面向协同创新的地方专利信息服务组织管理研究

2016-05-14王根

现代情报 2016年5期

〔摘要〕基于在协同创新环境下探索培育适于地方创新发展的专利信息服务组织管理模式的目标，对当前协同创新环境和服务现状进行调查分析，并对当前信息服务组织管理研究趋势进行评述，然后运用信息生态位等理论，构建了新环境下的地方专利信息服务协同组织架构，最后以高校图书馆为视角，从部门设置、资源配备和时空布局3个方面提出了具体的组织管理方案。

〔关键词〕协同创新；专利信息；信息服务；组织管理；地方

国家知识产权局近年发布的《关于加快培育和发展知识产权服务业的指导意见》，明确了知识产权信息服务为知识产权服务业发展的重点领域，并提出要发展信息检索、分析加工、数据库建设和系统集成等信息服务，鼓励和支持利用移动互联网、云计算等新技术，对知识产权基础信息进行深度加工，通过建设专业平台、创新服务模式、开发高端工具，推动新环境下知识产权信息利用效率的提升。为了配合当前协同创新发展进程，探索新环境下的专利信息服务组织和运营模式，引导培育适于服务地方创新发展的组织体系，本文将在协同创新环境和信息服务现状调查的基础上，以调整、完善和规范化为目标，探索分析地方专利信息服务组织和管理新模式。

1地方专利信息服务现状

11协同创新环境分析

以“2011计划”为代表的协同创新政策，对我国高等教育和社会创新实践正在产生深远的影响。当前协同创新政策目标是通过改变创新元素之间的排列结构和相互作用，实现质变，最终提升创新能力，其政策特征可以简要归纳为：一是重视高校、企业和科研机构之间的合作，推动实现集群效应；二是强调创新资源整合，推动实现区域内的多元化、跨组织、跨学科协同模式和机制；三是积极释放人才、资金、信息和技术等要素活力，汇聚资源，形成创新优势。信息服务机构是为创新和产业化提供信息咨询和支撑的辅助平台，在提高技术创新能力、整合创新资源、促进创新集群发展等方面起着不可替代的作用，结合协同创新政策特征和实施情况，新环境对当前信息服务的影响主要体现在以下几个方面：一是服务对象的单一化向集群用户转变，原有的单一用户逐渐转变为由不同创新主体组成的群体用户；二是资源专业化向集成化转变，单一的专利信息资源已经不能满足协同创新需求；三是服务模式亟待创新，传统信息服务模式具有向网络化、协同化发展的趋势；四是主体地位和层次亟待提升，原有面向用户的被动式服务和基于简单检索分析的浅层次服务，将在组织管理重构基础上发生质的飞跃。

2地方专利服务现状

目前地方专利信息服务主要通过3种途径和形式实现：一是官方渠道提供的专利信息服务资源。比如政府部门发布的官方专利信息服务平台，一般可以提供专利信息检索服务。二是通过官方委托服务机构提供专利信息服务。地方高校图书馆等信息服务机构，具体承担了地方专利原始数据加工和整理，以及专利信息组织和统计分析，并面向地方社会提供各种情报资料和统计数据。三是通过商业渠道提供的专利信息服务。由中介结构或信息服务企业提供的商业服务，主要包括专利检索、咨询以及专利数据库建设、专利情报挖掘等。基于官方平台的专利信息服务组织，为地方提供了一些基础性的专利信息服务，服务平台主要由政府投资兴建，信息数据来源于国家知识产权局统一出口，组织管理也由政府部门负责统筹实施；地方机构实施的专利信息组织和统计分析工作，其组织管理主要参照传统信息服务机构的服务模式，在一定程度上加深了专利信息在地方的普及和应用；商业机构提供的多方位专利信息资源和深层次情报服务，其组织管理主要以企业化形式运营，也为地方企业专利技术研发和市场决策提供了重要支撑。

