程锡敏

（榆次区科技信息中心，山西晋中　030600）



浅析加强农业科技档案科学管理的有效措施

程锡敏

（榆次区科技信息中心，山西晋中030600）

摘要：以提高农业科技档案科学管理的主要标志，分析了农业科技档案科学管理的重要性。结果表明，农业科技档案是在农业科学技术研究过程中形成，也是今后继续进行科学研究的依据和基本条件，在农业科技档案科学管理的主要标志和措施上进行了研究与分析。为今后建立一支强有力的档案干部队伍、建立农业科技档案数据库、加强档案科技信息的安全保护和加强农业科技档案科学管理提供了有效措施。

关键词：农业科技；项目档案；科学管理

进入新世纪，随着科学技术的不断进步和改革的不断深化，科研档案的管理工作也发生了变化。农业科技档案是科研管理的重要组成部分，因此农业科技档案管理工作怎样适应新机制的需求及怎样加强农业科技档案科学管理成为科技档案工作者的重要任务。农业科技档案，在振兴农村经济中有凭证、参考、借鉴作用，使农业档案的信息资源有效开发出来，转化为直接生产力，对提高农业经济效益和新农村建设起到了关键的作用。提高农业科技档案管理工作水平，在搞好农业科技档案管理信息资源的充分利用以及加快促进知识创新和农业科技快速发展中扮演着重要角色。

为此，针对农业科技档案的科学管理进行了研究，提出了几点加强农业科技档案的科学管理方法有效措施，从而保证科技档案的规范、完整、系统、全面。

1　提高对农业科技档案的认识

随着“科技是第一生产力”广泛宣传，科技档案管理工作也显得日益重要。农业科技档案是记述和反映在农业生产过程中的科学研究、生产服务、技术培训记录等活动，经过档案人员整理并归档保存的有价值的重要科技文件资料。具体说，农业科技档案就是科技人员在生产、科研及技术推广活动中衍生出来的成果，是农业科技档案的重要组成，具体包括文字资料、计算图纸、图片（照片）、音像资料、实物标本等。农业科技档案的主要特点是，工作大部分都是在田间地头第一线上进行，因此所研究的数据内容和分类也较复杂，而且农业生产的周期比较长、数据采集量大，从生产开始到中期、末期，所有数据都得记录、所有图片都需要保存，这就使农业科技档案的形成、积累有了一定的难度，同时农业档案的收集、保存工作做得规范与否，直接关系到农业科技档案的完整性和有效性。只有把农业科技档案管理的基础工作做好，才能充分发挥科技档案的作用，使之更好地为科技发展提供服务。要根据实际工作情况，制订出详细可行的农业科技文件及档案的归档范围，让档案管理者清楚地明白上报归档的材料是什么、要求是什么，认真对农业科技档案进行收集、保存和利用，使农业科技成果更好地被交流和利用，为科研工作提供高质量的信息资源[1]。

2　农业科技档案科学管理的主要标志

按照“走上去，走下去”“引进来，放下去”的理念积极鼓励大专院校与农业企业进行合作，甘当农业科技成果转化的“红娘”，大部分科研院所都有很多的科技成果掌握在手中没有进行转化，而一些农业企业空有资金和场地，但是亟需一些科研成果，因此把科技成果尽快转化为生产力，是一项迫在眉睫的大事。通过转化科技成果可使农业企业增加效益，使科研院所的成果进行生根发芽，这个转化目标可以通过提高农业科技档案的利用率来实现。农业科技档案作为科研工作的历史记录，是许许多多科研工作者的心血和知识积累的精华，有较高的分析研究价值。在生产过程中，依据档案中的记载数据，需要不断地总结经验，吸取经验教训，使农业科研工作更加规范化和科学化。

2.1收集完整、整理科学、统计简便，便于快速查找

科研部门保管的科技档案，能反映出本单位技术活动的基本面貌，项目负责人在申请时提出计划，明确项目组科研人员形成积累有关科研项目文件材料的任务，并责成专人负责科研项目文件材料的收集、整理、立卷。项目组的科研人员从一开始的项目申报、项目立项、项目结题，在科研活动的每个阶段过程中，都积极地参与，要按照归档范围，认真收集、整理所形成的科研项目文件材料（包括一些文字、图片、实物、音像资料），并进行科研材料的建档归档，及时交给项目文件管理人员。在工作中要应做到对科研项目档案内容、数量、编号、期限等做到统计简便，各类档案原则上按档号存放，保证统计精确性，建立统计制度，编制必要的、切实可行的检索工具。

2.2科学保管、存放安全，建有规范档案管理制度

科研档案应按期进行检查，按照档案管理“八防”（防火、防潮、防高温、防光、防尘、防虫、防鼠、防盗）做好工作。严禁存放与保护档案无关的各类杂物品，防止受到自然破坏，最大程度地延长档案的“使用寿命”。科技档案的核心内容是科技成果，大部分都具有自主知识产权，很多档案都具有机密性，因此在存放过程中密字文档必须有加密措施，纸质文档加锁放置在柜中储存。文档传递、查阅、借阅要必须要有登记、签字手续，必须在规定时间内归还，防止因时间长造成档案的遗忘或遗失。在处理废旧文档的时候，要先充分考虑其的安全性，严格按规定程序处理。

2.3现代化查询、检索系统，建有档案管理的安全程序

“精、准、广、快”是信息社会人们对科技档案信息需求的基本特点，运用先进技术手段管理档案是实现科技档案科学管理的必然趋势。科技计划档案数量多、面广、专业性强，需要不断完善服务方式和手段。现代社会是科技发展飞速的社会，科技档案管理者要借助先进的科技手段，充分利用信息处理和网络技术，搭建起快捷、实用的查询检索系统，来满足农业科研工作者对技术档案的检索需求，提高档案服务效率、质量和利用率。

