王扬森

（山西省吕梁市卫生学校，山西 吕梁 033000）

1 学生档案数字化产生的背景

国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学技术、文化、宗教等活动直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录，就是我们所说的档案。它是有史以来最早产生的文献之一，也是现代社会信息的重要门类。

学生档案是指学生本人在学历教育阶段的各个时期所产生的文字资料，是一个人成长的最原始记录，它能真实反映学生在校的各种表现。它是用人单位录用毕业生时必不可少的参考依据，是考核干部的最真实、最可靠的参考资料。学生档案管理的基本工作包括以下内容：学生档案的接收与征集、整理、鉴定、保管、编目与检索等。

学生档案对于学校的管理者来说至关重要，学生信息是高等学校非常重要的数据资源，是教育单位不可或缺的一部分。近年来，随着国家教育政策的调整，高等院校大规模的扩招，给其教学管理、学生管理、后勤管理等方面都带来不少的冲击，其包含的数据量巨大，涉及的人员面广，而且需要及时更新，所以工作内容特别烦琐，仅依靠传统的人工管理方式既不易于规范化，管理效率也较低。

目前，在我国各类高等院校中，有相当一部分学生档案管理，还停留在纸介质基础上，而中、小学对学生档案的管理更是落后。在科学技术飞速发展、计算机技术日臻成熟且讲究效率的社会，人工管理文件档案的方式就显得效率低、保密性差，再加上时间一长，将产生大量的文件和数据，这对于查找、更新和维护都带来了不少的困难，这些远远不能满足学校、学生、社会、用人单位的各种需求。所以传统的手工管理模式必然会被以计算机为物质基础的信息管理方法所取代。

使用计算机对学生档案信息进行管理，有手工管理所无法比拟的优点，如检索迅速、查找方便、可靠性高、存储量大、保密性好、寿命长、成本低等。随着网络时代的到来，信息技术的集成化和网络化的不断发展使中职学校面临着知识化、数字化、虚拟化、网络化、敏捷化等的变革。学生档案管理工作作为中职学校教育的核心工作，其信息化的发展也是高职院校学生工作发展的必然趋势。基于网络建立应用学生档案工作信息化管理平台，为管理者提高工作效率，为学生的素质教育和个性发展创造良好的成长环境，最终实现中职学校档案资源信息化共享。

2 学生档案数字化管理的必要性

2.1 适应中职学校扩招新形势

随着高等教育事业的迅速发展，中职学校学生档案的内容和形式呈多样化发展。虽然中职学校学生档案直接服务于中职学校学生个人，但又与中职学校教学和学生管理密切相关。随着中职学校办学层次的拓展，教育活动领域的延伸，社会需求专业的增多，学校办学规模的扩大，教学改革的深入，毕业生档案的利用率呈现逐年递增的趋势，因此只有建立数字化学生档案才能适应时代的需要。

2.2 社会发展要求学生档案数字化

传统的中职学校学生档案，是以纸质档案的形式保管的，并且大量是通过手写去完成的。纸质档案是学生档案的根本依据，但也给档案管理工作带来了很大的局限性，如归档的质量不高、体积大、纸张容易发黄及被虫蛀、不易携带、不便查找、信息传递慢、无法检索等。这就使得档案数量不断增多与档案利用率较低的矛盾日益凸显，造成无法共享档案资源，无法有效利用技术积累的成果，所以说传统的中职学校学生档案模式早已不适应现代信息社会的发展要求。

2.3 就业方式的转变需要其档案数字化

随着我国社会主义市场经济体制改革的不断深入和发展，人才市场、就业指导中心等荐人单位相应地建立起来，中职学校毕业生由原来的统一分配变成了双向选择，人事代理制度由此广泛实施。由于虚假学历的泛滥，用人单位越来越重视中职学校学生档案的真实性，加强中职学校毕业生档案管理工作尤显重要。中职学校毕业生就业政策规定，中职学校毕业生在学校集中办理就业手续时仍未落实就业单位的，其档案由中职学校转至毕业生生源地就业指导中心代管。落实工作单位后，用人单位或本人凭相关手续到指导中心提取档案。在频繁的转递过程中，毕业生个人档案材料的丢失、损坏、涂改等现象不可避免。只有实现学生档案数字化，才能从根本上保证学生档案资料的完整、齐全和安全。

