冯常强,谢群莉,潘巧红

(浙江省台州医院药剂科,台州 317000)

住院药房药品分级盘点管理实践

冯常强,谢群莉,潘巧红

(浙江省台州医院药剂科,台州 317000)

目的 加强医院药品的内部控制,为医院药房药品盘点方法提供参考。方法利用二次ABC分类法把药房药品分成三大类,按类别实行分级盘点。结果药品分级盘点管理的实行,使得药房药品的帐物相符率提高10.76%,金额偏差率下降0.19%。结论药品分级盘点模式提升了药剂科药品的管理质量,并促使医院的药品内部控制系统不断完善。

住院药房;ABC分类法;分级盘点;药品管理

药品盘点是药剂科业务中的一项重要工作,盘点的方法也随着药剂科管理水平和信息技术的发展而不断改变。目前国内各大综合性医院药房的药品盘点较多采用的是季度一次盘点或月末一次盘点,这种盘点方式的相符率普遍较差,究其原因,一是盘点周期偏长,二是由于药品本身的特殊性加上医院药品多、流动频繁,使得医院对药品的管理水平相对滞后。因此,笔者利用二次ABC分类法分析了我院药品价格及用药情况,并据此对原有的药品盘点模式做出改进,即按药品的贵重程度、销售额度及管理要求进行分级盘点,从不同层面来加强药品的管理,提升药房整体质量。

1 资料与方法

1.1 资料 资料来源于我院住院药房的计算机管理系统2012年1月至2013年6月的药品销售、药品库存数据及季度盘点数据。

1.2 方法 ABC分类法又称帕累托分析法或重点管理法,它是一种从名目众多、错综复杂的客观事物或经济现象中,通过分析,找出主次,分类排队,并根据其不同情况分别加以管理的方法。二次ABC分类法是基于商品对销售的贡献度而对ABC分类法的一种改进,按第二次的分类结果,调整第一次ABC分类单品的服务水平,从而达到有效管理。通过二次ABC分类管理,备件可分为Aa、Ab、Ac、Ba、Bb、Bc、Ca、Cb、Cc等9个类别,具体组合见表1[1-3]。

提取我院药品数据库,剔除麻醉、精神药品等有特殊管理要求的品种后,还有1 007种,再根据药品单价和2012年第三季度的销售金额,利用二次ABC分类法进行分类,把所有药品分为9个类别,三大等级进行盘点管理。把较为贵重的或流通金额大的品种纳为一级管理,一般的纳为二级管理,价格便宜且流通金额少的纳入三级管理。一级管理药品盘点方法:专人每日盘点,每日登记药品出入明细,若有差错,须当日查明原因；二级管理药品盘点方法:进行每周盘点,药品包干到每位职工,盘点结果每周交由药品管理员审核；三级管理药品盘点方法:与所有药品一起参加季度盘点即可。

表1 二次ABC分类法

2 结果

2.1 药品盘点管理级别分类结果 在1 007种药品中,根据各个药品的单价和2012年第三季度销售金额,从大到小排序,以平方根累计百分比的33.33%和66.67%为临界点分出A、B、C和a、b、c各三类[3]得到A类药品是84种,价格共占比71.97%；B类药品250种,价格占比为19.8%；C类药品673种,价格占比只有8.23%。同法以销售额分类,得到a类药品是63种,销售额占比达62.49%；b类药品143种,销售额占比28.35%；c类药品801种,销售额只占9.16%。即符合帕累托提出“关键的少数和次要的多数”的规律。具体结果见表2,3。

将以上分类结果在Excel表上进行组合筛选即可得Aa、Ab、Ac、Ba、Bb、Bc、Ca、Cb、Cc等9个类别的药品目录及种数,以此为基础结合药房自身的管理能力,分出一级管理品种是123种(Aa15种,Ab41种,Ac28种,Ba39种),二级管理品种220种(Bb63种,Bc148种和Ca9种),三级管理品种664种(Cb39,Cc625种)。只要管理好一级的123种,就能掌控对盘点结果影响较大的这部分药品金额,再把二级的220种药品加强管理,＞90%的药品金额都在监控之下,余下流通金额占比＜10%的药品对盘点结果影响不大,可以放松管理,节约成本。

