学校教学档案对教育事业的深远影响

湖北 宋灼蓉

在学校档案管理中，构建信息化档案管理策略，不仅可以满足学校档案管理工作需求，也可以提升学校档案管理的整体水平，利用信息化技术开发档案信息资源，提高学校档案管理质量，全面提学校的发展水平。

档案信息化建设

一、学校教学档案管理信息化的含义

信息化是在现代通信、网络、数据库技术的基础之上将相关对象汇总至指定数据库，从而为人们所用的一种技术。这种技术极大提高了各种行为的效率，充分实现了信息共享。学校档案管理信息化即在学校档案管理过程中引入信息化，改变学校传统档案管理模式，使其由纸质档案、人工化管理向电子档案、计算机辅助管理转变。

二、学校档案信息化工作的标准化建设，应当把握以下几点

（一）进一步增强档案部门的服务意识

档案提供利用是档案工作的中心内容，也是档案管理工作最为活跃的一个环节。但笔者在工作中发现，档案的利用却不是很多，其中很大的一个原因就是基础工作薄弱，被动服务，直接制约了档案利用工作的开展。档案利用者的范围狭小，利用方式单一，利用效果不良。学校档案部门可通过举办展览、宣传板报、校园网络、召开会议、知识竞赛等向广大教职工宣传国家有关档案的法律、法规及有关档案管理工作的知识，从而澄清档案利用中存在的模糊认识，提高对档案利用工作重要性的认识，唤起人们对档案利用工作的重视，激发人们利用档案愿望与热情，消除人们对档案工作的神秘感，引导更多的人利用档案，树立起利用档案的观念。要加强有关档案价值、作用及利用效果的宣传，开发档案信息资源，积极主动收集保存好档案。档案材料具有某种“滞后性”，但经过分类加工后与现实工作紧密结合，可以为领导决策，为业务部门工作提供“超前任务”．档案人员要改变过去那种墨守成规、安于现状等使用者上门的服务方式，面向市场经济，把开发利用工作的重心转移到经济建设服务中来。转变思想观念，变被动服务为主动服务。宣传完善学校档案管型若干对策建档意义，确立档案的重要地位。

（二）完善日常的学校档案管理制度

建立以下学校档案管理制度和保障措施比较符合日常学校档案管理的需求，制定详尽合理的档案归档方法，以往各个学校的档案归档范围都是根据建设部的《城建档案管理规定》实施细则来规定，千篇一律，认为这样做比较规范。的确，从某种角度上来说，这样是比较齐全，但是在实际利用中可发现，其实不是所有的资料都是可以利用的。因此，学校的档案管理者应当本校的特点制订自其档案归档范围，这样既减少了归档收集时收集人的工作强度，又使得档案能在利用范围内较齐全规范。因此，学校档案馆可以对大型、重点项目和本校的一般项目档案管理分别对待，只保存学校经常利用的档案。这样可以在减少物力、财力的同时达到档案归档和可利用的效果。这种分类管理的方式，效果不错。

（三）大力加强定标工作

从现状看,制约学校档案信息化发展的主要瓶颈因素是标准不健全、完备，工作缺乏有效依据。加快制定出台标准，形成配套的档案信息化标准体系已十分紧迫。标准建设，在加快制定基础性的管理标准的同时，重点应分三个层面积极研制应用性的技术标准。一是基本条件层面，即档案信息化建设相关方面的软、硬件设施的配置及建设的技术标准，旨在科学创建档案信息化运行必需的平台条件；二是信息资源建设层面，主要针对档案信息资源的形成、保护和利用，满足档案信息生成、传递、勾链、保存、共享等功能需求，如电子文件格式、信息存储格式、数据交换格式等标准等；三是安全保障层面，主要是为了加强档案信息保管利用中的安全防范，达到维护真实、永久保存、保障秘密的目的，如数字加密、电子签名、权限设置等方面的标准。

（四）提高认识,引进和培养信息化建设人才

要拓宽知识领域，在提高信息化水平方面多进行一些培训工作，改变现有的知识结构，以适应信息化建设的需要。从目前学校档案人员学历上看，硕士毕业的人员比例偏少，对档案信息化工作的开展十分不利。要改变这种状况，比较简捷的办法就是调入硕士毕业生，改变队伍素质结构，以适应新的工作需要。对有发展前途的年轻同志，要进行业务培训，培养懂得计算机知识与档案管理的复合型人才，为档案信息化建设提供必要的人才保障，促进这项工作的健康发展

（五）加大投入，增配软、硬件设施

要舍得投入财力，配置与档案信息化相适应的软、硬件设施。加快更新改造的步伐。使档案信息化建设得到更快的发展。继续推进应用计算机管理档案工作，逐步提高档案室计算机和网络技术的应用水平。开展档案文件目录数据库建设和电子文档管理工作。逐步增加配备邮件服务器、应用服务器、数据库服务器、WEB服务器、备份服务器、多媒体视频服务器，满足海量数据存储以及纸质载体档案扫描、数字档案信息存贮、音视频转换存储设备。

（六）确立档案信息化总体规划

要想顺利地开展档案信息化建设工作就必须制定出一个科学合理地信息化建设规划，并逐步执行。档案信息化建设规划需要立足各事业单位的具体情况，包括档案数量、档案工作投入资金预算、档案和信息专业人才配置、单位发展总体战略等。只有从自身实际情况出发制定出一个详细的近期规划和长远目标，并根据开展效果逐步调整，才能更好地实现事业单位的档案信息化建设工作。

（七）加强档案信息化建设的硬件配置

加强档案管理的硬件设施建设是实现事业单位档案信息化建设的物质基础。档案信息化建设需要配备符合现行规范的电脑设备、网关设备、硬盘存储设备等。同时，需要根据技术发展，不断引进其他先进的硬件设备，提高档案存储量和保存稳定性，以便充分发挥信息化建设的优势，确保档案工作的顺利开展。

[1]孙兆伟.关于档案信息化建设的两点宏观思考.2011-8

（作者单位：湖北省黄冈职业技术学院）

宋灼蓉，女，馆员，黄冈职业技术学院办公室研究方向：档案管理