唐梅

（上海新亚药业有限公司 上海 201203）

采购内控在制药企业降本增效中的作用

唐梅

（上海新亚药业有限公司 上海 201203）

原辅料采购作为制剂药企业生产经营的第一个环节，对药品成本控制和药品质量控制至关重要，是制药企业降本增效的一个重要环节。怎样把握好原辅料采购预算、计划、价格和采购产品的质量关就显得非常必要和关键。只有做好采购环节的内控，才能在降本方面做到利益最大化。

采购内控 制药企业 降本增效

建设具有价值创造能力、风险控制能力的采购内控管理体系，是制药企业创造效益和提高药品质量的重要手段。作为医药行业抗生素制剂生产企业，医药原辅料采购占营业成本的比重在70%以上，因此，制定采购内控制度是企业开源节流、降本增效的重要手段，本文通过从企业采购业务存在的风险问题进行简要的阐述，并提出应对的制度和控制点，规范医药原辅料采购管理行为，更是企业实现源头降本的重要途径,真正体现内部控制在采购降本增效中的作用。

1 医药原辅料采购活动中存在的风险

市场经济条件下特别是近年来医药行业快速发展经济，原料药市场变化趋势预测难度加大，不确定性增加，某些头孢类原料药的市场定价甚至可以说瞬息万变。制药企业的采购业务越来越难以把握，因此，企业采购风险的控制已越来越受到管理者的重视。这些风险主要体现在以下几个方面：

1）采购政策和策略不当，市场预测不准确，采购计划安排不合理，造成库存短缺或积压，可能导致公司生产停滞或资源浪费。

2）采购环节操作不合规（如：供应商资质或备案不符规范、操作不合规等），造成公司遭受外部监管机构处罚。

3）集中招标采购监督管理难以到位，容易存在舞弊，造成公司资产损失。

4）供应商选择不当，造成其提供货物无法满足公司生产和销售的需求，导致公司利益受损。

5）供应商垄断地位导致了不公平、不公正的购销关系，主导采购价格，不断涨价，造成成本失控。

6）采购相关会计处理不真实、不及时、不完整，可能导致财务报告错报、漏报或资产损失。

2 建立采购管理内控制度，规范采购行为是提升采购管理的核心工作

采购内控建立在不违背买卖双方交易原则的基础上，达到对公司采购的一切活动进行有效的监督和管理。针对制药企业采购业务存在的风险，按照制药企业医药原辅料采购特点，制定相对应的采购制度、采购程序、操作规则、招标文件等，为保证公司采购活动规范进行建立了良好的基础。内部控制制度就是从根本上规范行为、避免失误、降低风险。近年来，公司对采购流程和审批层次进行创新和研究，明确职责，实施采购预算、计划、决策、操作、价格控制、合同审核和资金结算分段操作分级管理的模式，制定了7个制度来加强采购业务内部控制的力度。①采购预算制度；②合格供应商评审制度；③采购需求计划制度；④采购合同/协议/订单制度；⑤采购价格控制制度；⑥应付账款管理制度；⑦采购人员道德建设制度；并重新设计采购流程（图1），进一步优化采购程序[1]。

3 精细化采购管理是实现采购降本最佳良方

面临欧美债务危机，出口挑战，制药行业形势不容乐观，给原料药市场带来了冲击，站在战略高度看，精细采购管理工作，赋予采购部门重要的管理职能是非常必要的。

1）精细采购成本管理，注重深化挖掘采购价值链功能，把主要医药原辅料采购视为企业追求利润的重要组成部分。指导采购价格，指导同战略供应商的谈判，为了追求企业最高利润，把原料药产品的产业链延伸，制定一体化采购战略，指导和调配下属各子公司采购，实现企业最佳效益目标。