表2 药品单价ABC分析统计情况

2.2 两种盘点模式结果比较 我院2012年10月份前采用的盘点方式是季度盘点,从2012年第四季度起试行分级盘点,从数据库提取2012年至2013年上半年度的盘点数据,分析前后各3个季度的盘点数据,得出试行分级盘点后,我院住院药房的平均帐物相符率提高了10.76%,平均金额偏差率下降了0.19%。具体结果见表4。

3 讨论

药品盘点是药剂科业务中的一项常规工作,要提高药品盘点的账物相符率,除了推行优良药房工作规范,按照标准操作规程进行作业外,还要建立相对规范且先进的盘点模式。实践证明,药品的账物相符率不是盘点出来的,而是管理出来的,这就需要通过盘点及时发现问题,改进工作,不断提高调剂发药的作业水平[4]。同时,通过盘点,还可以看到医院药品管理流程内部控制的好坏,包括授权批准控制,验收与入库控制,领用、发出与处置控制等三方面,以及可以看到医院财务监督机制及医院高层管理者的风险控制意识,药品盘点已不是传统意义上的账物核对相符的一般会计核算,而是通过对药品盘点的观察、分析,上升至药品经营业务流程的内部控制这一财务管理高度。药品盘点结果的好坏不但能衡量药剂科药品管理水平的高低,还能及时检验药品在流通环节中相关工作人员工作质量的好坏[5]。季度盘点往往只能发现问题,而不能预防问题,因为两次盘点的时间跨度太大,且涉及偏差的因素太多,往往发现了问题也无从可查。新的分级盘点模式,增加了盘点的频次,对于一些销售量高的、流通频繁的且相对贵重的药品实行每日或每周盘点一次,这样,发现问题能及时查证,还可及时发现药品管理过程中的流程缺陷,有效控制药品流失,通过不断查证,逐步完善药剂科的药品管理体系。

表4 帐物相符率及金额偏差率比较

采用二次ABC分类法分级药品考虑到了药品的差异化及销售的贡献度、优先性、稳定性、变化性等因素,相比ABC分类法,分层更细,更加科学[1]。以分类的结果确定分级盘点品种,比较符合药房实际工作能力,包括每日的123种药品盘点,每周的250种药品包干盘点,分工后,也均能在日常工作中抽出时间完成。再则,从盘点的结果看,实行分级盘点后虽然账物相符率和金额偏差都有较大的好转,但帐物相符率总体还是偏低,主要是因为住院药房的拆零药品较多,日常口服片剂损耗也较多,很难做到一片不差,仍有较大的改进空间。另外,实行药品分级盘点模式,也使得每位员工都参与了日常药品管理工作,这对于营造积极的科室文化,建立高度责任感的班组,都有很大的帮助。总之,药品分级盘点模式的建立,不但提升了药剂科对药品的管理水平,还能及时找出医院药品管理相关流程上的缺陷,不断发现问题,从而推动了医院药品管理内部控制系统的不断完善。

[1] 何建崎.二次ABC分类法在连锁超市配送中心商品管理中的应用[J].湖南农机,2011,38(9):118-119.

[2] 李志敏.两级ABC分类法在煤矿物资供应管理中的应用[J].中州煤炭,2011,181(1):104-105.

[3] 余兴群.用ABC分类法确定贵重药品[J].数理医药学杂志,1997,10(1):95-96.

[4] 张鲜利,霍花,翟力.医院药品盘点中常见账物不符的原因及对策[J].药学实践杂志,2011,29(3):237.

[5] 黄业姣.高校医院药品盘点数据分析及讨论[J].中国医院药学杂志,2010,30(1):76.

DOI 10.3870/yydb.2014.09.045

R954

C

1004-0781(2014)09-1259-03

2013-08-01

2013-11-06

冯常强(1980-),男,浙江台州人,主管药师,学士,研究方向:医院药学。电话:(0)13586153691,E-mail: fcqiang001@126.com。