方明

摘要：内部控制是现代企业管理的重要内容，销售与收款循环在经营管理中占有极其重要的地位，它与企业的生存和发展息息相关，直接决定或影响企业的资金效率和利润水平。企业只有建立安全有效的销售与收款内控制度，才能实现企业完成价值实现过程，实现价值增值。

关键词：内部控制；租赁收款；授权审批

一、内部控制的基本概念

内部控制是由企业董事会、监事会、经理层和全体员工共同实施的旨在实现控制目标的过程。内部控制目标是合理保证企业经营管理合法合规、资产安全、财务报告及相关信息真实完整，提高经营效率和效果，促进企业实现发现战略。内部控制制度是现在企业管理的一个重要组成部分，企业要生存和发展，就必须建立强有力的内部控制制度，制约或减少企业不必要的损失，提高企业的整体效益。

二、内控制度的建立

公司设立了健全的组织结构，根据国家有关法律法规和企业章程，建立规范的公司治理结构和议事规则，明确董事会、监事会和经理层在决策、执行、监督等方面的职责权限，形成了科学有效的职责分工和制衡机制。董事会负责内控制度的建立健全和有效实施，监事会对董事会建立与实施内部控制进行监督，经理层负责组织领导企业内控制度的日常运行。公司内部设有专门的内部审计机构，内部审计部门直接对审计委员会负责，对于发现的重大缺失或者高级管理人员的舞弊行为，可直接向其审计委员会或者监事会报告，保证了内审工作的独立性。

三、内部控制流程

本文是针对房地产商铺对外出租业务进行阐述，销售租赁与收款业务循环主要包含四个子作业：出租签约作业；收款作业；退租作业；租金催缴作业。

1. 出租签约作业

市场招商部通过市场调查、分析、商讨商铺租赁价格并制定定价表，以内部签呈形式呈报并审批；若租赁价格未被核准，则须重新定价并审批，定价表作为招商之价格依据，副本送客服部，据以建立系统。在签订租赁协议前，要求商户出示必要之法定文件，包含客户的营业执照、法人身份证和相关的资质证明，对客户资质进行分析评估。在与其洽谈过程中，可能因营销策略等原因，给予商户优惠条件、决定收款方式、押金金额等，应以内部签呈说明，并经适当核准，核准后的签呈正本留存招商部，据以核对相关资料，副本送客服部，据以录入系统之租赁合约的依据，场地租赁协议依据定价表决定租赁价格，若与定价表不同的要有已经核准的定价签呈，定价表的核准要签核到董事长，招商部、客服部与商户签订新租、续租之租赁协议签定后，由客服部填制用印申请，经核准后盖章，合同生效。客服部留存一份归档，返回商户一份。

2. 收款作业

商户持单缴费，收费人员对现金、支票或刷卡金额核对无误后开具发票，若商户以汇款方式缴费，需出示汇款凭证，收费人员每日收款后，需将收款信息录入系统，并由系统打印当日收款明细，与实收款核对，以确保收款准确无误。收费人员将所收款项交予出纳存放保险箱，并于次日交存银行。出纳将相关缴款凭证交由会计入账。会计核对发票及收款无误后填制传票，编制收入明细表，核对租金起始日期，按期间拆分收入，分期予以实现认列。月底将拆分出的预收收入转入预收账款，将前期收取的本期收入由预收账款转入收入，分别填制传票。

3. 租金催缴作业

客服部于租金缴费期满后，由系统打印欠款商户明细，并于缴费期满10日填制第一次催缴告知函，由市场部发给欠款商户，若商户依然未缴费，客服部于缴费期满20日填制第二次催缴告知函发给商户，若商户仍无意还款，则将进行协议或解除合同清退。市场部填制解除合同告知函，会签客服部和招商部再次复核内容，用印后发给商户，与商户解除合同，办理退租。若业务部综合考虑认为不予解除合同，解除合同告知函暂缓发放，并在用印申请中以会签的形式提出解决办法，经适当核准后，则可继续承租。商户晚于正常缴费期缴费，需缴纳超过缴费期的滞纳金，免除滞纳金需由适当核准确认。招商部每月确认当月应收未收账款之情形，并与财务部核对确认是否有误，并持续催帐或有其它处置须依权责核准办理。每月确认后之情形须会签财务部门判断是否涉及帐务处理。

