吉林农业大学外国语学院 张英

1 商务信函的礼貌原则

商务信函是商务交流的一种重要方式。通过它人们可以交流信息、联系业务、商谈贸易、处理问题、传递友谊等。在商务活动中，以书信洽谈业务时，双方不能相互见面，只靠文字来传递信息和情感，信函的语言表达直接影响到交易的成败及合作关系的建立，其重要性不容忽视。商务英语因其语言、知识、交际技巧、商务特点、文化背景等因素而形成了自己的特点。一般来说，商务英语信函应遵循7C原则。即:礼貌原则(courtesy)、体谅原则(consideration)、完整原则(completeness)、清楚原则(clarity)、简洁原则(conciseness)、具体原则(concreteness)和正确原则(correctness)。礼貌、文雅的语言不仅能显示商务工作者自身的良好素质，而且有助于树立良好的企业形象，建立合作关系，促进业务，加强往来。收到对方订单时的感谢、给对方带来损失时的抱歉、拒绝对方要求时的婉转语气等等都是礼貌原则的体现。本文从词汇和句型两方面着手，探讨在商务英语信函写作中如何具体运用礼貌原则，提高商务英语信函写作技能。

2 礼貌原则下商务英语信函的词汇策略

2.1 积极词汇

否定和消极的话语常给人不友好、不愉快的感觉，还可能恶化双方关系；而友好、肯定的表达能够显示出对对方的尊重，能够使对方身心愉悦，也就更容易使对方接受自己的观点，有利于双方的合作。故商务信函写作中要尽量淡化对方做得不妥、失误及所提条件对我方不利的一面，强化其值得肯定的、积极的一面。特别是在有关催款、投诉、索赔等信函中，即便错不在己方，也要把消极的表达藏于积极的表达之中。在信函中，应当选择一些含有积极情感意义的词语如:please，satisfy，oblige，accurate，welcome等。而尽量避免使用表示否定及不良情绪的词语，如:dissatisfied，disappointing，error，mistake，failure，not，trouble，defective， bad，impossible， inconvenience，fail，delay，ignore，forget，omit，destroy，ruin，complaint，inefficiency，claim，defective等。试比较:

(1)Please do not be late in submitting your application for the L/C.

(2)Please submit your application for the L/C promptly.

your complaint about the late arrival of the samples.

(2)Thank you for calling our attention to the late arrival of the samples.

(1)We are sorry you are dissatisfied with the service.

(2)We appreciate your frank comments.

针对同一件事的评论，(2)句与(1)句表述的角度不同，(2)句使用了积极词汇，(1)句使用了消极词汇。显然，(2)句比(1)句表达的意义更积极，效果更好。

2.2 模糊限制词语

模糊限制语能提高话语的含蓄性和委婉度，使对方不丢面子或不难堪。模糊限制语分为两类:变动型模糊限制语和缓和型模糊限制语。变动型模糊限制语的主要作用是对话语的真实性和涉及的程度进行修正。例如:使用a little，roughly，greatly，approximately，very，highly，quite等模糊限制语来增加感谢、赞誉的程度。缓和型模糊限制语是指在不改变话语的条件下，使语气趋向缓和的词语。其在表明意图的同时，能避免并表达上过于武断和直接，淡化负面效应，照顾对方心理和感受。例如:使用I’m afraid，I wonder，It seems， We’d like to，I suppose，probably，It is said等模糊限制语来减缓语气。例如:

(1)We were very pleased to receive your reply of March 8.

(2)Your prompt reply will be highly appreciated.

(1)句中的very、(2)句中的 highly如去掉，句子意思没有变化，但是语气就大大减弱，不能更好表达喜悦、感谢之情和对对方的赞誉之情。又如:

(1)We’d like to remind you that the payment for the shipment hasn’t been made yet.

(2)I’m afraid that the price you offered is out of line with prevailing market level.

这两句话使用了限制模糊语之后，大大降低了要求和责备的语气，显得客气、尊重，使对方更容易接受。

2.3 人称代词you/your

在商务信函中，礼貌原则要求写信人不能只考虑自己的感受，而应该尽量以他人为重，从对方利益出发，站在对方立场上，设身处地地为对方考虑；并从对方的角度看问题、阐明问题、表达我方的意愿。这样做能够使对方的情感、态度等向积极的方向发展，从而达到我方的目的。因此，要多使用突出对方的第二人称代词you或第二人称物主代词your，而减少第一人称代词I，we和物主代词my，our的使用。试比较以下句子:

(1)We are confident in our new energy-saving car.

