隋向前

平泉县财政局

论档案管理的创新

隋向前

平泉县财政局

档案资源是一种重要的公众资源，具有不可替代的地位，我国的档案工作起步较晚，基础设施建设比较落后，传统的档案管理工作，工作内容繁重、复杂，因此必须要创新档案管理工作，不断提高档案工作的质量和效率，才能够适应档案事业发展的切实需要。

档案管理；创新

创新是一个社会进步的灵魂，没有创新就没有进步，创新是各项事业发展的共同课题，档案管理也一样，本文就将对档案管理的创新进行分析与探讨。

一、档案管理创新的必然性

档案是历史的记载者，有了档案，才能了解历史的发展，它汇聚着大量的可用信息，是科学考察的基础，是单位、企业和业务工作的查考依据，档案的信息是真实的、可靠的，也是最直观的、最原始的，它对于历史文明的发展起到了极大的推动作用，其价值是不可估量的，由此可以看出档案管理工作的重要性，人类社会的进步以及科学技术的发展，使档案管理工作也有了新的更高的追求，传统的档案管理在现今社会爆发出了一系列的弊端，比如：管理手段的老化、管理技术水平不高、管理档案工作者的现代化意识低下以及资金短缺、硬件设备落后等等，从这些问题可以看出传统的档案管理已经不能够跟上时代的步伐，无法满足社会的需求了，为此，档案管理的创新就显得尤为迫切与重要。

二、档案管理创新的途径

1.更新档案管理意识，创新档案管理方法。创新意识是一个民族得以生存和发展的重要保证，事业单位的档案管理工作也一样，不能固步自封，必须创新档案管理思路，提出更多能够跟得上时代节奏的工作方法，此外，还需要不断革新现在的工作，改变传统的工作方式，通过新思路、新方法和新技术去革新工作，因此，要想做好档案管理创新工作，必须不断丰富和完善知识结构，培养创新思维和创新意识，并将其贯穿于工作的始终。

2.创新档案保存管理环境，进一步完善优化档案管理模式 。档案管理的建设离不开坚实的硬件设施建设，尤其是随着信息化社会的到来，档案保存也开始逐步进入信息化，但是目前在很多企业档案管理过程中，传统意识仍然很浓，过于依赖传统的档案保存方式，总感觉纸质或者其它实物形式的档案存放起来真实，因此，他们缺乏对档案保存形式和管理的学习，包括计算机软硬件水平、其他影音保存设备都没有过多的了解，而信息化时代的背景下，各种音频、视频等数据形式保存的档案已经成为档案保存的主流，因此，我们需要进一步提高档案管理人员的综合素质，完善和优化档案保存保管环境，提高档案保存效率，首先要加大投入力度，改善档案馆内的温、湿度控制措施，比如一些磁带，湿度过大的时候容易粘连变质：再比如，很多档案数据保存在电脑中，尤其是一些涉及企业发展的机密档案，在网络上有可能会被不法分子员窃取，或者说丢失等。

3.创新服务手段。目前在单机上形成的电子文件的收集工作，已成为档案管理部门不容忽视的问题。与传统纸质档案收集有很大差异的是，许多电子文件的形成通过下载和上传就完成了，因此，档案部门可以改变传统工作模式，在网页上建立电子文件自动上传的工作窗口，在第一时间将其收集到，并在档案馆的服务器上归档，传统的档案利用方式，如到档案部门利用档案、参加档案展览、阅读档案复制件或公布件，特别是到档案部门利用档案原件的方式，在信息化时代里必然要发生变化，至少是部分变化，因此，被动的、手工式的档案提供利用方式必然逐步被主动的、现代化的档案服务方式所代替，随着改革开放的不断深入，到档案馆查阅党政机关及有关部门制定的文件的人员逐年增多，公民出于维护自身合法权益、投资兴业等需要，希望能够更加便捷地了解到有关政策信息，为适应新形势发展要求，进一步转变工作职能，提高工作效率，密切党和政府与人民群众的联系，维护广大人民群众的根本利益。

4.创新档案搜集整理制度，为档案数量和质量提供保障。一是各中层单位都要建立相应的档案信息搜集员，负责整理和搜集本单位的档案信息，为了提高档案搜集的效率，各中层单位的档案搜集员可以建成模板式的流水档案记录，把档案生成的速度提高，以最大限度的收集本单位的档案；二是要不断完善档案管理制度，包括从收集、整理、清退、销毁与归档等每个过程，都等应严格按规定手续办理，做到任何过程必须经指定的主管领导审批，认真履行登记、签字盖章手续；三是对于档案搜集可以采取奖励的制度，对于那些能够主动发现档案，而且档案有价值的工作人员，尤其是非档案管理人员可以采取一定的激励制度；而对于那些能够积极的在档案管理和搜集中创新方法、创新模式的员工也可以给与一定的精神和物质奖励，以激励全体职员都参与到企业档案的搜集工作中来，只有不断的创新和改进档案搜集整理制度，才能使档案的数量和质量有保障，使档案更好的为企业发展服务。

5. 创新档案存储方式 。运用电子压缩技术，代替传统的纸张存储方式，把档案录入到电子设备上，再提供给利用者，可以确保档案的原文件不会受到损害，能够延长档案的保存寿命。

6.创新档案的保密管理。在事业单位的档案管理过程中，保密工作是我们必须要实行的一项工作，要求我们在库房建造和选址过程中必须要严格按照我国相关规定来进行建造，做到办公室和库房分开建造，阅览室和库房分开建造，库房门窗必须要进行加固，这样能够在一定程度上防止盗窃行为的发生，在库房的管理方面，我们要派遣专门的负责人员进行看管，那些与档案管理无关紧要的人员必须要禁止其进入，最后，我们要对库房管理人员进行培训，使他们能够正确的对保密档案和保管档案进行区分，如果保密档案泄露出去，一定会对国家利益和安全造成严重的危害，因此，笔者认为，在事业单位档案管理工作中，加强档案管理的保密工作是十分必要的。

综上所述，在各个行业中，创新都是必不可少的，创新是档案事业发展的必要条件，同时也是能更好的服务于社会的先决条件，总而言之，在当前的档案管理工作中，我们必须要坚持与时俱进，并且积极地改进创新，从而才能够使档案管理工作能够满足时代发展的需要，进而才能够促进档案管理的发展和创新。

［1］王彦芳，王金财.关于现代企业档案管理创新的思考［J］.机电兵船档案，2012（06）

［2］贾博.关于事业单位档案管理创新的思考［J］.赤子（上中旬），2014（21）