孙 杰，宋君蕾

（中国环境管理干部学院，河北 秦皇岛 066004）

高校建立专项档案数据库的必要性

孙 杰，宋君蕾

（中国环境管理干部学院，河北 秦皇岛 066004）

高校档案具有类型多、范围广、数量大等特点。随着教育事业的发展，高校的管理方式、培养模式发生了改变，高校的档案产生途径和利用范围也随之发生了变化。因此，必须实现档案信息数字化管理，建立专项数据库。建库要有专业人员，依据国标或行业标准，要注重实效性和安全性。专项数据库建设和信息资源建设是数字化档案馆建设的基础和必由之路。

高校档案；特点；专项数据库；开发；必要性

教育事业蓬勃发展，高等学校肩负着培养祖国建设者和优秀人才的重任。特别是随着《十二五教育发展规划纲要》 的贯彻、落实，高等学校正在进一步走改革之路，调整专业结构，改革培养模式，改变管理方式，扩大办学规模，走产、学、研结合之路。随着办学规模、管理方式、培养模式和专业结构的改变，档案的产生范围也有了明显的变化。档案的类型增多、范围扩大、数量增加，这就要求档案管理人员改变传统的管理方式，实现现代化管理。要实现现代化管理，就必须将档案信息数字化，建立专项数字化档案信息数据库。

1 高校档案的特点

1.1 类型多

高校档案不同于行政机关的文书档案，它包括了学校教学、科研、管理的方方面面，单是《高等学校档案实体分类法》，就把高等学校档案分为十类（党群类、行政类、教学类、科研类、外事类、出版类、产品类、设备类、基建类、财会类），这是最基本的类型，不同的学校根据自己的实际情况，有的还设有声像类、照片类、实物类等等其他不同类型的档案。伴随着信息技术的发展，现在又产生了“电子文件”、“电子档案”。

1.2 范围广

所有高校无论规模大小、层次高低、专业如何，都是一个机构健全、正常运转的有机体。“麻雀虽小五脏俱全”，每个机构、每个部门都要根据不同的工作性质，产生不同类型的档案。如:基建部门产生基建档案，财务部门产生财会档案，教学部门产生教学档案，行政机关产生党群类、行政类档案等等。

1.3 数量大

随着办学规模的不断扩大，招生人数不断增加，档案数量在迅速增加。每个学生一卷档案，每年就要产生至少上千卷档案，再加上其他类型的档案，每年产生的档案数量就是一个不小的数字。

1.4 专业档案逐年增加

随着办学规模的扩大，现在很多高校都在改建、扩建、合并或建设新校区。在这些活动中产生了大量的专业档案，如建设审批文件、招投标文件、建设规划文件、合同文件、施工建设图纸等，有的还有音频、视频文件。随着学校科研水平的不断提高，科研成果不断增加，各种课题立项和成果评奖、申报专利等逐年增加。各高校近几年来在国际交流方面，都有很大的发展，因此也形成了不少的外事类档案。

2 建立专项档案数据库的必要性

2.1 提高档案管理效率、检索速度和查准率

高校档案具有类型多、数量大、范围广等特点，要想在大量的信息中查找到需要的信息，靠传统的查询方法，已完全不能适应工作需要，这也是近年来一直困扰档案工作人员的主要问题。要想解决这一问题，必须实现档案信息的数字化管理，必须建立档案专项数据库。以中国环境管理干部学院档案管理工作为例，教学档案和学生档案大量增加，利用范围明显扩大，有的需要成绩证明，有的需要学籍证明，要想在上千卷、甚至上万卷档案中准确查找某条信息，没有数据库查找，几乎很难实现。根据工作需要，档案室先后研发了多媒体综合档案信息管理系统和八个专项档案数据库（文书档案全文数据库、学籍档案数据库、科研档案数据库、教职工基本信息数据库、实物档案数据库、声像档案数据库、招生就业数据库、新闻宣传数据库）。这八个专项档案数据库的建立，是对多媒体综合档案信息管理系统的完善和进一步开发，大大提高了工作效率、查询速度和查准率。有些数据信息是从局域网内导入到数据库，这样减少了大量的录入工作，减轻了工作量，提高了工作效率。

2.2 解决了“保存”和“利用”之间的矛盾

高校档案是记录高等学校历史的凭证，具有永久保存的价值。保存好档案也是高校档案工作者义不容辞的责任。随着社会的发展、进步，档案信息不在神秘，正在逐步开放，朝着资政惠民的方向发展，逐步惠及到各阶层的百姓，因此，档案利用率不断提高。由于反复的翻阅、查看，纸质档案的破损速度明显加快，有的永久档案经过多次的翻印，纸张变性，字迹变得模糊不清。加之互联网的出现，改变了人们利用档案的方式，人们通过网络直接查找需要的信息。这样就产生了“保存”和“利用”之间的矛盾。要想解决这些矛盾，就必须把档案信息进行数字化处理，建立数据库，这样才能达到资源共享，既保证远程利用服务，还能保证档案原件不受损害，提高查询速度。

