如何实现广播电视台档案的电子信息化

2015-11-18周小雨

长江丛刊 2015年19期

周小雨

（湖北省襄阳广播电视台，襄阳 441021）

一、不断强化责任意识

广播电视台所拍摄的专题片以及新闻等在一定程度上为社会区域的经济与文明建设都提供了有价值的理论参考。其中，广播电视台的领导层需要积极树立正确档案管理理念，应当认识到档案是最重要的信息资源，进而不断强化档案信息化管理的重要责任意识，并积极克服“空喊口号”、“表里不一”的不良行为，在一定程度上促进广播电视档案的保存，并逐渐转变成主动开放的服务形式，积极的采取措施，并不断增加信息化档案管理的建设力度与投入，对软硬件加强建设[1]。与此同时，还需要将档案信息化管理必要的设备配备齐全，这样就更有利于对广播电视台的档案信息化建设以及管理提供有效资金以及物质保证。

二、合理优化档案信息化的技术水平

第一，相关的广播电视机构将大量的资源投入到信息化管理建设中，并且为其管理工作配备了相应的硬件设备。对管理人员进行专业培训，使其掌握计算机的软件操作技能，同时积极研究与完善系统软件，建立公共平台，并把档案目录转变成数据化，最终创建分中心[2]。而档案信息的数据化还是目录中心建设的重要前提，所以，相关的档案管理人员需要对不同部门每年移交的档案与资料进行准确详细的分类并整理。同时，针对信息的来源将其数据化，积极的构建格式标准。档案的保存方式为双套制，这样不仅有效节约了广播电视机构的人力财力，同时也防止重复劳动现象的发生，进一步推动档案信息化的管理建设。

第二，使用信息网上加密储存的方式。针对广播电视实际的工作情况来规定密级标准，并且有效的结合档案重要作用，可以把档案分为四个等级：公开信息、台内信息、保密信息、高度机密信息。如果广播电视台的相关工作人员需要使用档案信息，需要经过相应的网上身份认证，并且根据使用人员的身份与职位获取不同的权限，这样就能够有效保证软件系统的安全程度。

三、加快基础设施的建设步伐

要想实现档案管理的信息化，最重要的就是广播电视台应对基础设施的建设予以重视。首先，建立健全档案管理的信息化系统。因为广播电视台的档案门类很多，涉及部门也不少，所以为了对档案完整齐全的保管以及规范的管理，同时方便查阅与利用，就需要建立一个信息化的共享管理平台，该平台需要覆盖广播电视台的所有部门，进而有效实现档案的数字化管理以及资源共享。其次，迅速建立档案信息的资源库。资源库对于档案资源信息来说具有极其重要的作用，所以，应在信息化管理系统中进行电子文件的收集与归档，并对档案的目录数据进行整理与录入，进而促进信息化建设以及信息资源的一致性，最终实现可持续发展的战略方针。

四、建立管理运行的维护机制

对信息化的管理体系以及运行维护机制进行强化，能够有效的推动广播电视台档案信息化管理。因为，档案管理信息化建设是一项具体并且十分全面的项目，所以，不仅要依靠单独部门或者是具体的技术人员，还需要广播电视台所有部门的协同合作。积极制定档案信息化管理的制度，并通过对档案的制度化管理，促进档案的信息化管理。

五、建立健全电子档案管理的服务体制

档案管理工作具有极强的业务性与技术性，并且，档案的形成至归档是需要多个环节共同操作完成。所以为了有效的保证信息资料在移交过程中完整与齐全，广播电视台需要建立健全相应的档案管理服务体制，并积极落实管理服务的责任。第一，应由档案的管理部门与相关业务部门派遣专业档案人员，对部门当年所需归档的档案资料进行收集与整理。并在完成以上整理工作后，将档案资料及时的交予档案管理部门，使档案资料归档。第二，档案管理体制应进行相互制约，档案收集部门、使用部门以及管理部门需要形成互相牵制与监督的关系，进而积极的促进档案及时并且完整的实现归档，并且更好实现档案收集质量以及实际使用效率的提高。