2.4信息数字化、配备现代化设备，保证数字真实可靠

科技人员在农业生产中通过生产积累了大量的真实、可行的资料，这些资料大部分都以纸质材料的形式进行保存，存放这些资料需要消耗很大的物力和财力，尤其是存放空间的选定，同时还在注意保管和存放。随着电子信息技术的发展，尤其是计算机的广泛应用，档案工作也由传统手工操作朝着自动化方向发生了转变，档案的形式也由最初的纸质文本、实物向电子文档、图片和数据等形式发生了转变。档案数字化目前用的效率最高的是扫描法，经文字识别、校对后，转化为可编辑的数字化档案，便于广大科技人员查询使用[2]。

3　实现农业科技档案科学管理的有效措施

农业科技档案科学管理是当前档案工作的一项重要任务，做好科研档案科学管理工作有效措施如下。

（1）加强领导重视，把科技档案管理工作列入日常工作是进行科技档案科学管理的重要保证。单位领导都应该把科技档案这项工作纳入议事日程，在日常工作中经常且不定期地询问和检查档案工作，使国家颁布的最新的各项档案工作方针、政策得到落实。另外，还应建立完善明确的奖惩制度，把档案管理工作纳入科技人员的工作职责范围内，并把它作为科技人员年度考核、晋级、评聘职称的条件，调动工作人员的积极性，同时还必须强化档案意识。只有这样才能从制度上保证科研档案的完整、系统、准确，有效促进科研工作开展。

（2）建立科技档案干部队伍，是实现科技档案管理的重要因素。农业科技档案工作是一项具体而又繁琐的技术性工作，有的单位档案管理人员的专业素质参差不齐，因此形成了档案整理工作中各式各样的不规范。档案人员要适应档案事业发展的需要，必须提升自身档案专业水平，同时还要不断加紧对现代信息技术的学习、吸收和运用，增强创新意识与时俱进，树立服务意识，要有不怕苦、默默奉献、保守机密的良好职业道德，做好电子文件接收、收集、分类、储存、保护、开发、利用等一系列工作，为档案管理工作奠定坚实的基础[3]。

（3）加强收集和整理工作，健全科技档案管理制度，是进行科技档案科学管理的前提。档案整理工作是科技档案的最基本的工作，只有做好科技档案的鉴定、保管和统计的基础，才能实现档案科学管理。科技档案管理制度应包括收集、整理、保管、统计、鉴定、利用等内容。在工作的同时，还应注意积累经验，以便定期修改，进一步完善科技档案管理制度。

（4）建立档案数据库，是完成科技档案科学管理的重要环节。通过建立农业科技档案数据库，数据库可以存储综合的科技档案数据，可以把数字化档案存储于数据库中，包括业务档案、文书档案、会计档案、科技档案、声音录像档案（音频、视频、照片、光盘等档案）、设备档案等多种档案对象，该数据库能完成档案的所有管理环节，可以兼容多种不同介质的档案，包括纸质档案、电子档案、音频、视频、图片、光盘、奖杯、奖牌、锦旗等，方便档案管理员对数据进行网络化管理，同时也有利于科研人员通过搜索关键字迅速准确获取所需信息。这不仅提高了科研人员工作成效，也提高了档案的利用率，进而加速科研发展进程[2]。

（5）加强档案科技信息的安全保护，是做好科技档案科学管理的关键。近年来，科学技术日新月异，科技信息越来越被重视，农业科研单位承担着重大科研项目的申报和实施，新技术、新品种、知识产权都具有较高的社会经济价值，作为存储些信息的档案人显得尤为重要。因此，一定要加强对档案工作者进行保密教育培训，要通过举办各种形式的培训，让工作者掌握《档案法》和国家有关档案工作规定的相关法律法规，使档案工作者提高认识，增强自觉性，为提高效率创造条件，确保科技资源的安全[3]。

参考文献：

[1]蔡月仙，姚锡镇.对新时期科研管理工作的思考 [J].农业科技管理，2005，24（2）：58-59.

[2]王雪梅.论纸质和电子期刊并存的管理 [J].河北科技图苑，2007（9）：21-22.

[3]梅盈洁，邱俊荣，刘军，等.加强农业科研档案管理提高农业科研管理水平 [J].农业科技管理，2011，30（2）：14-17.◇

中图分类号：G275.3

文献标志码：A

doi：10.16693/j.cnki.1671-9646（X）.2016.06.015

文章编号：1671-9646（2016）06a-0054-03

收稿日期：2016-05-03

作者简介：程锡敏（1973— ），女，本科，助理馆员，研究方向为农业科技项目管理。

Analysis on the Effective Measures to Strengthen Scientific Management of Agricultural Science and Technology Archives

CHENG Ximin
（Yuci Science and Technology Information Center，Jinzhong，Shanxi 030600，China）

Abstract：In order to strengthen the scientific management of agricultural scientific and technological archives effective measures.The importance of scientific management of agricultural science and technology archives is analyzed based on the main marks of scientific management of agricultural science and technology archives.Show that agriculture science and technology file is formed in the agricultural science and technology in the course of the study，but also in the future to scientific research basis and basic conditions，in the main mark of the scientific management of archives of agricultural science and technology and measures of research and analysis.We showld strengthen the leadership attention，establishing a strong science and technology archives cadres，strengthen the collection and collation，the establishment of agricultural science and technology archives database，strengthen scientific and technological archives information security protection is to strengthen the scientific management of archives of agricultural science and technology and effective measures.

Key words：agricultural science and technology；project file；scientific management