国家档案馆工作中信息不对称问题及其对策

2012-08-15陈华韬

科技视界 2012年22期

陈华韬

（上海飞机设计研究院中国上海 200232）

0 绪论

2001 年10 月10 日美国加州大学伯克利分校经济学教授乔治·阿克洛夫、哈佛与斯坦福大学教授迈克尔·斯彭斯、担任过世界银行首席经济学家的哥伦比亚大学经济学教授约瑟夫·斯蒂格利茨三人获得了诺贝尔经济学奖。他们三人利用信息不对称，为广泛的市场理论奠定了基础，产生了现代信息经济学的核心。这一理论广泛应用于众多经济市场，对现阶段的国家档案馆工作也有重要启示。档案工作主要包括八大环节，即收集、整理、鉴定、保管、编目、统计、编研和提供利用。本文主要从国家档案馆的提供利用工作角度来分析国家档案馆工作中的信息不对称现象并提出一些切实可行的对策。

1 国家档案馆工作与信息不对称

1.1 信息不对称

信息不对称理论是信息经济学的核心，它是指在经济活动中，交易双方对于同一经济事件掌握的信息并不完全相同，即部分经济行为主体拥有另一部分经济行为主体所不拥有的信息；由此造成经济活动参与者的交易关系和契约安排并非是在完全信息条件下、而是在不完全、信息不对称状态下进行的[1]。

信息不对称体现在社会经济生活中各个层面[2]，随着市场经济的不断发展，由信息不对称而导致的问题已成为经济活动的普遍现象。

1.2 国家档案馆提供利用工作中的信息不对称

长期以来，各级各类国家档案馆收集、保存了大量的政治、经济、文化、科技、教育等方方面面的档案，但是经常用的档案占馆藏档案的比例很小。这种以收藏为主、被动服务的档案管理模式使大量的档案信息资源处于搁置状态。国家档案馆作为一个文化事业机构其职能与图书馆相比远没有发挥效用。由于知名度不高，对档案的利用有很多规定，使国家档案馆蒙上了一层神秘的色彩。利用者与国家档案馆对于馆藏档案掌握的信息并不完全相同，由此造成信息不对称现象。

另一方面，对于社会公众所需要的信息需求，国家档案馆工作人员同样不了解，没有意识主动去了解，这也产生了信息不对称现象。对于国家档案馆的各类馆藏档案来说，国家档案馆了解档案本身的有关情况，如其质量和数量等信息，而这些馆藏中哪些是社会需要的却知之甚少。即便对于已利用的馆藏档案，也仅限于数据统计，不求档案的实际效益。收集统计档案利用数据，虽然亦能反映档案的利用情况，但这是表面现象，说明不了档案给社会和经济建设带来的价值和作用。

2 国家档案馆工作中信息不对称现象的分析

2.1 信息不对称产生的原因

笔者认为，国家档案馆工作中信息不对称现象的产生主要是由于档案馆自身封闭性原因所造成的。回顾档案工作发展的历史，我们可以清楚地认识到，档案从产生就被蒙上了神秘的色彩，档案的利用受到严格的封锁与控制。

长期以来国家档案馆传统的档案管理模式，是以档案的保管为目的，忽视了将档案作为重要的信息资源而开发利用。近年来，许多地方从实现社会主义现化化建设和“小康社会”的高度把加快国家档案馆建设作为落实建设先进文化事业的重要举措，把国家档案馆作为当地文化建设的形象工程之一。不少国家档案馆在建筑功能设计、外观设计和设备配置等都很先进，不逊于发达国家的档案馆。但是，长期以来“重保管、轻利用”的保守思想使得国家档案馆更像一个档案保管基地。主要表现为：注重档案的保存，追求馆藏的数量和规模，而对档案信息在多大程度上满足社会各界的需求，是否得到充分利用等方面的研究不够。再加上服务方式的被动性、单一性，使社会缺乏对档案信息的重视和依赖。由此造成了国家档案馆工作中的信息不对称现象。

2.2 信息不对称的后果

信息不对称对国家档案馆有着负面影响，其主要表现形式可归纳为“逆向选择”。沿用阿克洛夫的“旧车理论[3]”，在档案利用工作中，一方面，当利用者有信息需求时，首先想到的是去公共图书馆查资料，而不会是国家档案馆。因为他们不知道国家档案馆里是否有他们要的资料，或许他们也不能肯定图书馆的馆藏中就有，但是利用者相信在图书馆找到他们所需的信息比国家档案馆的概率大得多，这样便导致利用者不会花太多时间甚至不会花时间去国家档案馆。如果没有信息需求或者很少有信息需求，那么国家档案馆工作人员同样也不会花太多的时间在开发利用档案信息上。另一方面，在利用者通过国家档案馆获取他们所需的信息后，国家档案馆没有意识去收集这些产生信息价值的被利用档案的反馈信息，只是注重利用次数等一些表面数据的统计。久而久之，国家档案馆没有意识到利用的档案已经产生信息价值，所以不会投入更多的时间和热情，由此造成利用者得不到更好的服务，长此以往，最后导致国家档案馆边缘化，无法起到其应有的作用。

3 信息不对称条件下国家档案馆工作发展对策

根据信息不对称理论，结合国家档案馆实际，笔者认为要减少国家档案馆工作信息不对称现象，就要做好档案利用工作。国家档案馆可以采取宣传、甄别等手段。

3.1 树立国家档案馆形象

国家档案馆应主动宣传，提高在公众中的影响力和认知度，使公众了解并感受档案的价值所在，体会档案的文化气息。国家档案馆要最大范围地宣传馆藏档案、所开发的档案信息，在哪些方面有独特的优势，能够以何种方式提供用户利用等，充分挖掘档案的价值，积极推出文集、文摘、汇编等。国家档案馆可以通过报纸、图书、期刊、电视以及网络等多种渠道展现产品。当用户需要利用档案的时候，知道通过何种获取途径来满足需求。

3.2 以需求甄别档案信息价值

社会各项工作对各种档案利用的需要，影响着档案的保存价值。国家档案馆在开发利用档案上，应以需求甄别档案价值。对于社会需求大的档案，应大力优先开发。这点上笔者认为气象经济学上的某些方面值得国家档案馆学习借鉴。和档案一样，气象信息本身并不创造价值，但有效使用这种信息，就会产生非常可观的社会经济效益。全国各个气象局(台)几乎都有不同形式的专业气象服务，气象信息产品也从工业、交通运输细化到如养虾、制砖等某种产品的专门性服务。气象与经济的联系已越来越紧密。在国外，气象机构开发出的“空调指数”、“冰激凌指数”等气象指数，已成为企业确定生产营销计划的重要依据。比如，在德国这个啤酒消费大国，每当他们国家的平均气温超过22℃时，啤酒就开始畅销，当气温每上升1℃，大瓶装的啤酒则会每天多销230 万瓶；气温在30℃以上时，每上升1℃，全国啤酒销量再增加100 万杯。这就是著名的德国啤酒指数。

国家档案馆不一定要采取气象部门这样的服务模式，但是气象部门根据社会需求开发相应的气象产品值得国家档案馆借鉴，当国家档案馆推出的“产品”符合社会大众需求时，信息不对称现象自然得以消减。