4. 退租作业

市场部及招商部若发现商户从事不法或不当经营，将主动提前终止租赁合同要求商户办理清退。商户租赁期满正常退租，客服部会同市场部、工程部与商户共同点交，确认房屋状况，计算装修恢复费，填制退租确认表。若商户租赁期未满提前解约退租，需提出申请，业务部经协商后确定退租日期，缴纳的押金，应以签呈呈报经适当核准后，走正常退租手续。未被核准，则重新协商。退租确认表经商户、工程部及市场部签字确认后，交由财务部财务组审核，财务组通过核对系统，填列押金、应收、应退款项，确定押金应退金额。审核后由客服部会签业务部。若退租确认表注明欠租金或物业费等，则应由业务部协同相关部门先期进行押金冲抵欠费的工作，客服部继续执行退租流程。并及时办理营业执照的迁出、注销及完税手续，交客服人员查验，由经办客服人员在退租确认表上签字确认。退租确认表中所列示各项应收金额如要减免，需经适当核准方可减免。客服部根据退租确认表退租日期录入系统，终止合约。客服部根据审核后的退租确认表填制请款核准单，请款核准单经会计审核后，履行请款审核程序，通知商户退款日期，至财务部出纳处退款。

五、内控控制重点

1. 企业应该加强市场调查，合理确定定价机制，定价表须经适当核准并抄送相关部门。 场地租赁协议依定价表决定租赁价格，与订价表不同者已取得经核准之签呈。签订租赁协议前须取得客户必要法定文件。系统仅有权限之人才可更改并留有轨迹。

2. 财务部门办理资金结算并监督款项回收，每日收帐应核对无误后存放保险箱，并次日存入银行，租金收入应正确记载并已检附完备单据，并有适当核准，定期编制银行调节表并交由非经手现金人员审核。

3. 销售部门应负责应收账款的催收，催收记录应妥善保存，若有减免应经适当核准。经催缴未缴款之客户已取得核准之其他解決协议，或依规定解除合同。

4. 提前解约之租户已取得适当核准，并由相关部门处理退租事宜且会同签核，并核算是否有应退还客户之款项。退租确认表应由相关部门落实工作并由相关人员签核，涉及金额减免应说明状况并经适当核准。商户退租后应及时清理商铺，使其尽快回复可供下户租用状态。已退租商户应于退租确认表中载定退租日期并更新于系统。请款核准单应由会计审核并检视相关核准是否完成。

六、租赁及收款业务尚需完善的问题及建议

1. 租金定价尚未制定统一的标准，也未成立定价小组，招商部门可能为了提高商铺出租率，大幅降低租赁价格，未对出租房屋与同类市场进行租金评估，未能在租金定价决策时充分考虑出租房屋的机会成本，租金定价随意性大，可能造成舞弊行为的发生，企业应当加强授权审批控制制度，做到租金单价和出租交易实行集体决策及联签制度。

2. 由于商户的原因，尚未签订合约，但有提前入住手续，一直尚未缴纳租金的租户 ，造成收入减少，影响企业利润的现象，应该加强市场部门的监督管理，对于提前入住的，要有提前入住通知及相关部门的联络函，及时上报商铺的使用情况并做好资料的存档工作。

3. 续租中免租期没有统一的规定，有免租七天、十五天、一个月甚至两个月的，决策层不可能知悉每个商铺的使用状况，所以在签核审批时可能会流于形式。企业应当依据铺位需要装修情况及出租状况，分类做出免租期限的规定。

4. 各部门信息沟通不及时，尚未量化相应当关部门的工作时限、完成进度及信息的准确度，造成签约资料的变更、收款信息不对称，影响系统资料的正确性，企业应当设置相应的监督机制及奖惩措施。

5. 尚未建立综合的业绩考核体系，避免单纯仅以销售为导向作为考核员工工作业绩的依据，从而增加企业管理层的压力，形成风险意识，逐步完善量化考核，将企业内部控制的建立以及是否有效实施等列入每年管理层及员工绩效考核的指标，从而带动及激励全体员工对内部控制制度的理解及自觉遵守。

七、建立缺失追踪机制

在内部审计过程中，对于发现稽核缺失，及时与相关的责任人沟通，及时防范或发现偏离控制目标的情形，对于认定的内部控制缺陷，应提出整改建议，要求责任单位及时整改，并跟踪整改落实情况，已经造成损失和负面影响的，应当追究相关人员的责任。对于重大缺失应对其完善和修正建立追踪机制，制定日后的改进措施及其效果进行后续跟踪报告。

总之，内控制度不仅是为了维护公众利益和投资者利益的需要，也是加强企业管理，参与国际竞争的需要，只有建立完善的内控制度，才能提高企业的管理和效益，才能增强国际竞争力，也能更好的防范企业的风险，赢得消费者和投资者对企业的信任。

（作者单位：北京鼎固鼎好实业有限公司）