13现存问题和不足

随着协同创新政策和项目实施带来的创新环境的变化，对专利信息服务也提出了一些新的要求，单一对象向集群用户转变、资源专业化向集成化转变、服务模式亟待创新、服务层次亟需提升，目前现有的专利信息服务及其组织管理，在提高技术创新能力、整合创新资源和促进创新集群发展等方面尚未充分发挥重要作用，其问题和不足主要表现在以下几个方面：一是组织模式单一。当前地方专利信息服务组织主要由地方政府主导，或承接上级部门，落地地方承建分平台，或委托地方高校和机构，开展基础数据加工和简单统计分析，其服务表现出资源薄弱、服务层次较低等不足，服务机构的市场化、专业化水平亟需提升。二是协同程度不高。当前创新环境的变化，要求信息服务机构能够在服务过程中面向创新目标促进创新主体之间的协同。由于目前专利信息服务组织管理主要基于传统信息服务模式，对于新环境的变化尚未适应，其服务表现出创新参与程度低、创新主体的信息意识不强。三是运行渠道不畅。当前地方专利信息服务的运行主要依靠政府与服务机构之间的协调，创新主体基本不参与服务的管理和运行，在实际服务过程中就容易发生政府投入计划的改变和服务机构自身管理问题，导致服务项目实施过程不通畅等问题。为此，为了适应创新环境的变化和发展，专利信息服务亟需依据创新主体和外部系统的需求，应用新理论和新方法，探索实现组织管理模式的创新。

2信息服务组织管理趋势

传统信息服务工作，在时代变迁过程中积累了丰富的组织管理经验，对新环境下的专利信息服务的创新和提升具有重要的借鉴和参考价值。下文将结合国内文献调查，分析当前信息服务组织管理的发展趋势和现有专利信息服务模式特点，以期对协同创新环境下的专利信息服务组织管理带来一些启示。

21社会环境变化的影响

伴随着以计算机网络技术为代表的信息技术发展和信息化时代的成熟，推动了以“知识”为核心特征的知识经济的蓬勃发展。同时，以信息和知识的交互为本质的协同创新政策和相关项目的实施，也推动协同创新成为当前社会和科技发展的一个显著特征。在高校、企业和科研机构集群协作中，信息资源整合与共享是协同创新的客观要求。在这一背景下，网络组织的弹性约束性、动态性和柔性化特征，为信息服务的组织和拓展以及协同合作中的信息服务管理，提供了更为多样的可能，同时也提出了新的要求：信息服务机构及协同创新主体之间需要更加开放的资源共享和信息流通，为此，信息服务组织管理必须建立在服务机构和创新个体之间充分的互动交流基础上，并以此搭建面向创新目标的平台和组织。对于创新环境变化下的信息服务组织，胡昌平（2013）认为：经济全球化和创新国际化环境下，支持产业发展的知识创新具有跨系统协同组织特征，知识创新的社会化发展决定了协同创新需求导向下的信息服务社会化组织体系构建，开放的社会化信息服务体制已成为必然选择[1]。同时有学者指出：知识经济时代主要推动力是知识生产力，起作用的是创新系统活动[2]，知识创新的系统进化说明，知识创新的实现越来越强调整个创新过程的动态性和超越组织边界的实现性，创新组织倾向于形成多层次的网络化系统结构，信息的协同获取成为创新成果产生和成功应用的关键[3]。因此，伴随着社会环境的变化，开放性、社会化、跨界性和网络化将是协同创新环境下信息服务组织管理发展的重要特征。