2.4 充分利用学生档案

中职学校与各国之间交流合作日益频繁，就我校而言，档案部门每年接待因出国留学、申请移民、研究生入学考试办理成绩及相关证明材料的各届学生愈来愈多，中职学校学生档案的利用工作越来越重要。因此，建立学生档案数字化，加强档案服务意识，做好学生档案利用工作，才能树立中职学校档案部门良好的对外服务形象。

3 学生档案数字化管理的要求

3.1 开发适用性强的网络软件

根据学生档案的收集、管理、转递的流程，开发优秀的适用于学生档案管理信息网络使用的软件。学生管理信息网络使用软件应该具备以下条件：用户登陆、新生登记、学生信息查询修改、分数查询修改、处分奖励查询修改、学生人数统计、系统管理页面、毕业登记等八项基本功能。但是目前中职学校对于文书、教学综合及人事档案等基本都已有比较成熟的软件系统和规章制度，唯独学生档案因其传递速度快、滞留时间短等原因，而受不到领导和档案工作者的重视，因此学生档案信息系统起步晚。要想在短时期内完成学生档案信息资源的建设，需要借助校园网成熟的软硬件环境，实现学生档案系统与校园网的无缝接轨，并利用校园网与社会档案管理网络的对接，使今后的学生档案管理不再是孤立的个体，充分利用网络调用学生档案，利用网络的实时性，方便学生、企事业单位和查询者查询、检索学生档案，最终实现“数字化档案”管理。

3.2 档案电子化管理注意事项

档案电子化管理的威胁来自黑客、病毒以及系统本身的故障，对于网络的运行安全，必须制定严密的措施，如在前期严格控制上网信息范围，避免成为黑客攻击的目标，并做好信息的备份工作，有充分的认识和相应的防范措施，确保在紧急情况下能迅速恢复系统的正常运转和信息的完整。

3.3 档案管理系统开放与保密二者兼顾

学生档案属于人事档案，按中组部对干部职工个人档案管理的相关规定，同时按照保密法的相关规定，职工档案属于保密档案，必须严格按照相关的保密规定执行。因此完善的学生档案管理系统必须开放与保密兼顾，实施多级管理权限分级化，采用加密技术对重要信息进行加密处理。如设立管理员、学生、一般用户三级权限为数字化档案的安全性提供基本的保证。

3.4 稳定档案管理人员队伍，提高档案管理人员素质

要保证学生档案数字化管理工作有序、正常、持续地发展，必须注重档案管理人才的培养。目前，学生档案管理领域缺乏既懂软件开发又精通档案管理的复合型人才，因此稳定档案管理人员队伍，提高档案管理工作人员的素质，是做好学生档案管理工作的前提条件。要有针对性地进行岗位学习培训，更新专业知识，才能与时俱进，适应新形势的要求。要建立竞争机制，克服档案管理人员长期以来养成的惰性，发挥主观能动性，建立激励机制，才能把中职学校学生的档案数字化管理工作做好。

3.5 加强宣传，重视档案管理工作

档案制度的建立健全、人员的安排调配、资源的配置、部门之间的协调等都需要领导的重视和大力支持。目前各中职学校的学生档案数字化管理都处于起步阶段，它的完善与发展需要强有力的人才与物力支持，因此，只有领导重视了，并把档案信息化资源建设纳入到议事日程，安排专人负责，中职学校档案管理数字化才能真正实现。

4 结束语

2012年11月8日，中国共产党第十八次代表大会召开，所确立的主题是：高举中国特色社会主义伟大旗帜，以邓小平理论、“三个代表”重要思想、科学发展观为指导，解放思想，改革开放，凝聚力量，攻坚克难，坚定不移沿着中国特色社会主义道路前进，为全面建成小康社会而奋斗。作为一个档案工作者，我认为只有不断地改进和加强学生档案管理工作，学生档案管理的社会化，体现服务形式的人性化，提高管理手段的信息化，扩大开放式管理和交流，才能有利于促进和谐社会的进一步建设和发展。