摘要：随着经济建设的快速发展与进步，我国的科技也在快速发展，电子信息技术的广泛应用使得社会逐渐成为了一个信息化与数字化的社会。伴随着信息技术与电子科技的广泛普及与使用，如何对我国各方面的信息系统的实施与建设成为目前最需要研究与解决的课题。文章对档案管理系统的设计与实现进行了分析。

关键词：档案管理系统；系统设计；信息技术；电子科技；档案管理部门 文献标识码：A

中图分类号：TP311 文章编号：1009-2374（2016）13-0022-02 DOI：10.13535/j.cnki.11-4406/n.2016.13.011

1 概述

我国现在正处于一个信息化的時代，随着信息技术与电子科技在我国方各面的广泛应用，很多的部门单位，包括企业、学校等，都紧跟着时代的步伐，加大对单位内的信息化档案管理系统的建设，信息化与网络化可以适用于档案管理的系统开发与设计，研究对当今社会各行各业的管理系统的设计与开发，具有较高的实用价值与应用价值。

2 档案管理系统的综合概述与分析

2.1 档案管理系统的综合概述

对于档案管理部门来说，主要任务就是对各种档案管理储存保管，以供用户对档案信息的利用，档案管理部门可以有效地实现对档案的储存与开发使用，可以提供一个档案信息资源的利用平台。现今随着数字化档案馆的发展，我国的档案管理逐渐开始实现高度的信息化与数字化。数字化的档案管理就是指对那些具有价值的档案，例如一些影音、图形、文件、数据、资料、信息等进行数字化的采集、加工与管理，通过对这些数据以及信息进行资料的数字化管理，可以实现各种档案的信息化传递与交流。数字化的档案管理可以在网上实现资源共享，通过跨度的电脑信息连接可以对这些档案资料进行电子存储与使用，数字化的档案管理也可以对特殊的知识权限以及使用存储权限等进行综合管理，保证数据资料的安全性。本文主要研究的就是如何对档案管理系统进行设计与开发应用，从而实现数字化的档案管理，更有利于我们国家各个方面的发展与进步，通过对这些档案资料的数字化管理与使用，可以更加激发人们对文化素质的提升，提高人们的创新想象能力。数字化的图书馆不仅会给人们的经济生活带来便利，而且会作为社会文化传播的载体，推动我国经济与文化建设的发展，影响各项档案的管理工作。

2.2 档案管理系统的综合分析

2.2.1 档案管理系统的需求分析。档案管理系统必须与时俱进，为了进一步地提高档案管理的整体水平，管理人员需要对档案的资料与信息进行全面的整理，只有对整个档案资料与信息进行统一性的管理系统分析，才能够完善对档案系统的管理。对于档案管理系统来说，主要是完成流程化的档案资料的采集、录入、查询以及删除修正等，从而提高档案管理的工作效率，降低档案管理的成本支出。档案管理的人员需要对档案资料进行及时的修改与更新，从而使档案管理能够得到最新的信息与数据。档案管理系统需要保证档案管理信息与资料的安全性与正确性，只有档案管理系统的管理人员才能够对档案资料进行修改与完善，普通的档案用户只能进行查阅，而不能进行档案资料与信息的修改。

2.2.2 档案管理系统的功能模块的分析与设置。需要档案管理人员对档案的资料与信息进行查询、更新、修改与删除等管理信息方面的设置，一般档案管理资料与信息的录入与删除都需要管理员进行添加管理，按照具体的档案资料最新信息进行录入与删除，要根据实际的情况进行。而档案管理系统的资料与信息修改既可以是管理员进行，也可以是基本的用户进行个人信息的修改，这样可以有效地完成对信息更新的修改，从而及时地获取最新的档案信息。档案资料与信息的查询是管理员与用户都具备的权利，可以提供多种查询的方式，对档案信息进行直接的查询。