22新理论和新方法引导

对于新的社会环境下信息服务的演变和发展，一些新理论和新方法的引入为信息服务的组织管理注入了一些活力。嵌入式学科信息服务作为一种信息服务理念，以用户为中心，以融入用户解决问题的过程、用户的物理空间或虚拟空间为手段，以满足用户需求为最终目标[4]，已在现实中得到了检验，比较有代表性的有：2006年，中科院文献情报中心创立的以“融入一线、嵌入过程”为标志的第二代学科馆员服务模式；2010年，北京大学图书馆提出的“融入教学、嵌入科研”的学科服务战略；2011年，中科院文献情报中心提出的“建成全院协同和有机嵌人科研过程与决策服务的新型知识服务体系”等[5]。除此之外，学科创新团队信息服务也在信息服务组织创新中体现出优势，它以科研秘书为协调，科研管理人员主导信息服务过程，构建以需求为导向和定时的学科馆员信息服务[6]，也体现出较强的协同创新时代特点。关于信息服务的组织，有学者将信息生态位理论运用在信息服务机构部门和职能设置中，并认为信息服务机构的信息生态位包含3个维度：信息功能生态位、信息资源生态位和信息时空生态位[7]。可见，除了协同创新环境变化带来的外部推动之外，将新的研究成果和方法论应用于信息服务的组织管理内部变革，也将引导和激励整个信息服务的发展和创新。

23高校图书馆积极参与

高校图书馆作为地方科技发展中的一个重要信息服务单元，也在协同创新环境下扮演重要角色，其服务组织管理一直以来都是业界研究和关注的热点。有学者认为现有的管理体制机制束缚了高校图书馆信息服务的社会化发展，条块分割的领导体制以及相关政策法规和激励机制的缺失，导致高校信息服务社会化过程遭遇瓶颈[8]。对于图书馆新兴的数字信息服务，有学者认为其服务组织和管理的内容和流程应建立在对用户满意度调查基础上，充分体现以用户需求为本的服务理念，强调内容与流程的优化设计和集成管理，交流互动和知识管理，以及以人为本和自主管理，同时遵循图书馆服务的易用性、共享性、经济性、时效性、安全性与稳定性等原则，引入新公共管理思想对信息服务职能与社会关系进行重新定位，通过组织管理改革和创新，在服务社会过程中继续体现自身价值[9]。高校图书馆也是地方专利信息服务的重要实施单位，伴随着创新环境和用户结构的变化，其信息服务的组织管理也面临改革和调整，原有以信息咨询部为核心的专利信息服务职能和岗位，需要与创新环境相适应，其部门设置和人员配备、服务功能和服务项目、服务资源和信息产品、服务流程和服务评价等，都要面向创新目标和创新主体需求进行重构，最终提高服务的层次和影响。

24专利信息服务的探索

新环境下，我国专利信息服务机构在服务理念、服务模式、服务内容、服务技能等方面还存在许多不足，使得目前专利信息服务组织缺乏创新和竞争能力，也未具备与创新主体共创价值的实力。为了迎接创新环境变化带来的机遇和挑战，国内学者围绕专利信息服务组织模式展开了深入的研究和探索。有学者把服务科学这一新学科应用于专利信息转换服务工作中，以期对服务机构进行系统性的创新和提升，从而全方位地协同企业创新、提升核心竞争力，并提出了以创新项目团队、专家网络、共享服务组织、创新实践社区和创新理事会为主体内容的组织模式创新方案[10]。相对于传统的以专利信息为对象的研究，有学者抛开具体行业、具体创新主体业务阶段的服务方式，探讨了在时间上对企业创新进行实时跟踪，在对象上满足创新人员的个性化需求，使专利信息服务渗透于创新主体的工作流程，并提出了由需求跟踪服务、专利信息转化服务和隐性专利信息需求发现服务3个业务体系有机组成的服务体系和服务模式[11]。关于高校图书馆专利信息服务组织模式创新，有学者重点推介了上海交通大学图书馆，该馆以专利学堂和专利平台的构建为基地，以专利服务内容为核心，为学校提供专利研发、知识产权保护以及后续专利跟踪等服务，并为师生在研发过程中的合作共享，搭建了交流平台[12]。此外，还有学者在国外图书馆专利信息服务模式基础上，提出基于合作模式、团队模式和营销模式的高校图书馆专利信息服务新模式[13]。此外，关于专利信息服务组织模式创新实践，山西省科技情报研究所的工作初具规模，该所建立了基于专利信息知识挖掘的企业竞争情报服务模式，通过组建竞争情报服务队伍、开发知识产权信息服务平台、编制年度报告和专题专利数据库、构建产业专利分析预警机制、推动专利战略分析和产品市场预警等特色服务，提升地方企业的自主创新能力和市场核心竞争能力[14]。

