的健全风险评估体系，对于金额较小的采购活动也要进行风险的评估，风险无论大小都应该受到应有的重视。对于由相关人员经验不足、道德缺乏带来的管理风险及因企业对市场的应变能力不足带来的经营风险，也要进行相应的评估并采取相应的规避措施。

3.夯实控制活动

(1)有效规避财务风险。要想有效规避购回不必要物资的风险，最主要的是要及时准确的制定采购计划，生产部要根据本月的生产计划合理预算领料需求，并交由库房统一制定采购计划，在资产管理问题上要加强相关部门间的沟通与协作，避免出现因交接不及时产生的差错。限制直接接触资产的人员，只有经过授权的人员才能接触资产，所有采购回的物品全部入库。

(2)合理规避运营风险。规避供应产品质量所带来的运营风险，要做到对于采购回的物品一定要由专人查验入库，再经由库房出库，避免出现未经库房许可私自领料的行为，这样有利于对物资的管控及清点。库房及财务相关人员定期对库存进行盘点，及时发现问题，如发现账实不符的现象，及时查明原因并追究责任。对于价值较大的物资要单独保管，必要时要购买财产保险从而减少物资受损所带来的财产损失。

(3)及时防范管理风险。在公司的财务方面要落实规避原则，将不相容的职务分开管理，对于会计人员要定期地进行职业规范及职业道德培训，对会计岗位进行明确的分工，相关人员间相互制约，相互监督。不定期的对各种会计资料进行审计，以确保会计信息的真实性和准确性。对会计人员进行授权控制，只有被授权人员才有资格处理该项业务，以确保权责分明。加强财务与其它各部门的联系，增强会计人员对企业运营流程的了解。在财务部及采购部内部进行定期轮岗，避免出现舞弊。

4.协调信息传递系统

公司统一使用一套信息化系统软件，避免两个软件因衔接产生的不便。公司应建立高速有效的信息沟通系统，加强各部门之间的沟通，确保信息能够及时准确的传达。高效的信息沟通机制不仅是指公司内部，也包括与外部的信息沟通。在内部，采购部要加强与生产部的信息沟通，及时准确的知道生产所需的采购物品，采购部也要及时与财务部进行沟通，保证账实相符；在外部，采购部要加强采购部门与供应商的沟通获得全面的信息，选择质优价廉的物品。确保公司内部对获取的信息高效率的执行。

5.构建内部监督体系

要在企业内部设立内部监督的部门，监督管理者决策的合理性及决策的实施情况，避免因管理者的决策失误带来不可挽回的损失。而且内部监督部门应独立于公司的其它部门，不受公司管理层的制约，只有这样才能确保监督有效的进行。合理地对各部门及部门内部各职务进行分工，使各部门各员工权责分明，形成相互监督相互制约的格局。

参考文献：

[1] 财政部.企业内部控制规范[M].北京：中国财政经济出版社，2010.

[2] 财政部.内部会计控制规范-基本规范[M].北京：中国财政经济出版社，2001.

(责任编辑董邦国)

InternalControlofthePurchaseandPaymentofABCompany

GAOQiang,LIXiu-lian,QUJia-qi

(InternationalBusinessSchool,DalianMinzuUniversity,DalianLiaoning116605,China)

Abstract:Theinternalcontrolofpurchaseandpaymentisanimportantpartoftheoverallinternalcontrolsystem.TakingABcompanyasanexample,thispaperexplorestheinternalcontrolofitspurchaseandpaymentfromtheaspectsofenvironmentcontrol,riskassessment,activitycontrol,informationandcommunicationandinternalsupervision,pointsoutproblemsandofferssomestrategies.

Keywords:ABcompany;purchaseandpayment;internalcontrol

收稿日期：2016-04-05；最后修回日期：2016-05-18

基金项目：中央高校基本科研业务费专项资金资助项目(20150319)；辽宁省教育厅资助项目(W2014340)；教育部规划基金资助项目(13YJA790056)。

作者简介：高强(1971-), 女，内蒙古通辽人，副教授，主要从事审计、内部控制领域研究。

文章编号：2096-1383(2016)04-0347-04

中图分类号：F239.1

文献标志码：A