2.3 建设数字化档案馆的必由之路

高校档案馆保存着大量的纸质档案，是学校悠久历史的见证，也是宝贵的精神财富，是任何东西都不能代替的宝贵资源。要想保存利用好这部分档案，充分发挥它的作用，体现它的价值，就必须把这部分档案进行数字化处理，录入数据库。虽然现在生成的档案是电子档案，但是毕竟是近几年来形成的，只是一少部分。只有这部分纸质档案数字化了，实现计算机检索、查询、网上传输利用，才能做到真正意义上的信息化。它是数字化档案馆建设的基础和必由之路。但这一工作任务相当艰巨，一方面需要计算机、扫描仪、数码相机等现代化的数字设备，需要投入一定的资金；另一方面这样大规模的录入、扫描工作，需要一定的人员长时间的劳动，所以不是一日之功，需要认真地、长期地做好这项基础性工作。

3 建立数据库应注意的问题

3.1 加强学习，提高工作人员素质

档案工作人员往往年龄偏大，学历偏低，不是科班出身，缺乏系统性的档案管理知识，对现代的信息技术更是掌握得不多。要想建设数字化档案馆，就要打造一支既懂档案管理知识又懂现代信息技术的复合型人才队伍，就必须加强学习，提高自身工作能力。一方面要学习档案管理知识，学习新的法律法规，一方面要学习现代信息技术和网络技术，提高实际操作的能力。只有这样，才能保证数字档案馆的正常运转。

3.2 加强数据库的升级、维护和安全保障

在硬件配置方面，从物理层面设置隔离层，保证系统的安全可靠。在系统本身提供数据授权，单据授权，最大限度地降低错误数据的发生几率。对用户的操作权限进行管理，对用户可控的业务数据进行业务权限管理。建立日志记录，对用户登录情况、数据操作情况等记录到日志文件。保证责任明确，系统安全。加强数据库的更新、升级和维护，在工作中根据需求和新技术的发展，不断完善、更新数据库结构，达到最优化结构。

3.3 建库要依据国家和行业的有关标准

没有标准就没有现代化，标准化工作开展的好坏，直接影响建库质量和整个系统的检索效率。试想，各行各业档案部门都在用计算机管理档案，如果没有统一的著录规则，没有规范的标引方法，没有事先确定规范性很强的智能化软件系统，就很难反映出计算机管理的优越性，实现档案信息资源的共享。目前，国家已出台《电子文件归档与管理规范》 （GB/T18894—2002） 等相关行业标准，对著录的规则等都有明确的规定。这就要求建库时，不仅要考虑计算机的发展要求，还要考虑国家和行业标准，以适应档案事业的发展。

3.4 做好数据信息的保存和备份工作

大量的档案数据如果没有好的保管设备和好的保存方法，可能在瞬间全部丢失，造成不可估量的损失，所以对辛辛苦苦采集整理来的档案信息一定要认真保存，不能出现任何差错。定期将服务器软件和数据备份到其他设备，如:光盘、磁盘中，一份异地封存，一份备用。保存设备最好是防磁、防光、防辐射。存储设备以只读光盘为主，并定期进行检查、翻录，保证数据完整、不丢失，发现问题尽早解决。

3.5 档案数据库建设要注重时效性

计算机技术发展迅速，更新换代越来越快，如果建库速度太慢，就会使当初先进的硬件设备滞后，造成软硬件不匹配。另外，越来越多的档案如果不及时录入，将直接影响档案管理工作的效率。所以在数据库开发过程中，一定要加强管理，团结协作，保证经费，力争早出成果，早见成效。

3.6 档案数据库建设要有超前意识

要综合考虑数据库的数据管理能力、兼容性、运算速度、易用性、容错性、安全可靠性、数据结构合理性以及数据资料的齐全完整性等。不仅要看它的实用性，还要看它的可开发性。只有既有实用性又有开发潜力的数据库，才能保证先进性和可靠性，才不至于短时间内淘汰。

总之，高等学校建立专项档案数据库，是社会发展的需要，是学校发展的需要，是数字化档案馆建设的必由之路。开发建设好专项档案数据库，可以提高工作效率，最大限度地满足各个层面对档案资料的需求，使档案工作真正做到资政惠民，为社会服务，为学校教学、科研、管理服务。

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The Necessity of Establishing University's Special Database

Sun Jie，Song Junlei
（Environmental Management College of China， Qinhuangdao Hebei066004， China）

University archives have the characteristics of various types,large range and huge number.With the development of educational business,the university's management methods and training mode have changed.At the same time,the university archives' sources and use range also changed.So the file information digitization management and special database establishment must be realized.Establish the database must have professional staff,accord to national standard or professional standard,also should pay attention to timeliness and security.The establishment of special database and information resources construction are the base and inevitable way of digital archives construction.

university archives； characteristics； special database； development； necessity

G472.4

A

1008-813X（2012）01-0086-03

10.3969/j.issn.1008-813X.2012.01.025

2011-11-23

孙杰（1963-），女，北京市顺义区人，毕业于中国环境管理干部学院财会专业，馆员，主要从事档案管理工作。