3专利信息服务协同组织架构

地方专利信息服务的市场化程度不高，服务机构与创新主体之间的协同程度较低，使得传统专利信息服务在新的创新环境下难有作为。为此，重新认识新环境下专利信息服务的组成要素及其在信息生态中的特定位置，重构面向用户交互的多层次网络化专利信息服务体系，是当前专利信息服务变革和发展的关键。下文将运用信息生态位等理论，从职能部门、组织管理等方面具体阐述新环境下的专利信息服务协同组织架构。

31职能部门重构

根据信息生态位理论，信息服务机构部门设置要以信息服务机构的信息功能生态位为依据[7]。专利信息服务机构也是如此，在协同创新环境下进行职能调整和部门重构时，要先找准各部门的功能生态位。信息服务机构不同的角色和职能决定了机构内部设置的差异，在协同创新环境下，地方专利信息服务机构充当的社会角色和承担的社会责任也在发生变化，从原来单纯的专利信息“服务员”逐渐向面向创新的信息管理“多面手”转变，同时承担的专利信息资源传递和“包装”职责逐渐向创新项目的设计和规划转变。传统专利信息服务侧重于信息资源开发与传递，因此其部门设置一般主要依据信息管理过程分为技术部、情报部和市场部[15]，表现了从专利信息开发到信息产品生成，再到信息传递服务的全过程。而在协同创新环境中，知识的传递和交流成为创新本质，专利信息服务更加注重信息交互，尤其是用户交互信息的再利用，因此专利信息服务的主要职能转变为以知识传递为核心的信息传递和信息咨询。根据上述分析，本文将协同创新环境下专利信息服务组织的部门设置，按照信息服务对象和信息管理过程划分为：（1）情报产品部，主要负责整合和管理专利与非专利信息资源，并应用专利信息服务技术和方法开发信息产品；（2）用户服务部，主要负责整理和吸收用户需求、评价和反馈信息，并保持与创新项目的交互和同步；（3）技术服务部，主要负责信息服务平台的设计和开发，以及服务功能和项目的技术支持。

32组织管理架构

根据上述部门设置和职能划分，以最终形成决策明确、管理科学、资源丰富的激励机制为目标，本文借鉴信息功能生态位、信息资源生态位、信息时空生态位的原理，将协同创新环境下的地方专利信息服务协同组织架构设计如下（见图1）。其中，决策层由服务机构、创新用户和政府代表共同组成，在很大程度上提高了服务部门与创新主体的协同程度，推动创新主体参与服务的规范和管理，同时政府、创新用户与服务机构共同决策，也在一定程度上保障了专利信息服务项目的顺利运行。此外，用户服务部、情报产品部和技术服务部之间的相互协作与交流，也进一步丰富了信息服务的组织形式，为图书馆等信息机构的业务拓展和部门建设提供了更多、更灵活的组织模式。图1基于协同创新环境的地方专利信息服务组织架构

