马桂荣

（武汉纺织大学，湖北 武汉 430073）

干部人事档案是组织、人事等有关部门按照党的干部政策培养、选拔和使用干部等工作中，形成的记载干部基本信息、个人经历、专业学识、品德作风、业务能力、工作实绩和政治经济待遇等内容的文字材料。它是组织上在干部人事管理工作中形成的各类材料的集合和归宿，是历史地、全面地考察了解和正确选拔干部的重要依据，是国家档案的重要组成部分。干部人事档案案卷质量如何，关系到干部人事档案信息资源的开发和利用，并直接影响组织、人事工作的决策。在新时期情况下，其作用愈来愈突出。

一、干部人事档案案卷质量现状

人事档案是每个人形象的“缩影”，档案材料是相关人员身份、工作经历、学历、人事关系等最真实、最直接的证明。档案案卷情况直接关系到当事人的切身利益，但目前部分案卷存在一些不规范的地方，不能做到“观其卷，知其人”。归纳起来，当前干部人事档案案卷存在的质量问题大体分为以下几种类型：

（一）档案材料不完整

虽然国家先后出台有关文件，对人事档案应该具备哪些内容、哪些材料都做了具体规定，但由于其制约机制还不够完善，执行结果不尽人意。在实际工作中，许多干部人事档案材料内容单一、陈旧，这导致组织上在选人、用人、提拔干部时，从档案中只能得到一些简略的基础信息，在动态管理方面缺少必要的资料。

一是内容不完整。部分案卷的填写人在提交各类表格时未认真阅读填写说明和要求，导致填写的内容不规范或有严重缺漏。有些案卷信息存在人为的简单化处理，个人经历越填越简，内容越填越少；有些案卷对于个人社会关系的反映不全面，如家庭成员中省略了父母亲，只填写自己的小家，社会关系中省略了兄弟姐妹；有的案卷在个人关键信息上存在漏报，如在奖惩情况、婚姻变化情况等栏目上表现为信息空白。

二是材料更新不及时。部分人事档案材料内容陈旧、补充更新不及时、缺乏连续性，不能及时反映干部的学习、工作变动情况。有些干部职称、学历学位变动了多次，可档案中却没有相应的职称评审表、学习经历的报考、成绩、毕业、授予学位等材料；有的干部任一级组织的党支部书记，其档案中却没有入党材料；有的干部工作十余年，其档案中只有刚参加工作头两年的年度考核材料；还有的干部职务变动了多次，档案中的任免类仍然是空白。另外，诸如干部继续教育、创造性工作取得的业绩、干部个人收入申报、涉及领导干部个人重大经济问题审计等重大事项报告的材料也尚显不足。

（二）档案信息不准确

除了档案材料的完整性存在问题，部分档案在信息的准确性上也存在矛盾和偏差。由于机构改革，管理体制发生变化，岗位调动等多种原因，档案没能及时转递，档案材料收集整理归档不及时等现象普遍存在。这导致许多档案不能真实、全面、客观地反映一个人的实际面貌、个人经历、社会实践和发展过程，给组织部门的工作带来不便，甚至有时会造成工作上的失误，严重影响干部人才的合理分配和使用。

有些档案材料中关于出生日期、参加工作时间、入党时间，学历学位、工作经历等方面的基本信息，在不同时期提交的表格中存在填写信息前后不一致的情况。部分案卷中同一信息项目甚至存在四、五种不同的内容，对于信息矛盾之处也没有附上确认材料。这就给有关部门利用人事档案带来了问题。例如，在落实干部工资、职称、待遇等政策时，部分新形成的材料内容无法与前期材料互相印证，可信度差，不能直接利用，工作人员必须花费大量时间精力梳理分析才能得出结论。

（三）档案载体不规范

国家对于档案材料的用纸规格、表格制式、装订方式和顺序等都有相关的规定，但在实际操作情况中，还存在着一些混乱的现象。

案卷归档材料在用纸规格和数量上不统一，制式栏目格式设计不尽合理。同一种归档材料，有的一页，有的三、四、五页，同一栏目各自随意拆分到不同页面，有的尾页成了孤栏只能用订书针、曲别针作不规范的装订；有的案卷材料经过层层转手签批盖章，归档时部分材料已经脱页身首异处，签批结论与相关项目无法一一对应；有的栏目在表格设计上存在问题，名称项格式过大，而需要填写内容的栏目格式过小，导致表格线外全写满了无法进行正常的装订加工。

（四）档案手续不完备

手续不完备也是干部人事档案案卷中长期存在的的共性问题。按照规定，对于干部的任免、考察、考核等应当经过严格的审批流程并具备相应的签批材料。但是部分案卷中，存在各种手续不齐全的现象。如有些档案中的呈报表有呈报意见，无批准机关意见；有的干部履历表、任免审批表、考核表中的各个项目填写不完整，没有考核、审批意见，没有领导或个人签字、印章、任职文号等手续。这样的材料实质上不具有人事档案的可靠性，增加了干部信息确定的难度。

