柯 慧

（湛江市基础设施建设投资集团有限公司，湛江 524022）

浅析文书档案管理中存在的问题及对策

柯 慧

（湛江市基础设施建设投资集团有限公司，湛江 524022）

【摘 要】文书档案管理工作是单位非常重要的工作之一，其能够客观地反映单位的各项活动并对单位的管理水平进行评价。本文笔者通过对文书档案现状中存在的问题进行分析，从而提出改进文书档案的对策和建议，以期能够为相关工作者提供一点参考，使文书档案管理向着规范化、现代化、信息化方向大步迈进。

【关键词】文书档案 管理 问题 对策研究

一、文书档案管理中存在的问题

文书档案管理是一个单位档案管理的重要对象，没有文书档案管理，单位也就失去了档案的资源，使单位成为无根之木，一个企业对档案管理的程度也反映了企业对自身管理的水平。文书档案对企业的运行和经营都有着十分重要的作用，文书档案管理工作应当为企业所重视。现阶段我国的文书档案管理工作还存在很多问题，以下笔者结合自己的实际情况进行有效的分析和阐述。

（一）文书档案和档案工作衔接不好

文书档案只是众多档案管理中的一部分，做好文书档案管理工作才能够做好档案管理工作，文书档案与档案管理既存在着一定的关系，也存在着一定的不同。所以，对两者的关系有一定认识之后才能做好文书档案管理工作，进而做好档案管理工作。但是现阶段大部分企业将档案管理等同于文书档案管理，认为只要做好文书管理工作就已经做好档案管理，致使文书档案的管理和档案工作的衔接出现偏差。

（二）领导对文书档案管理重视不足

我国整体现状是文书档案管理工作发展时间较短，最近几年才开始被各企业纳入到行政管理工作中，因此对于文书档案管理工作的认识度不够，调查研究不仔细、不认真，管理不规范，造成大量文书档案的流失。一旦需要时候，只能是“眉毛胡子一把抓”，完全理不出头绪，最后只能应付差事，草草了事。有些单位也投入了一定的经理和人力整理文书档案，但是收到的效果却差强人意。这是因为很多企业虽然了解需要进行文书档案的管理，但是具体如何管理，如何才能“管好”却并没有一个详尽的计划和工作流程，因此造成的结果只能是“事倍功半”，浪费了单位的大量人力财力资源。

（三）员工整体素质偏低

因为文书档案管理工作发展相对较晚，相关的单位对这方面工作重视程度不够，因此使得文书档案管理人员的重视程度也不够，对此方面人员的培训不足，很多都是临时调用人员，而非专业的档案管理人员，甚至连基本的档案管理知识都没有。这些因素都对文书档案管理的员工的整体素质产生很大影响。管理人员的素质偏低，责任心不强，管理工作不规范，文书档案的存放没有合理性和有效性，使得文书档案管理工作存在疏漏，对此现象如不加以改善，会有碍单位文书管理工作的进程。

二、针对文书档案管理问题的解决对策

（一）强化各部门之间的衔接

文书档案管理工作在任何单位中都是所有工作的最后总结，想要实现高水平管理的目的，强化文书档案管理工作和其他部门之间的衔接工作就显得十分必要。文书档案管理人员要及时与各部门人员进行沟通、保持联系，全面掌握各部门的工作情况，确保所递交的文书档案的真实性和有效性、全面性。将被动工作变为主动工作，促进文书档案管理工作的进展。

（二）提升部门及领导对文书档案管理工作的重视度

思想的转变可以有效促使行动的改变，因此部门和领导对文书档案的重视可以有效改善文书档案管理工作的现状，也才能够在行动上配合文书档案管理工作的顺畅开展。领导可以在集体会议上对文书档案的工作开展提出意见和建议，加强对各部门的考核力度。同时加大文书档案的宣传力度，可以有效的促使员工对文书档案的管理工作加深认识，提高员工工作热情。

（三）提高文书档案管理人员的素质

无论企业还是社会不缺的是人，缺的是人才，因此将“人”培养成“人才”对于单位文书档案管理工作现状的改善会大有脾益。单位可以对文书档案管理人员进行专业的培训，提升其综合素质，促进其积极学习新的管理理念，强化现代化信息设备的使用和在文书档案管理工作中的重要作用，另外，新入职的文书档案管理人员有必要进行系统的岗前培训，保证持证上岗、规范管理的工作模式。

总结：文书档案管理工作不是一蹴而就的工作，其需要一个长期的整理和规范的过程，在这个过程中单位各部门要相互配合、精诚合作，单位在制度上也要不断完善，增进文书档案管理的工作效率，只有企业全体总动员，才能够在文书档案管理工作上有所进步，从而提升企业形象，为单位的进一步发展提供动力。

参考文献：

[1]陈振环.试论新时期文书档案管理中存在的问题及对策[J]. 经营管理者,2014,03:299.

[2]何小飞.探讨文书档案管理中存在的问题及对策研究[J]. 东方企业文化,2014,14:97,100.