33组织管理运行

根据上述组织架构，协同创新环境下的地方专利信息服务组织分为三层：（1）决策层。专利信息机构、协同创新用户和地方政府部门代表共同组成决策层，负责规划、调整和监督专利信息服务的目标、项目和流程。在实际运行中，可由各方代表组成工作委员会，其中政府代表提供政策资金渠道，创新用户代表提供课题项目依托，信息机构代表提供业务咨询，共同负责制订制度规范、下达工作任务以及实施业务监督和调整。（2）管理层。专利信息服务机构及其下设部门组成了管理层，负责管理信息资源、实施服务项目和支持用户交互。在实际运行中，用户服务部为管理层的核心，也是专利信息服务的起点和终点，情报服务部和技术服务部主要为用户服务部提供服务产品和技术支撑。由于各部门职能之间存在一定的交叉，在管理中要避免职责重叠，并按照权重实施绩效管理。（3）资源层。信息资源、人力资源和时空布局资源构成资源层，是提供各项服务的基础。在实际运行中，用户交互信息在协同创新体系中体现出重要价值，协同创新环境也促使了资源集成化、多元化和跨系统发展，因此要注重专利信息本体资源、非专利信息资源与用户交互信息资源的融合和集成。同时专利信息工程师、情报服务人员等复合型人才的培养和引进，也将成为专利信息服务组织的基本要素。此外，协同创新环境下的专利信息服务组织具有网络化特征，因此要充分利用当前先进的信息技术，为信息服务组织的工作时间和场所配置进行灵活布局。

4地方专利信息服务组织实证

随着广东经济发展方式转变的加快，亟需更广泛的利用全球专利信息，通过深度挖掘专利信息资源、系统开展专利态势分析和积极启动知识产权预警，以加速创新要素聚集。同时，随着创新环境的变化，当前建设专利数据库、信息服务平台和服务网络等平面的、物理建设方式，也亟需向立体的、网络化的专利信息服务组织重构转变。地方高校图书馆目前是地方专利信息服务的一支中坚力量，同时也具备身居高校的资源优势、人力优势和地缘优势。为此，下文将结合前述研究，以高校图书馆为视角，从部门设置、资源配备和时空布局3个方面，提出基于协同创新环境的地方专利信息服务组织管理方案。

41以信息咨询部为依托

信息咨询部是高校图书馆从事内部参考咨询和对外信息服务的重要窗口，也是当前地方专利信息服务的主要实施单位。新环境下，信息咨询部可以成为地方专利信息服务的重要依托，以相对独立的形式参与到课题研究和创新过程中，承担面向创新目标的专利信息服务项目和服务功能的设计与规划，以及服务平台的运营和交互信息的维护等。根据上述专利信息服务协同组织架构，依托信息咨询部的专利信息服务组织，应以地方高校图书馆现有各部门人力资源为基础，并在馆领导、专利行政管理部门和创新主体的协作下，成立专利信息服务小组，实施馆长领导下的项目负责制，通过集成人力资源、创新服务产品、规范服务流程，提升图书馆的专利信息服务层次，其机构设置为：一是由咨询部主导专利信息产品的开发，并负责用户和各部门人员的交流与协作；二是技术部协助咨询部负责专利信息服务平台的开发和维护，从技术上保障信息服务功能和项目的实现；三是图书馆办公室及其他部门，协同咨询部负责服务管理和系统资源保障（见图2）。图2高校图书馆专利信息服务组织示意图

42系统化集成服务资源

信息服务机构的资源配备包括信息本体资源、人力资源以及时空资源，在此重点分析信息本体资源和人力资源的配备。专利信息本体资源是专利信息服务中最为重要的资源，然而随着创新环境的变化，多种创新要素被激活并在创新过程中发挥着重要作用，诸如标准、商业数据库等非专利信息资源，也将在协同信息服务中扮演重要角色。地方高校图书馆拥有包括专利信息资源、学术数据库和专业数据库等在内的多种类型信息资源，这为协同创新环境下创新项目的开展提供了重要保障。为此，地方高校图书馆的专利信息服务组织，应以图书馆现有资源和外部资源的系统集成和共享为目标，探索不同资源系统之间的关联和对接，并加强专利数据库、学术数据库以及用户评价和交互信息之间的融合和集成。同时，信息人力资源的配备要与部门职能相吻合，地方高校图书馆应以信息咨询部、技术部和其他人员为基础，根据“情报产品部”、“用户服务部”和“技术服务部”的部门职能设置及其功能生态位，将各专业人员进行系统、科学的配置。此外，还应通过与创新主体及政府达成合作协议的形式，将专利信息服务人员加入到创新项目的人员名单中，并享受一定的科研红利，使馆员们真正参与到创新服务的全过程，进一步激励人员和组织的参与热情。