3 档案管理系统的具体功能体现

对于档案管理的具体功能来说，主要是根据用户的基本需求组成，从而体现出档案管理系统的功能，例如图1所示的档案管理信息系统的结构图，若是学生的管理系统，功能组成为用户管理、数据管理、资源管理、查询统计、系统维护五大功能，以下分别为档案管理系统的功能图示、档案管理系统的网页逻辑结构的图示以及学生档案管理系统的登录使用逻辑结构。不同行业的档案管理是由不同的功能模块组成的，但是大致的系统模型如图2所示，联系不同系统功能之间的管理，设置登录选项，再将基本档案管理系统的功能通过一系列的动态网页设计实现。

4 档案管理系统的数据库设计与开发

在对档案管理系统的数据库进行设计与开发时，根据本文所介绍的管理系统，主要设计了三个表：第一是用户表；第二是资源单位表；第三是数据表。对于用户表来说，主要针对的就是学生与老师，现今在进行用户的登录时，只需要对学生以及教师的用户名、密码进行，所以在进入该管理系统前，首先要根据用户名以及密码进行登录才能够进入此管理系统，只有通过基本的身份检验才能够获得浏览使用该管理系统档案的权限。在该系统中，我们通过对象储存特定用户会话所需要的信息进行程序Web页面之间的跳转，是作为整个管理系统用户存储与登录的一个首选项，若是别人非法地进行管理系统页面的请求进入，就会通过session识别到用户的非会话，基本的变量不存在就会强制性地无法登入，这样可以有效地保证该管理信息系统的安全。

而资源单位表则记录着该学校的基本信息，包括有相关学校的公共的院别等各项联系方式等，这种基本资源的属性主要包括专业管理、校外管理、层次管理、档案管理，该资源单位表在进行基本的更新调整时，往往需要较少的更改，只需要对信息进行增添。

而数据表就表示着整个档案管理系统的核心部分，主要表现在数据的导入与导出、用于数据管理与查询统计、对于学生与教师的基本档案资料以及各种档案的记录与数据输出，都需要该数据库进行，但是这些内容若是只以文本的形式表现出来，就会浪费较大的时间与精力，而将这些文件资料处理成数据以及图形形式，就会使得档案资料在整个数据库中表现出协调性。

当我们在进行档案管理系统的选择时，可以选择任意合适的数据库，但大多都是选择Access数据库，可以简单地对管理系统的资料与数据进行处理，具有便捷性。我们在进行管理系统的数据库设计浏览时，采用动态数据对象技术，该技术可以实现对不同接口的数据库访问，在实际的管理系统的数据库编程中，我们在连接數据库时只需要使用动态数据对象技术的连接对象。

5 档案管理系统的整体系统设计与实现

在进行档案管理系统的设计与实现时，要将各种类型的档案管理系统的功能表现出来，可以通过动态服务器的页面实现档案管理系统的功能。对于整个档案管理系统来说，就是由各种动态的网页组成的，通过动态服务器网页来实现整个管理系统与档案数据库之间的联系，实现档案管理与档案使用的联系、实现整体单位的管理与整体资源文件的联系功能。对于档案管理员来说，在通过身份校验进入管理系统的网页内，可以进行具体的管理与调整，可以添加数据、删除资料、修改信息等，在进行数据的添加时，只需要在动态页面内进行数据空值内的添加，而在进行信息修改时一些控件资料都有数值，只需要进行修改调整，所以在进行管理系统的添加与修改时，可以在统一页面进行，在对这些动态页面进行管理后，就要进行提交，在提交之前要进行验证，保证管理页面的资料与数据的真实完整。

在进行系统的文件与图形添加时往常都存在问题，因为不能准确地获知文件与资料中的图片数量，这就会导致在页面上传时不能确定文件包含的控件大小。此外在进行客户端的验证时也总会出现问题，但是在设计档案管理系统时，可以通过服务器进行客户端的脚本添加，当我们在添加文件图片时，要提交服务器，找到具体的数量存在，然后再根据图片的数量进行一致数量的控件。

6 结语

总之，档案管理系统的设计与实现摒弃了传统的设计模式，利用服务器端脚本编写环境，进行合理的设计与开发，从而简化了档案管理系统的设计，提高了整个管理信息系统的安全稳定性。

参考文献

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作者简介：江燕（1983-），女，江西万年人，供职于中电投江西电力有限公司景德镇发电厂，研究方向：档案管理。

（责任编辑：黄银芳）