图1 采购流程图

2）强化原辅料价格管理控制。坚持性价比最优和总成本最低的价格管理理念，发挥集中采购的优势，对大宗医药原辅料，做到科学理性采购、适时适价采购，增强供应市场议价能力，提高集中采购的运行效率和质量，实现物资采购效益最大化。

3）加强和规范采购与付款内控风险会计监督机制，其会计监督目标是：①规范采购和付款行为，强化关键环节风险控制；②防范采购与付款过程中的差错和舞弊；③保证相关流程的完整性和相关记录主管审核签字后付款入账[2]。

4 采购内控管理工作得到加强，降本增效成效显现[3]

1）强化采购内控管理制度，其重点是采购预算制度，严格控制采购成本和业务费用支出。同时，面对国际金融危机给医药企业带来的冲击，行业显现的毛利率屡往低处走，采购部门苦练内功，每个岗位订出降本增效的目标、措施，责任到人。从内部挖潜入手，强化降本意识，制定了降本增效量化指标，以最大限度降低采购成本。

2）针对不同原辅料制定不同采购战略战术，重点品种把握价格变化趋势，主要采取三大举措：①重视平时市场信息的了解和研究，积极预测未来市场趋势；②敢于超前市场采购的战略决策；③与供应商结成战略联盟；对低毛利率和负毛利率产品，力求与供应商进行有效的沟通洽谈，完善市场询价，提高议价操作能力；对不同原料，不同供货渠道，主动出击，多方谈判，降低供应商的唯一性，打破其垄断地位，以最大限度降低采购成本；对包装材料采取置换形式；对燃料采取严防死守。通过组合策略和有效措施，不仅保障了生产的需求，同时出色完成了这几年的降本增效任务。连续三年与年度经营目标比超200%以上，成效凸现。

5 改善供应链管理，是企业降本增效提高采购管理的中心环节

在医药行业采购管理中，原辅料供应链所产生的作用是不可替代的，供应链管理环境下，改变传统采购管理思想，它不仅能够满足采购成本的控制，而且能够最大限度实现供应链的价值最大化。

5.1 集中采购是控制采购成本的理想方式

供应链环境下集中采购，需制定一系列切实可行的制度加以规范，如确定采购范围(采购金额占总金额70%上原辅料)，确定采购方式（集中招标采购、询价采购、谈判采购等），健全管理制度和操作程式。引进竞争机制，降低采购成本。经过供应链管理对采购体系的改善，完成了从分散到集中、从单一到集成的整合，实现了采购成本从“1+1=2”向“1+1<2”的转变，使企业的现金流向趋于合理、采购成本得到有效控制。例如包装材料现在每年节约采购资金500万元左右，明显增强了企业的盈利能力。

5.2 供应商是供应链条中的首要环节

企业原辅料采购与重要供应商在建立战略合作伙伴关系的基础上，扩大战略合作范围，提升与国内知名企业的合作关系，争取更大的优惠幅度，无菌原料药每年有近800万～1000万左右市场差价，从而提升企业产品的竞争力。

5.3 原辅料库存管理是供应链中的关键环节

库存合理决定采购效率与效果。通过供应链管理改善，利用信息化系统建立科学高效的供应体系，实现企业内各生产基地原辅料需求计划ERP(企业资源计划)系统在线申报，库存和消耗在线监控，规避超量采购风险。

5.4 改善供应链管理实现综合效益[4]

1）降低成本

通过明确库存、客户交付率和计划完成率等关键业绩指标责任归属；充实调整产销计划组织与流程，开展新的产销平衡会议；明确负责供应链上各部门的职责分工，生产计划更加柔性和切合实际销售。企业的供应链响应时间从原来的45 d缩短到30 d，需要储备的成品库存周转天数从原先的50 d缩短到26 d，库存下降10%～15%。库存下降后会保证供应链各部门的有序衔接，且不发生断货情况，我们要求的库存都是有效库存，即减少呆滞库存、老批号和近效期库存，维持库存的成新度，提高企业的资源高效率。