43基于网络的时空布局

时空布局是传统信息服务组织管理中的重要组成部分。在协同创新环境下，信息服务过程更注重知识的传递和交流，为此网络成为新环境下信息服务实施最重要的时空基础。网络环境下，信息服务工作时间和用户利用信息的时间不存在并行关系，信息服务机构的服务空间布局更是走向数字化和虚拟化。为此，地方高校图书馆在提供专利信息服务的过程中，其工作时间不会与其他服务时间相冲突，用户利用专利信息的时间也可自主安排，而不必考虑开馆时间。对于基于网络的专利信息服务空间布局，就要求专利信息服务平台在设计与开发过程中，充分考虑协同创新的本质特征，注重信息和知识的交互，强化用户对于专利信息服务的反馈及其信息的利用模块，同时结合后台资源的集成化状况，对平台存储空间进行合理的规划和布局。此外，基于网络的时空布局，还应推动图书馆形成类似企业共享服务组织[10]的功能群体，通过积极寻求与创新团队的合作，在不同时空将服务渗透于创新主体的工作流程中，充分体现服务团队的社会价值。

5小结

本文结合协同创新环境，分析了当前地方专利信息服务的现状和组织管理趋势，初步构建了新的专利信息服务协同组织架构，并为图书馆在协同创新环境下开展专利信息服务的组织管理，提供了一些不同的视角。随着网络和信息技术的不断进步，图书馆的传统信息服务功能不断受到冲击，在技术决定论[16]、《2050大学图书馆尸检报告》[17]等影响下，关于图书馆消亡的争论仍是不绝于耳。同时网络对社会各行业的颠覆性影响不断加深，高校图书馆也在借阅率下降、馆员绩效值数降低的现实中，不断思考着未来的核心价值。面向创新的知识服务应是当前环境下图书馆行业的一个重要选择。高校图书馆本身就具备一定的专利信息服务基础，为此，馆员们更应努力消除信息服务的传统认知边界，不断适应环境变化，以信息咨询为服务载体，组织构建面向创新的专利信息协同服务，在新环境下的图书馆服务变革中不断激发出自身的力量。

参考文献

[1]胡昌平，刘昆雄.国家创新发展中的社会化信息服务组织[J].图书情报知识，2013，（2）：20-25.

[2]艾米顿.创新高速公路：构筑知识创新与知识共享的平台[M].北京：知识产权出版社，2005：27.

[3]胡昌平，张敏，张李义.创新型国家的信息服务体制与信息保障体系构建（3）：知识创新中的跨系统协同信息服务组织[J].图书情报工作，2010，（6）：14-17.

[4]张晓林.走向知识服务：寻找新世纪图书情报工作的生长点[J].中国图书馆学报，2000，（5）：30-35.

[5]刘艳丽，青秀玲，王辉，等.嵌入科研管理过程的信息服务模式研究：以中国科学院研究所为例[J].国家图书馆学刊，2015，（2）：70-81.

[6]黄燕华.面向科技创新团队的“学科馆员+科研管理人员”信息服务模式研究[J].图书馆学研究，2014，（12）：98-101.

[7]娄策群，杨瑶.基于信息生态位理论的信息服务机构组织管理[J].情报科学，2011，（12）：1767-1772.

[8]陈继兰.信息服务社会化视角下的高校图书馆管理创新：以新公共管理为切入点[J].图书馆学研究，2010，（13）：37-39，24.

[9]董菡，袁琳.图书馆数字信息服务内容与流程管理探析：清华大学图书馆学术信息资源门户案例研究[J].新世纪图书馆，2012，（3）：43-46.

[10]罗正军，王晓娟，戴婷婷，等.基于服务科学的专利信息服务创新模式研究[J].价值工程，2011，35：3-4.

[11]曹湘博，曹锦丹.面向医药企业的个性化专利信息服务模式探讨[J].情报科学，2015，（1）：39-42，48.