(2)You will find our new energy-saving car satisfying.

(1)句以第一人称we做主语，直接表达了写信人对新产品的信心。(1)句虽合情合理，但没有完全采取对方立场。用“我们认为”这种句型一定程度上是以自我的标准为中心，没能令对方感觉到是从对方角度考虑，没能把对方利益放在首位，没能实现让对方觉得受到尊重和重视的目的，而且有自以为是之嫌。(2)句以第二人称代词you开头，通过设想对方对新车的感受，间接表达了我方对新车的信心，既传递了信息又给对方很大的尊重，显得更礼貌体贴，使对方更易于接受。再如:

The car you ordered comes in seven brilliant colors. Please indicate your choice on the enclosed form.

该句不仅尊重对方，而且体现了写信人能够替对方着想。附上订单，对方填上信息即可，表现得体贴周到，当然有助于促进双方良好关系的发展。

3 礼貌原则下商务英语信函的句型特点

3.1 过去时态的疑问句

在商务英语信函中，为避免过于生硬或强势，在向对方提出要求或建议时，常使用过去时态的疑问句形式，来使语气变得委婉、礼貌，使指令变得间接、不唐突、不逼人。试比较:

(1)I want to have a look at your specification first.

(2)Could you show me your specification first?

(1)Make payment by confirmed irrevocable L/C soon.

(2)Could you make payment by confirmed irrevocable L/C soon?

(1)句显然从说话人的角度出发，有命令的语气，没考虑对方的感受。(2)句以过去式疑问句的形式提出建议，尽管实际上是一种要求，但是表达上像是一种请求，故维护了对方面子和尊严。

3.2 被动语态

在国际贸易中，总会出现交易条件不理想的情况，也时还会出现贸易纠纷。但即使写信人有理有据，也需要心平气和、语气委婉地与对方沟通。被动语态不强调动作的发出者，而是含蓄地指出对方的过失、不足或任何不良情况。其所表达的话语不是针对对方的，而只是间接地向对方提出要求。所以，它使请求听起来比较温和，对方易更于接受。例如:

(1) Upon taking delivery of the cargo，we have found that you only shipped 900 cartons against 1100 cartons.

(2)Upon taking delivery of the cargo，we have found that 900 cartons were shipped against 1100 cartons.

(1)You forgot to enclose the sample in the letter.

(2)The sample was not enclosed in the letter.

(1)Obviously you made a very careless mistake .

(2)A very careless mistake was made.

(1)句强调的是施动者本身，直接表达了对收信人的责备，但如果过错是由于他人造成的，这样的句式就容易使对方受到伤害，很容易引起对方反感，甚至影响双方关系。(2)句为被动句，省掉了施动者，强调的重点转为施动对象及行为，我们只知道出错这一事实，但不知道是谁出的错。写信人不是在追究是谁的责任，只是提示应该马上解决问题，语气委婉，给对方留了面子，使对方也就摆脱了尴尬的境地。写信人在这一点上是故意含糊的，这种含糊在拒绝信中是很适用的。

3.3 虚拟语气

在商务英语信函中常用虚拟语气来淡化语气。虚拟语气可以委婉礼貌地提出希望或意见，能以友好协商的口吻表现出对对方的尊重，具有更多的磋商余地，有利于达成贸易协议。例如:

(1)We would be very grateful if you could let us take delivery before June.

(2)Should the goods happen to be unavailable for supply，would you please be so kind as to offer the nearest specifications?

(1)We would ask you to open L/C soon.

(2)I wish we were able to accept your recommendation.

上面两组例句中， (2) 句使用了虚拟语气，表示出了说话人的礼貌和客气和为对方着想，与其相比，(1)句显得有些唐突、生硬。

总之，随着经济全球化的发展及我国对外贸易的不断增加，商务英语信函在国际商务活动中将越来越多地被运用。商务英语信函中的礼貌原则是国际经济交往的普遍要求，其核心是一切为对方着想。一封彬彬有礼的商务信函，能增强贸易双方彼此间的情感，提高交易成功的可能性。反之，一封礼貌欠佳、用语不当的信函，则会给一个公司带来负面的评价和不良影响。国际商务人员应该熟练地掌握和运用这种技巧，提高商务英语信函写作的质量，保障商务活动顺利进行。

[1]Leech, G. Principles of Pragmatics[M].London:Longman,1983.

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[5]羡锡彪.商务英语写作[M].北京:高等教育教育出版社,2002.