2）加快资金周转率

供应链管理的改善，使企业需要的各类资源库存下降，库存的下降带来库存资金的释放，大大降低了企业的机会成本，企业资金的周转率缩短40%左右。

3）改善客户服务水平

企业各部门通过供应链改善，形成以市场销售计划为依据的拉动式管理，即市场客户需要，销售将成品库存中的产品销售后，计划部门会自动响应需求，增加生产计划，并自动产生原料补货计划。各部门对各自的作业周期都有明确的规定，确保销售计划更加柔性和切合实际。公司的供应链响应时间从原来的45 d缩短到30 d。

4）增加市场占有率

公司客户服务水平的改善，可以及时抢占市场先机，扩大市场销量，提高市场占有率。

5.5 实施供应链管理的综合优势[5]

1）提高企业竞争力

企业对供应链各节点以信息共享为基础，以优化供应链绩效为目标，进行协同决策。这不仅摆脱了各节点企业单纯以自身利益最大化为目标分散地进行决策所造成的供应链整体绩效低下，也克服了传统集成式供应链管理中由单一的决策制定者来主导决策所带来的诸多弊端，大大提高了生产管理效率，体现了企业综合竞争力。

2）供应链上的利润增大

即使是为企业带来高利润的一些产品，也是有的企业挣钱，有的企业不挣钱，有的企业还赔钱，有一点原因就是这些产品的成本没有控制好，市场销量上不去。通过供应链管理的改善，我们不增加新的产品，仅加强企业内外部的整合，就可提高效率而获得新的利润。

3）供应链上优势不容易复制

产品可以复制，但是管理很难复制，供应链管理就是企业的软实力，上下供应商的有效衔接不是可以短期内复制的，更重要的是企业内部各部门从销售、计划、车间、采购、质检等各部门都是需要形成一定的管理规范，对供应链有长期的一致的认同才能体现综合效益。

6 结束语

内部控制对制药企业的采购管理是非常重要的，采购管理也是企业供应链中重要环节，供应链环境下的采购既要保障供应，满足生产经营需要，又要降低成本、节源开流、增加效益。企业采购部门要紧紧把握重点环节，采用适当策略，增强成本管理理念，制定细化的可操作流程，达到保证产品质量和生产销售供给，降低产品成本，真正实现采购内控在制药企业采购降本增效中的作用。

[1] 蒋文芳. 论制造企业采购业务内部控制存在的问题及其应对策略[J]. 中国水运(下半月), 2008, 8(2): 157-159.

[2] 高玉静, 盖春娥. ERP环境下采购业务的内部控制分析[J]. 价值工程, 2009, 28 (4): 94-96.

[3] 梁红. 内部控制给采购降本开“良方”[J]. 石油石化物资采购, 2008, 29 (11): 76-77.

[4] 邓绍学. 供应链的分解与整合是企业降本增效的源泉[C]//第三届中国西部现代物流研讨会论文集, 西安:《物流技术与应用》编辑部, 2003: 152-160.

[5] 李丹. ERP系统中采购与付款企业内控风险的会计监督[J]. 财会月刊(会计版), 2011, (4): 17-18.

Effect of procurement internal control on cost reduction and eff i ciency in pharmaceutical company

TANG Mei
(Shanghai New Asia Pharmaceutical Co., Ltd., Shanghai 201203, China)

As the f i rst aspect of the drug production and operation, procurement of raw materials is particularly crucial to the cost and quality control of drugs and it is an important part for pharmaceutical companies to reduce cost and enhance eff i ciency. How to grasp the budget, plan and price of raw materials procurement and the quality of purchased products becomes very necessary and critical. Only when a good job has been done in internal control of procurement, the benef i ts resulting from cost reduction can be maximized.

procurement internal control; pharmaceutical company; cost reduction and eff i ciency

F406.5

C

1006-1533(2012)17-0045-03

2012-06-19）