王海霞

黑龙江省农垦总局梧桐河农场

浅谈档案管理创新

王海霞

黑龙江省农垦总局梧桐河农场

由于当今科学技术快速的发展，单位在档案管理的工作中也需要紧跟时代前进的步伐，在实际的工作中对其进行创新，采用科学管理的规律及成功管理的经验，有效的利用更多有价值的档案信息资源，提供高质量、高水平的服务，实现档案工作的科学化、规范化、现代化，一个单位的档案承载着单位发展的历史轨迹，是对单位发展过程的真实记录，档案以其所载信息的原始性、真实性、技术成果的可重复性及可考查性等使其具有更高的利用价值。因此，在新时期，通过对单位档案管理工作创新的加强，来实现档案管理的信息化，为单位发展创造新的机遇与空间是十分有必要的。

档案管理；创新

只有敢于创新，勇于探索，善于用新的思维、新的思路、新的方法来解决档案工作中遇到的新矛盾和新问题，才能突破前人，超越自己，才能永葆档案工作的生机与活力，才能不断提高服务水平，切实做好档案工作。

1、思想意识上的创新

一是档案人员应当重视观念更新。档案人员的创新意识、创新精神、创新能力是改变档案工作局面的关键所在，因此，档案人员在埋头苦干、默默奉献的同时，不妨多一些敏捷和睿智，多一些胆魄与果断，从根本上转变观念，让档案创造出更丰厚的社会效益和经济效益。档案工作的清苦是人所皆知的，不怕清苦是档案工作者的优良传统，然而在当今社会，档案工作者一方面要耐得住清苦，继续踏踏实实工作；另一方面也要通过档案工作者的开拓与创新，使档案工作产生一定的经济效益，提高档案工作的自身价值，发展档案事业；二是档案人员要有过硬的业务技能。档案工作既是一项业务性工作，又是一项管理服务性工作，这就要求从事档案工作的人员，既要有扎扎实实的业务功底，又要有较强的管理能力和服务意识，计算机的应用和网络信息时代的冲击，以及出现的许多新型载体的档案和全新的管理手段、方式，给档案人员提出了更高的要求，因此，档案人员首先要适应新形势，善于提出新方法、新思路，解决新问题，在档案业务上有所创新.有所突破。其次，档案人员不仅要熟悉档案业务工作的各个环节、步骤，而且还应掌握各门类档案、各种载体档案的管理方法，在务实基础上促进创新，努力使档案人员成为一名掌握科学的、先进的工作方法，一专多能的档案工作人才；三是档案人员应当拓宽视野、丰富知识。档案人员要把学习作为生活中的第一需要，把终身教育作为一种必然选择，努力学习，不断“充电”，拓宽视野，运用档案新理论、新技术来指导和改进档案工作，实现由单一专业型向多样复合型转变，努力去多思考，多研究，营造一种锐意进取、积极向上的创新氛围。

2、服务手段创新

一是建立档案馆（室）网页，开展网上利用服务。随着档案馆（室）内部局域网的建立，档案部门将充分利用企事业单位的网站制作自己的网页，积极组织上网数据和信息，使档案管理服务系统联上企事业单位网站，实现档案信息的网上检索，为用户提供更好的服务；二是建立“电子文件（档案）数据管理中心”，档案馆（室）与企事业单位信息管理部门可加强密切配合，建立“电子文件（档案）数据管理中心”，该中心设在企事业单位档案馆（室），是企事业单位信息资源库的重要组成部分。电子文件（档案）数据管理中心集中管理网站内各单位的归档电子文件，并在网站上提供有限制性或非保密电子文件查询、利用服务，实现电子文件信息资源共享。其优点是覆盖面广，内容丰富，利用率高；三是电子文件的自动上传收集。目前在单机上形成的电子文件的收集工作，已成为档案管理部门不容忽视的问题。与传统纸质档案收集有很大差异的是，许多电子文件的形成通过下载和上传就完成了，因此，档案部门可以改变传统工作模式，在网页上建立电子文件自动上传的工作窗口，在第一时间将其收集到，并在档案馆（室）的服务器上归档；四是开展在线服务。传统的档案利用方式，如到档案部门利用档案、参加档案展览、阅读档案复制件或公布件，特别是到档案部门利用档案原件的方式，在信息化时代里必然要发生变化，至少是部分变化。社会的全面信息化改变了人们工作、学习和生活的环境，使人们更注重信息的时效性，希望通过信息系统、信息网络及时准确地获得多种信息，因此，被动的、手工式的档案提供利用方式必然逐步被主动的、现代化的档案服务方式所代替；五是开展现行文件阅览服务。随着改革开放的不断深入，到档案馆（室）查阅党政机关及有关部门制定的文件的人员逐年增多，尤其是我国加入WTO后，公民出于维护自身合法权益、投资兴业等需要，希望能够更加便捷地了解到有关政策信息，为适应新形势发展要求，进一步转变工作职能，提高工作效率，密切党和政府与人民群众的联系，维护广大人民群众的根本利益。

3、技术管理创新

在档案管理过程中可以运用现代化的技术和科学的管理模式，作为一种强大的动力来促进档案管理工作的全面开展，计算机网络技术在现代档案管理工作中广泛的使用，成为档案管理工作的主要工具，其具有较大的优势，不但能够对档案做好保护和维护工作，避免档案的丢失，而且还能够减少档案管理工作人员的工作压力，最大的优势是档案的开发和利用较为方便。将技术创新贯穿在档案管理的每一个环节上，提高档案管理的工作效率和工作质量，促进现代化和科学化的档案管理实现，技术管理创新一方面要努力推进管理模式的创新。档案管理者要自觉坚持在管理方面的创新上下工夫，在管理手段现代化上下工夫，坚决克服等、靠、要和各种因循守旧思想的束缚，牢固树立档案是一种信息资源、同样会产生经济和社会效益的理念，把有限的被动服务转变为无限的主动服务，由传统的静态服务、间接服务转变为动态的、直接的高层次服务；由封闭型的管理向开放型管理转变；由单一服务向多元化服务转变；另一方面要努力推进管理手段的创新。档案管理主要是和数字与文字打交道，数字化档案将成为今后档案管理事业的主要存在形式，建设数字化档案已经成为档案管理的发展方向。

综上所述，档案的管理是各种珍贵的历史资源可以长久保存的重要途径，对于档案管理服务的创新，不但要实事求是、还要与时俱进、开拓创新，跟紧时代发展潮流，用创新的思维、理念，以积极的态度去创新去摸索，不断积累经验发现问题解决问题，做到稳步前进稳中有升，推动档案管理事业不断发展。