杨蓉

摘 要：企业为了能够更加了解内部员工的信息，从而在培养和任用人才的过程中能够更加知人善任，通常会重视对于人事档案的管理。但目前看来，企业在人事档案管理方面并没有指定相应的管理措施，促使人事档案管理存在着一些问题。文章主要研究确保人事档案的完整性的重要环节。笔者从人事档案管理的特点角度出发，简单阐述了人事档案的重要性，并研究了人事档案管理中存在的具体问题，期待通过对该类问题的了解能够找出确保人事档案完整性的主要环节。

关键词：人事档案；重要性；完整性；问题；对策

一直以来，人事档案都是企业收集和记录人才信息的重要载体。人事档案当中记录了员工的个人情况以及德才表现。企业在人力资源管理方面将人事档案作为调动人才的主要依据。为了确保企业的人力资源管理更加科学，企业应该注重人事档案的管理，并确保认识档案的完整性。在经济全球化的背景下，企业要想获得更多的发展空间，就需要收拢专业化的人才，处理好人事档案才能够保障企业对于人力资源的开发和利用，促使企业将人才运用到适合的岗位当中，提升企业的核心竞争力。

一、人事档案管理特点

所谓的认识档案指的是按照上级主管的要求，根据职工的个人资料特征保存起来的涉及到职工个人信息的相关数据资料。这些资料中包含了职工的工作经验、个人素质等多方面的信息，将被用于人事调动[1]。

企业在进行人事档案管理的过程中通常要对员工的所有履历资料进行收集和整理。履历中包含了员工的自我推荐、成绩考核、入党申请、奖罚以及工资信息。该方面的资料已经能够体现出员工的思想内容以及个人素质。个人档案的全面性能够使企业在调用工作人员的过程中得到足够的参考资料，并充分了解员工的个人情况。除了全面性以外，个人档案的管理还具有现实性、真实性以及机密性等特点。

二、人事档案管理重要性

前文也曾简单的提到了人事档案管理的重要性。其实，人事档案最主要的作用就是为企业的人事调动或者企业的工资调整等提供参考[2]。一般来说，企业要想从基层员工中选拔出较为出色的员工用以晋升到高层职位，都会调用其人事档案，从其档案中对员工的个人行为记载集料来判断员工的思想素质和能力素质。企业选人需要考虑到员工的才能和德行问题，人事档案为企业在考察员工德才问题方面提供了相应的借鉴依据。企业对于人事档案的完整管理能够帮助个人在未来的发展中提供资料。员工的一些信息都由人事部门来保管，在档案中有详细的记录，就好比个人在企业这个大家庭当中受到了重视。员工对于企业更加具有归属感，其在工作当中就会更有责任意识，从而使企业的向心力更强。

三、人事档案管理问题

一直以来，企业中的认识档案管理都存在着很多问题，这些问题限制了人事档案的完整性，也限制了企业员工的个人发展。管理体系的问题是人事档案管理中的主要问题。目前状态下的管理体制一直都保持在传统的管理状态，其工作的效率比较低下，管理制度也不符合当今社会发展的需求。如今，企业的经济实力增强，人员流动性更大，需要调动的人际关系也就更多，传统的档案管理制度无法满足企业发展的需求。除此之外，人事档案的管理人员素质也已经不符合当前社会的发展需求。档案管理人员不仅在思想上已经落后，在专业技能方面也无法满足社会企业进步的要求[3]。很多人事档案的管理人员都秉承着传统的档案管理思想，整天都忙碌在繁琐的管理事务当中。而新的时代当中，人事档案需要管理的工作更多。工作数量的增加造成了档案管理人员压力的增大，其对工作也的态度也将发生偏移，进而影响到档案管理的完整性。

在人事档案中最明显的问题就是档案的不完整。对于企业来讲，人事档案是用来做人事调动的参考依据的。尽管企业中装入人事档案中的材料都是由员工本身填写的，但在装入到档案时，该项程序却不是由员工自己来完成的。档案管理人员在装入档案资料的过程中会出现疏漏，进而造成档案内容的不全面。不少企业中的人事档案都不符合实际情况，正是由于档案的内容都是由本人填写，而在填写的过程中又缺乏核实，因而造成了员工乱填写档案信息的情况。

四、确保人事档案完整性的相关对策

为了确保人事档案的完整性，企业应该摒弃传统的档案管理理念，积极接受新的管理理念。企业需要制定完善的人事档案管理制度，为档案管理工作制定相应的标准。企业明确了档案的管理步骤就能够使人事档案的管理人员按照规定来对档案资料进行管理。完善的管理制度还能够使档案管理行为更加规范，一旦出现了人事档案管理资料的失误，就能够凭借着管理制度来追究责任。

企业也可以对人事档案的管理人员进行培训，定期为其提供学习和交流的机会。企业在内部派遣有经验的人事档案管理主管来为档案管理人员讲解档案管理的规范化要求，在外部聘请比较专业的档案管理人员来为档案管理人员灌输新的档案管理理念[4]。档案管理人员在学习中不断的充实自己，并逐渐提高自身的综合素质。人事档案将在管理人员的高素质、高标准要求下变得更加完整。保障人事档案管理完整性的最主要环节是要对人事档案的管理建立起有效的监督制度，确保对档案管理流程的监督和管理。档案管理人员能够在监督下规范自身的行为并端正自身的工作态度，在确保人事档案完整性的同时，还能够确保人事档案的安全性。

总而言之，人事档案关乎到很多重要的个人信息，其对企业的工作人员进行了最为真实的记录。员工从学习时期到后来的工作履历，其所具有的学习能力和工作能力都将被记录在人事档案当中。企业在调动人员的过程中正是凭借着人事档案才能够对人才进行合理化的运用。为此，企业内部所进行的人事档案管理一定要遵循规范化、具体化、真实化的原则。企业的档案管理人员也要在对人事档案的管理中确保档案的完整性。

参考文献：

[1]刘小瑕.淺议医院人事档案实施信息化管理的优势[J].人力资源管理，2014，06（04）：206-207.

[2]闭线林.高校电子人事档案信息安全问题与对策[J].机电兵船档案，2012，05（03）：49-51.

[3]田今晖.高校人事档案管理中存在的问题与对策研究[J].内蒙古财经学院学报（综合版），2012，05（03）：146-149.

[4]廖惠娥.高校人事档案管理工作的现状与对策——以东莞理工学院为例[J].东莞理工学院学报，2012，08（06）：107-111.

（作者单位：陕西省汉中市汉台区镇村规划站）