王海景 李艳丽

【摘 要】计算机技术的飞速发展，使传统的文件载体被逐渐取代，计算机系统中的办公自动化得到了广泛的普及和运用，这些高科技的记录手段对企业来说，具有方便和快捷的作用，不仅可以消除传统方式带来的一些弊端，也可以让信息的管理更加方便和及时，但是计算机信息管理在发展的过程中，还是存在着一些缺陷。

【关键词】电子信息档案 档案管理 风险控制

【中图分类号】G271 【文献标识码】A 【文章编号】1674-4810（2015）05-0061-01

一 从风险管理的角度看电子信息档案管理的安全问题

1.缺乏安全理论的指导和具体的方法

一直以来，文件、文档的安全工作都是沿袭了过去最原始的档案保护工作来开展的，随着电子信息技术的发展，传统的以档案载体为核心的理论将很难适应电子信息档案管理的安全需要。虽然有专门机构也对电子信息档案管理做过一些理论研究，强化电子信息档案管理的安全问题，但不可否认的是，这些理论并不是针对电子信息档案管理的专门理论，很难在电子信息档案管理的安全问题上取得实质成效，归根结底是现阶段对于电子信息档案管理缺乏安全理论的专业指导和具体工作的方法研究。

2.对于安全认识存在偏差

对于安全问题的认识，需要在综合考虑成本和效益的前提下，采取具体的安全措施来控制风险，把电子信息档案管理的風险降到可以接受的范围，同时增强风险的防范意识，但是很多人对风险的认识存在着误区。还有一些安全管理人员，对于电子信息档案管理的安全知识认识不足，缺乏对安全形势的整体认识、正确的安全风险价值观等。

二 电子信息档案管理的风险控制策略

1.避免风险的措施

做好电子信息档案管理的风险防控就是要做好提前预防的工作，在风险还没有出现时，学会规避风险，学会用最先进的电子信息技术有效规避风险。技术的更新换代对于电子信息档案更加安全可靠，其中一个最常见的方法就是对电子信息档案进行加密，在电子信息档案加密完成后，训练一些专业技术人员进行管理和控制，这样可以避免电子信息资源被外来的因素干扰。还要做好相关制度保护电子信息档案管理，这样可以保证电子信息档案的安全性，授权专业的档案技术管理人员进行相关的管理，明确规定无关的人员无权操作专业的系统。确保电子信息档案的安全性，及时消除风险，消除安全隐患，采取有效的措施去应对风险，保证信息的安全可靠。

2.缓解风险的措施

从目前的发展来看，很多企业采取的是风险转移的措施来缓解风险。电子信息档案管理的缓解措施就是通过制定相应的应变计划、灾难恢复计划。常见的风险缓解方法包括：事前措施和事后控制。不管是哪种控制方式，发生风险或意外时，企业都需要做好及时处理，这才是缓解电子信息档案风险的关键。

3.分散风险的措施

分散电子信息档案管理的风险措施又叫作转移策略，实质就是把风险转移到其他的地方去，把已经存在的风险降到最低的程度，减少可能产生的损失。如修改配置模式、购买相应的保险、外包给其他机构制作，这样不仅可以把复杂的风险简单化，还可以对原来的电子信息档案管理进行优化改进。可以与网络的供应商沟通、协调，让供应商的服务系统更加专业，也符合电子信息档案管理的需求。但是在外包的过程中，还是存在着风险，人为的风险是最不好防控的，所以应要求外包的专业人员进行电子信息操作时，需要严格遵守操作规程，避免发生电子信息档案损坏等严重后果。

4.评估风险的措施

风险评估的目的就是做好预防计划，让预防计划更加科学合理，对引发风险的多重因素进行深入的分析，分析出这些因素所带来的一系列后果。当电子信息档案管理的风险来临时，企业需要采取积极有效的措施进行专业化的处理，把风险控制在最小的范围之内。作为企业的管理者来说，一定要树立正确的风险防控观念，主动的制定相应的风险防控计划，控制好电子信息档案管理各个环节的工作，认真做好风险评估，确保电子信息档案管理的安全性，对潜在的风险要及时的发现，尽早把风险扼杀在萌芽状态，而对那些已经发生的风险，就要采取有效的措施，把风险降到最低。

三 结束语

电子信息档案管理的风险是客观存在的，也是不确定的，这种不确定性，很可能带来很大的危险性。对于电子信息档案的管理者来说，一定要对风险具有警觉性，提高对风险的认识程度，在工作的过程中，把电子信息档案管理的风险预防工作看成是所有工作的重中之重，科学、有效地制定好风险防范的办法，进一步的提高电子信息档案管理的水平。

参考文献

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〔责任编辑：林劲〕