二、干部人事档案案卷质量失控原因分析

（一）档案意识淡薄

一是材料形成者档案意识的高低对档案质量的影响。由于档案工作和各方面的关系，有些人对档案重要性的认识还不够，没有意识到今天的文件，将会是明天的档案，在填写材料时马虎随意，没有经过严谨的核对。还有些人认为现在使用人才重在自身表现，档案没有多大作用，在频频进行工作变动的时候忽略了档案材料的收集、更新和上报，不知道将材料及时补充归档。文件材料形成者的档案意识不强，会直接影响到档案材料的齐全完整，当然也就直接影响了档案的案卷质量。

二是档案人员工作素质的高低对档案质量的影响。由于干部人事档案工作内容性、保密性很强，属于不引人注目、默默无闻的工作，因此有的档案人员甚至领导常常看不到这项工作的重要性。一些部门对档案材料的形成不够重视，致使有的工作结束了却没有留下文字记录，或是有的材料不知道应该送交档案部门统一管理。也有的同志虽然口头上讲干部档案工作的重要性，但实际工作中却不够重视。如果档案工作人员素质不高，事业心不强，不了解文件材料的归档范围，不了解文件起草、传阅等过程产生的效果，是很难提高档案案卷质量的。

（二）审核流于形式

有的单位误以为自己对布置填写的各类表格材料只是起个传递的作用，不知道签字盖章就是代表着一级组织审核认可的标志，没有充分发挥单位各部门的审核把关作用。收上来的材料对个人所填写的人事信息看也不看就签字盖章，有的连章也没盖，使一些不真实、手续不完备、不规范的材料进到档案中。

（三）管理出现漏洞

个别人事档案管理人员工作责任心不强，认为干部人事档案工作就是简单的收存材料，只要不丢失档案，能应付外调、查档就行了。对一些不符合归档要求的材料，因为各级组织领导已签意见、盖（签）章，碍于情面，没有按照规定拒收或退给转递单位整改。

三、对策及方法

各级组织人事干部既是干部人事档案的使用者，也是干部人事档案材料的提供者。干部人事档案中的各类材料都不是档案管理部门产生的，而是由个人及有关部门组织形成的。如果在材料文本制作、内容的填写、审核、归档等环节提前控制，严格把关，信息材料真实准确积累规范，就会给各使用部门提供可靠的依据和凭证，大大提高工作效率。

（一）加大宣传力度，强化档案意识

要通过宣传，破除档案和档案工作的“神秘感”，适当增加干部档案和干部档案工作的开放度、透明度，既强化各级组织人事部门的档案意识，更要强化干部职工的档案意识。可以通过内部网站、内部刊物，对干部人事档案的归档范围和归档要求进行宣传，扩大干部对自己干部人事档案内容的知情权，让干部职工知晓自己档案中应该有哪些方面材料，哪些方面的材料应该进入本人档案。这样一来，干部职工会更加主动配合做好干部档案工作。

（二）健全管理制度，把好材料收集关

干部情况是一个动态变化的过程，只有及时地补充收集材料，才能使干部人事档案比较客观全面地反映干部的情况。干部人事管理部门要有“归档”制度。各级组织人事部门在设计诸如干部任免工作、考核考察、职称评审、干部培训、工资管理等具体程序时，都应有“归档”环节。要对材料制作的要求、材料归档的份数、材料归档的时限、具体工作人员的职责作出具体要求。

（三）规范档案制作，把好材料形成关

作为从事干部人事工作的同志, 在日常工作中要按要求制作规范文本。同时，定期对各单位相关人员进行培训，以确保收集的档案材料填写格式规范，减少人力、物力、财力的浪费。

一是材料形成要规范。有关部门在印制干部人事档案材料有关表格时，要规范材料用纸的尺寸，统一使用16开型公文用纸（长260毫米，宽184毫米），左边应留20-25毫米装订边；二是材料填写要规范。项目填写完整准确，签字、结论、印章、时间、文号等手续齐全完备；确保用墨规范，不使用铅笔、圆珠笔和红、蓝色笔书写材料。三是材料归档要规范。一般归档要提供原件，复印件归档必须注明复制时间，并加盖材料制作单位公章或干部人事关系所在单位组织（人事）部门公章。

（四）严格档案审核，把好材料入口关

档案材料的鉴别在整个档案管理工作中是至关重要的。管档人员应该以相关法律法规、文件为依据，准确把握政策界限，对收集到的每一份材料进行仔细鉴别，去粗存精，去伪存真，逐一进行审核和认定，确保档案的真实性。一看材料是否完整。成套成系列的材料要“头尾完整”。如学历（学位）材料，需要从入学至毕业的一整套材料；基本信息变更材料，需要变更审批、依据证明材料；违纪材料，需要调查报告、错误事实见面材料、处分决定。二看材料是否办理完毕、手续齐全。三看材料是否真实可靠、基本信息准确。四看材料形成是否规范。管档人员要严把“入口”关，做到“五不归档”：手续不完备的不归档，填写不符合要求的不归档，材料涂改并无相应证明的不归档，国家不承认的不归档，不是归档范围的材料不归档。对不符合标准的材料及时反馈给形成材料的单位重新填写，直至符合归档标准。

[1]魏勤政. 关于人事档案所有权的思考[J]. 档案学通讯，2008,（1）.

[2]吴白莉，朱月兰. 干部档案准确性真实性初探[J]. 学校档案，1993,（2）.